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Mayo - Agosto 2021
Vol 12. N° 2 / Págs 114-135
DOI:
e-ISSN: 2528 - 7869 (Versión Electronica)
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MEJORA DE LOS PROCESOS DE ASIGNACIÓN Y EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN (ESPAM MFL)
IMPROVEMENT OF THE PROCESSES OF ALLOCATION AND BUDGET
EXECUTION OF RESEARCH PROJECTS (ESPAM MFL)
Recibido: 2020-08-12 Aceptado: 2021-05-27
Código Clasicación JEL: M10, M14
RESUMEN
En la presente investigación se evaluaron aspectos de la gestión de calidad y mejora continua
de procesos con el objeto de alcanzar la excelencia institucional, realizando un análisis de los
procesos de asignación y ejecución presupuestaria de proyectos de investigación de la Escuela
Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí “Manuel Félix López” (ESPAM MFL). La presente
investigación se desarrolló a partir de una metodología no experimental con el propósito de examinar
los procedimientos enmarcados dentro de los procesos de asignación y ejecución presupuestaria de
proyectos de investigación, en donde se aplicaron los métodos inductivo y deductivo para conocer
a fondo la situación actual del problema que ayudaron a detectar las inconsistencias existentes,
entre esta se encuentra análisis del valor añadido (AVA), a n de conocer el índice de valor de
cada proceso, con un 50% de eciencia para el proceso de denición de presupuesto para ejecutar
proyectos de investigación, consecuentemente revelo un 40% de eciencia para el proceso de
redistribución de presupuesto para ejecución de proyectos, mientras que el proceso de ejecución
oportuna y planicada de los recursos de los proyectos de investigación y su cumplimiento en el
cronograma reejo un 41.66% de eciencia en su ejecución, mostrando parámetros relativamente
bajos los cuales dan apertura a una propuesta de acciones correctivas en la restructuración de los
procesos, para la obtención de optimización de los recursos y la búsquedas de mejores resultados,
con el objeto de mejorar continuamente y contribuir a la consolidación de la excelencia académica
e institucional.
ABSTRACT
In this research, aspects of quality management and continuous improvement of processes were
evaluated in order to achieve institutional excellence, carrying out an analysis of the budget allocation
and execution processes of research projects of the Escuela Superior Politécnica Agropecuaria
de Manabí “ Manuel Félix López ”(ESPAM MFL). This research was developed from a non-
experimental methodology with the purpose of examining the procedures framed within the budget
allocation and execution processes of research projects, where inductive and deductive methods
were applied to fully understand the current situation. of the problem that helped to detect existing
inconsistencies, among this is added value analysis (AVA), in order to know the value index of
each process, with 50% eciency for the budget denition process to execute projects of research,
consequently I reveal a 40% eciency for the budget redistribution process for project execution,
while the process of timely and planned execution of the research project resources and their
fulllment in the schedule reects a 41.66% of eciency in its execution, showing relatively low
parameters which give opening to a proposal for corrective actions in the restructuring of processes,
to obtain optimization of resources and the search for better results, in order to continuously improve
and contribute to the consolidation of academic and institutional excellence.
Otto Fernando Mendoza Valdez; Oscar Eduardo Chinga Zambrano;
Leticia Yanina Sabando Garcés; Evis Lizeth Diéguez Matellán
Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí – Ecuador, Ecuador.
mail: votto.mendoza@espam.edu.ec, oscar.chinga@espam.edu.ec,
leticiasabando@yahoo.com, evisyelianne@gmail.com
Palabras clave: Análisis de valor añadido, gestión por proceso, restructuración, mejora
continua, gestión de calidad.
Keywords: Value-added analysis, process management, restructuring.
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INTRODUCCIÓN
Para el correcto desenvolvimiento de sus funciones las instituciones buscan en la gestión por procesos
la optimización y sistematización de sus procedimientos y actividades orientadas al cumplimiento
de objetivos y a la generación de valor agregado de manera interna y externa. Para Hernández et,al
(2017) “La adopción de la gestión por procesos ofrece potencialidades de mejoramiento en las
organizaciones, revaluando la proyección estratégica, identicando los procesos y representándolos
grácamente, ofreciendo una forma más coherente y holística de entender el funcionamiento de la
actividad” (p.726).
De acuerdo con Acuña, Romero y López (2016) “La gestión de la calidad es una losofía
empresarial que contempla los principios fundamentales para transformar la cultura organizacional,
implementándose en la organización con un signicado global, sistémico, que permite introducir a
las personas en un proceso de mejora continua” (p.480). Para ello, la gestión de calidad se apoya en el
mejoramiento continuo de los procesos para la eciente realización y ejecución de procedimientos y
actividades dentro de las organizaciones, lo que permite la optimización de sus gestiones a través de
indicadores de eciencia, ecacia y calidad enfocadas en la prestación de sus productos y servicios.
Entonces, se puede asegurar que la mejora institucional se alcanza a partir de la gestión por procesos,
la cual abarca varios ámbitos, tal es el caso del educativo en el que cada vez se da con mayor énfasis,
como medio para alcanzar la calidad y la excelencia.
Desde esta perspectiva, se hace énfasis en los centros de educación superior, que a través
de sus funciones sustantivas tienen como objetivo el aseguramiento de la calidad institucional; en
Ecuador la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES, 2018) es quien normaliza la actuación de
las garantías y derechos constitucionales en la educación superior y desde el aspecto de la gestión
de calidad en su Art. 94 estipula “Garantizar el efectivo cumplimiento del principio de calidad
consagrado en la Constitución y en la presente ley”. Siendo los diferentes consejos de la educaciones
los principales actores para asegurar la calidad dentro de las Instituciones de Educación Superior IES
a nivel nacional.
La Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí Manuel Félix López ESPAM
MFL como institución de Educación Superior perteneciente al Sector Público, busca la mejora de
los diferentes procesos y subprocesos de sus funciones sustantivas, a través de una planicación
estratégica institucional que comprende todos los subsistemas estructurales de la universidad (PEDI
ESPAM MFL 2017-2021). Tal es así que en la declaratoria de su política de calidad contenida en el
Plan Estratégico Institucional 2017-2021asume como cultura de calidad la mejora continua de los
procesos académicos, de investigación, bienestar y vinculación con la comunidad, con sujeción a
estándares de calidad nacional e internacional. En consecuencia, en el área de investigación se busca
impulsar los resultados investigativos de la institución, a partir de la implementación de técnicas y
herramientas que faciliten evaluar las actividades que agregan valor de manera eciente y ecaz en
sus distintas etapas de ejecución de los procesos.
En virtud de ello, la IES y sus departamentos buscan la mejora de forma continua de cada uno de los
procesos, dentro de estos se encuentra la Coordinación General de Investigación, misma que se ha
visto en la necesidad de realizar mejoras en la gestión de actividades de los recursos nancieros para
la ejecución de proyectos, dado que actualmente los resultados de estos procesos no han mostrado
eciencia en su realización, ni cumplen los indicadores estipulados en la planicación estratégica ni
en la normativa nacional regulatoria.
Con lo antes planteado, la mejora continua de procesos al interior de esta institución busca
la calidad organizacional, apoyándose en herramientas que permitan observar la situación actual de
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los distintos procesos ejecutados para el cumplimiento de objetivos y metas institucionales, a n de
determinar la eciencia dentro de las mismas.
METODOLOGÍA
La presente investigación se desarrolló a partir de una metodología no experimental propuesta por
Hernández Nariño et al (2011) y se plantea de forma descriptiva a n de examinar los procedimientos
enmarcados dentro de los procesos de asignación y ejecución presupuestaria de proyectos de
investigación, en donde se aplicaron los métodos inductivo y deductivo para conocer a fondo la
situación actual del problema, además de la aplicabilidad de técnicas como lo son el AVA y el AS-IS
que fueron pieza clave para identicar la deciencia de los procesos y su respectiva restructuración
con el propósito de conseguir la eciencia dentro de ellos. No obstante, la matriz de valor permitió
analizar las diferentes actividades que comprenden los procesos para su ejecución, a través de sus
dimensiones de las cuales constan las que generan o no valor y son o no necesarias para su ejecución.
Esta herramienta se aplicó a los principales responsables de los procesos con el propósito de conocer
los diferentes puntos de vista acerca de las actividades que se llevan a cabo en la ejecución de los
mismos, por último se empleó la herramienta de diagnóstico para conocer el índice de valor añadido
de cada uno de los procesos, permitiendo conocer las deciencias existentes.
En primer lugar, para conocer las diferentes actividades que comprenden los procesos
investigados se elaboró una cha de observación para la obtención de información esencial de los
procesos intervenidos, desde el mismo orden de ideas se empleó una entrevista a los principales
responsables de su ejecución, con el objeto de vericar el compendio de elementos y componentes
(responsables, entradas, salidas, y el conjunto de actividades) que conforman los procesos.
Por otro lado, se realizó el análisis, valoración y representación de los procesos con la
información obtenida a través de las metodologías anteriormente descritas, Primeramente, se discernió
los datos recopilados para proceder a aplicar el AVA, que desde la perspectiva de (Trischler, 1998)
el mismo es un diagnostico estructurado y detallado para cada fase de un proceso, determinando la
contribución de estos a las necesidades y planicación de los grupos de interés de la organización.
Por último, se representó las actividades restructuradas a partir de las inconsistencias que se
detectaron en la aplicación del AVA, con la utilización de diagramas de ujo (diagramas dinámicos
AS-IS), que desde el punto de vista de Quindemil y Rumbaut (2014) estos “Indica la secuencia del
proceso, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución” (p.61). Para así plasmas las
actividades y los procedimientos que fundamenten valor al proceso y optimicen su ejecución.
RESULTADOS
Para el respectivo levantamiento de los procesos se realizó una entrevista al Coordinador General
de Investigación, como responsable principal de los procesos investigados, dando apertura a la
aplicación de la cha de observación, las cuales se detallan en los (Cuadros 1, 2 y 3). Permitiendo
puntualizar los componentes principales como sus subprocesos, responsables, entradas, salidas, otros
grupos de interés, que permiten la ejecución de los mismos.
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Cuadro 1. Proceso de Asignación de recursos en función de la demanda de investigación/ Denición de presupuesto
para ejecutar proyectos de investigación.
Fuente: Coordinación General de Investigación
Fuente: elaboración propia
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Cuadro 2. Proceso de Asignación de recursos en función de la demanda de investigación /
Redistribución de presupuesto para proyectos de investigación.
Fuente: Coordinación General de Investigación - elaboración propia
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Cuadro 3 Proceso de ejecución oportuna y planicada de los recursos de los proyectos de
investigación y su cumplimiento con el cronograma.
Fuente: Coordinación General de Investigación - elaboración propia
Una vez plasmadas las chas de procesos, se deben representar grácamente los procesos de
Asignación y Ejecución presupuestaria de proyectos de investigación, con las diferentes actividades y
procedimientos que los complementan y les permite su ejecución, dicho anteriormente, se utilizará la
herramienta de grácos de ujos AS-IS, el cual nos permitirá representar las actividades en conjunto
y su secuencia, y así también vericar el estado actual de los procesos.
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Figura 1. Asignación de recursos en función de la demanda de investigación /
Denición de presupuesto para ejecutar proyectos de investigación.
Fuente: Coordinación General de Investigación - elaboración propia
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Figura 2. Asignación de recursos en función de la demanda de investigación/
Redistribución de presupuesto para ejecución de proyectos
Fuente: Coordinación General de Investigación - elaboración propia
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Figura 3. Proceso de ejecución oportuna y planicada de los recursos de los proyectos
de investigación y su cumplimiento con el cronograma
Fuente: Coordinación General de Investigación - elaboración propia
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La información expuesta en los (Figura 1, 2 y 3), es la representación gráca de los procesos
expuestos dentro del departamento de Coordinación e Investigación, donde se estos se detallan las
actividades integradas en cada uno de los mismos. Posteriormente se procedió a la aplicación de la
herramienta de valor añadido la cual tiene su base en la información recabada anteriormente, para
identicar las actividades que agregan o no agregan valor a los procesos intervenidos.
Cuadro 4. Signicado de variantes, para la identicación de tareas en la aplicacion del
Analisis del Valor Añadido (AVA)
Fuente: elaboración propia
Mediante la metodología se evalúan cada una de las actividades que se llevan dentro de los
procesos, a n de determinar cuáles de estas son las que están generando valor agregado, y así poder
modicar o restructurar los procesos para que se lleven con mayor eciencia y que satisfagan las
necesidades de los usuarios. Así lo maniesta Enríquez, Vallejo & González (2016) el AVA que este
permite vericar si un proceso es eciente. Puesto que si este cumple con el valor agregado quiere
decir que satisface las necesidades del cliente.
Cuadro 5. Expresiones de Cálculo de índice del valor agregado
IVA(%)=(TVA/TT)x100 donde:
TVA: Tareas con Valor Añadido
TT: Total Tareas (del proceso)
IVA: Índice del Valor Añadido
Criterio para tareas con valor agregado (tva)
Si TVA >=50 Proceso eciente
Si TVA <=50 Proceso deciente
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Cuadro 6. Proceso de denición de presupuesto para ejecutar proyecto de investigación.
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Cuadro 7. Proceso de Redistribución de presupuesto para ejecución de proyectos.
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Cuadro 8. Proceso de ejecución oportuna y planicada de los recursos de los
proyectos de investigación y su cumplimiento con el cronograma.
Una vez aplicada la metodología del AVA empleada por elaboración propia a partir de una
adaptación de Trischler (2002) se pudo detectar que el proceso de denición de presupuesto para
ejecutar proyectos de investigación (cuadro 4), se encuentra dentro de los parámetros de eciencia
con un 50,00 %, demostrando que aun cuando este dentro del parámetro de eciencia, este proceso se
le puede aplicar mejoras en sus actividades.
En el cuadro 5 que se representa el proceso de Redistribución de Presupuesto para Ejecución de
Fuente: elaboración propia
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Fuente: elaboración propia
Proyectos, muestra un índice de valor del 40,00%, este resultado se dio por tareas de escaso valor
agregado para la institución y los usuarios, además de actividades con duplicidad y con exceso de
tiempo para el cumplimiento de su ejecución. En última instancia en el cuadro 6 del proceso de
ejecución oportuna y planicada de los recursos de los proyectos de investigación y su cumplimiento
con el cronograma, mostro un índice del 41,66% en el valor añadido, reejando parámetros negativos
en este proceso, preexistiendo la problemática de los procesos anteriores.
La aplicación de la herramienta del AVA es de suma importancia dentro de las instituciones
ya que esta permite identicar si las actividades que componen los distintos procesos son ejecutadas
de forma eciente y ecaz, lo que hace mayormente posible el alcance de objetivos propuestos ya
sea a corto a largo plazo. Para Dávila y Aguirre (2017) “Esta examina detalladamente cada fase de
un proceso, para poder determinar si contribuye a las necesidades; es decir agrega valor, logrando
tener procesos más efectivos, ser más productivos y competitivos” (p. 4). Por último, se presentará
una propuesta de mejora de los procesos ya antes mencionados, con el objeto de efectuar una
restructuración a los procesos objeto de estudio, en cuyo análisis se constataron deciencias en su
ejecución, teniendo como consecuencia procesos que no generaban valor agregado para la ESPAM
MFL, ni para usuarios, la restructuración de los procesos se llevará bajo los parámetros del manual de
procesos institucional.
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Figura 5. Restructuración del diagrama de ujo del proceso de Redistribución de
Presupuesto para la Ejecución de Proyectos
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Figura 6. Restructuración del diagrama de ujo del proceso de ejecución oportuna y planicada de los
recursos de los proyectos de investigación y su cumplimiento con el cronograma.
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Cuadro 9. Análisis del Valor Añadido aplicado a la restructuración del Proceso
de denición de presupuesto para ejecutar proyecto de investigación.
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Cuadro 10. Análisis del Valor Añadido aplicado a la restructuración del Proceso de Redistribución de presupuesto para
ejecución de proyectos.
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Cuadro 11. Análisis del Valor Añadido aplicado a la restructuración del Proceso de ejecución oportuna y
planicada de los recursos de los proyectos de investigación y su cumplimiento con el cronograma
DISCUSIÓN
Los procesos en la mayoría de instituciones se están mejorando constantemente en virtud del
dinamismo imperante como medida de obtención de excelencia y calidad en los productos y servicios
prestados. Arreaga (2015), en su investigación sobre procesos institucionales educativos, plantea que
se debe entender que la gestión de calidad en una institución incluye todas las partes implicadas en
el proceso educativo, pues de poco sirve permanecer dentro de los procesos institucionales si no se
implementa y se ejecutan medidas tendientes a la prestación de un servicio integral de calidad en toda
la organización
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Así mismo, en anteriores investigaciones referentes a procesos llevados dentro de la ESPAM
MFL, se evidenciaron falencias en sus ejecuciones. En la investigación de Álava y Zambrano (2017)
se expuso un “Excesivo tiempo que se desperdiciaba en envío de documentación y actividades
catalogadas de espera dentro de la Institución, pudiéndose así resumir en una sola actividad, para
efectivizar el proceso en un ciclo más corto de tiempo” (p.58). La investigación de Flores y Zambrano
(2017), permitió identicar “Algunas actividades que agregan valor a la organización; sin embargo,
retrasan el proceso al cual pertenecen, en este caso se requiere optimizar el tiempo, dar mayor uidez
a los trámites, eliminar burocracia, que gracias a una automatización se puede lograr (p.86).
Pérez (2016), sostiene que ante la realidad de los procesos institucionales se pone de
maniesto la relevancia de enlazar los métodos para la mejora de los procesos con técnicas y
herramientas cualitativas y cuantitativas que respalden las decisiones que se tomen, alejándose del
empirismo y la intuición, esto ofrece mayor seguridad a las organizaciones.
La herramienta de Análisis del Valor Añadido AVA aplicada en el presente estudio, que en
denición de Párraga y Pin (2020) “Permite a las organizaciones evaluar la eciencia de un proceso en
cada una de sus fases, mejorando, optimizando o eliminando aquellos pasos o actividades innecesarias
que produzcan desperdicio, y no agreguen valor alguno al producto nal” (p.22), permitió conocer el
estado actual de los procesos intervenidos, identicando las oportunidades de mejora propuestas en
este estudio.
En última instancia el estudio realizado a cada uno de los procesos intervenidos dentro de
esta investigación proporcionó información acerca del estado en que se encontraban, demostrando
así que contaban con ciertas falencias que imposibilitaban el desarrollo eciente de los mismos ya
que uno de los mayores inconvenientes fue el excesivo tiempo que conllevaba realizar cada actividad
y en su mayoría no generaban aporte a la institución, por medio de una reestructuración se pudieron
eliminar cada una de las inconsistencias lo que permitió que los distintos procesos dieran el aporte
esperado por medio de la efectividad generada en cada una de sus actividades, demostrando ser
ecientes y ecaces en sus ejecuciones.
CONCLUSIÓN
El diagnóstico realizado previo a la aplicación de las herramientas metodológicas puso de maniesto
el compromiso institucional para asumir una cultura de calidad asociada a la ejecución eciente y
ecaz de procesos claves, aplicando continuamente estrategias de mejora a los procesos sustantivos
con el propósito de contribuir a la calidad institucional. Dentro de la ESPAM MFL la Coordinación
General de Investigación lleva a cabo una serie de procesos mismos que se componen de distintas
actividades a n de dar solución a las necesidades presentadas dentro de los diferentes departamentos,
para el mejoramiento de los procesos en estudio se hizo necesario la aplicación de herramientas de
recolección de datos con el objetivo de obtener la información necesaria y relevante que permitió
conocer el estado actual en el que se encontraba cada proceso intervenido, proporcionando los datos
pertinentes de las actividades que se encontraban en aplicación de los procesos de Asignación y
Ejecución presupuestaria a proyectos de investigación. La aplicación del AVA reejó que los índices
de valor agregado se encontraban con un nivel de eciencia por debajo de la media aceptable de
acuerdo a las valoraciones de la metodología aplicada, esto se debe a que los procesos se ejecutan
con actividades incompletas, duplicidad de tareas y falta de concordancia en ciertas ocasiones. A
través de lo encontrado se planteó una propuesta de mejoras con una restructuración de los procesos
intervenidos, que permita optimizar los recursos y mejorar los resultados tanto para los usuarios como
para la ESPAM MFL.
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