Revista ECA Sinergia. Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. U.T.M. Diciembre 2016 Vol. 7 Nº2
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EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EFICIENTE EN
LAS PYMES DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO
INTERNAL CONTROL AS EFFECTIVE TOOL IN PYMES CITY
PORTOVIEJO
Código Clasicación JEL: D1, M13, M41, M42
RESUMEN
El control interno ha sido institucionalizado dentro las entidades públicas como
disposición de las entidades reguladoras, sin embargo esta situación no es la misma
dentro del sector privado debido a que no es obligatorio el control interno en ocasiones
no se le da la importancia que requiere y se desestima su utilidad, es por esta razón que
dentro de esta investigación se ha partido de un estudio documental de los antecedentes
del control interno como punto inicial, para luego hacer una investigación de campo
donde se efectuaron entrevistas y encuestas a empresas del sector privado con la
nalidad de conocer la aplicación que se le da al control interno, y con estos resultados
realizar un análisis minucioso para determinar las causas y posibles soluciones de la poca
aplicabilidad de estas técnicas en este sector; se puede resaltar el hecho que si bien no
es aplicado si es conocido por la mayoría su existencia y por lo tanto se lo lleva a una
práctica empírica que no es técnica.
Palabras clave: Control interno, procedimientos, estructuras organizativas, empresas,
resultados.
ABSTRACT
Internal control has been institutionalized within public entities and provision of
regulatory agencies, however this situation is not the same in the private sector because
it is not mandatory internal control sometimes is not given the importance required
and dismisses its usefulness, it is for this reason that within this research started from
a documentary study of the background of internal control as a starting point has been,
then do eld research where interviews and surveys were conducted to private sector
with the in order to know the application is given to internal control, and these results
make a thorough analysis to determine the causes and possible solutions of the little
applicability of these techniques in this sector; you can highlight the fact that although
it is not applied if known by most its existence and therefore it leads to an empirical
practice which is not technique.
Key words: Internal control procedures, organizational structures, business, results.
Christian David Tamayo Cevallos
ctamayo@utm.edu.ec
Jéssica Monserrate Ubillús Macías
jubillus@utm.edu.ec
María Marjorie Zambrano Intriago
mmzambrano@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí - Ecuador
Recibido: 20/04/2016 Aceptado: 01/09/2016
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INTRODUCCIÓN
El control interno en la actualidad toma mayor importancia dentro de las empresas debido
al hecho de encontrarse en un campo cada vez más competitivo y exigente. Desde esta
perspectiva tanto en el ámbito administrativo como contable es necesario ejercer mayor
control dentro de la empresa para poder lograr los objetivos empresariales.
Las MIPyME, tienen como principales características la falta de formlalidad
y estructura organizativa, efecto que radica en su gran mayoría por tratarse de negocios
familiares, donde no se encuentran establecidos procedimientos, estructuras organizativas
o por el contrario existen estos lineamientos y son desconocidos por los miembros de la
organización. Desde este punto de vista la existencia de un adecuado control interno es
fundamental dentro de este tipo de organizaciones para lograr optimizar los recursos
y fortalecer el desempeño de las empresas, tanto en la parte operativa como en lo
administrativo, consiguiendo multiplicar las utilidades, generar mayor conablidad sobre
el crecimiento futuro y su permanencia en el tiempo, aprovechando la oportunidades
externas de nuevas inversiones. Álvarez, M. y Durán, J. (2009).
Las Microempresas, pequeñas y medianas, a nivel de Ecuador tienen un
elevado grado de importancia, no solo por el aporte a la economía nacional sino que
por la adaptabilidad de las mismas a los cambios tecnológicos y a las nuevas exigencias
legales.
El Control Interno dentro de las MIPyME
Dentro del entorno económico de un país las micro, pequeñas y medianas
empresas forman parte esencial del tejido empresarial, independientemente si es un país
desarrollado o subdesarrollado, debido a que este tipo de organización muchas veces
son la base o el inicio de futuras grandes asociaciones. Aunque la mayoría de los autores
coinciden en que es un organismo vivo y con independencia de su tamaño, reúne todos
los aspectos de una organización tradicional. Claro está que el comportamiento varía de
acuerdo al entorno económico en el cual se desenvuelve su actividad, incluso una micro
empresa de las mismas características y nes, puede tener un desarrollo económico
diferente al encontrarse en dos regiones distintas dentro de un mismo país.
El Servicio de Rentas Internas (2015) en su portal web dene lo ya señalado
como el conjunto de pequeñas y medianas empresas que de acuerdo a su volumen
de ventas, capital social, cantidad de trabajadores, y su nivel de producción o activos
presentan características propias de este tipo de entidades económicas. Por lo general
en el Ecuador las pequeñas y medianas empresas existentes, realizan diferentes tipos de
actividades económicas entre las que destacamos las siguientes:
•Comercio al por mayor y al por menor.
•Agricultura, silvicultura y pesca.
•Industrias manufactureras.
•Construcción.
•Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.
•Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.
•Servicios comunales, sociales y personales.
En el Ecuador las pymes están enfocadas en la producción de bienes y servicios,
convirtiéndose en la base del desarrollo social del país, ya sea produciendo, demandando,
comprando productos o añadiendo valor agregado, por lo que se constituyen en un actor
fundamental en la generación de riqueza y empleo.
Por otra parte y de acuerdo a Rodrigo Estupiñán Gaitán en el 2012, dene que
tradicionalmente el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de
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métodos y procedimientos que aseguran que los activos están debidamente protegidos,
que los registros contables son dedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
ecazmente según las directrices marcadas por la administración; con lo cual se terminan
estableciendo objetivos del control interno como:
•Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la organización.
•Vericar la razonabilidad y conabilidad de los informes contables y
administrativos.
•Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
•Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Desde la perspectiva citada anteriormente, podemos darnos cuenta que al hablar
del control interno dentro de las MIPyME se encontró la disyuntiva por tratarse de
empresas pequeñas, en su mayoría unipersonales o familiares; la aplicación de cualquier
tipo de control se vuelve deciente y compleja, debido a la escasa o nula organización
administrativa que se irá reejando en la falta de manuales de procedimientos, muy
importantes al momento de revisar el cumplimiento de los procesos para conseguir los
objetivos de creación que han sido planteados dentro de cada una de estas empresas.
METODOLOGÍA
Para la realización de esta investigación se ha tomado como muestra representativa
175 empresas de la ciudad de Portoviejo debido a la diversidad de actividades, dentro
de las cuales podemos encontrar; ventas de artículos de bazar, electrodomésticos,
computadoras, ventas de equipos de ocina entre otras. Para realizar la selección de los
propietarios o involucrados en las empresas y negocios encuestados se utilizó la técnica
del muestreo “accidental o casual” (Pinto, 2004): “Esta muestra se forma con sujetos que
casualmente se encuentran en el lugar y en el momento decidido por el investigador”.
Para la recolección de la información se realiza la técnica de la encuesta, aplicada a los
dueños y administradores de las empresas seleccionadas.
Para la realización de esta investigación se han utiliza entre otros métodos
como:
Investigación de campo.- Dentro de lo cual se realiza visitas a las empresas
aplicando encuestas y conociendo la realidad de las mismas.
Investigación histórica.- Se obtuvo información histórica de las empresas
y también de la aplicación del control interno en otras empresas y en el mundo de los
negocios.
Fuentes de información:
Primaria: La información primaria será recopilada a través la observación,
aplicándose en la elaboración de encuestas y su aplicación.
Secundaria: Esta información será obtenida en libros y páginas Web que
mantenga directa relación con el estudio presentado.
RESULTADOS
En el sondeo realizado en 175 empresas de la ciudad de Portoviejo, los empresarios
encuestados conocen el signicado de Control Interno, ya que lo aplican directa o
indirectamente.
Con este resultado se conoció también que el 79% de la población, materia de
estudio, ejecutan básicamente actividades de control del área de efectivo y equivalentes
de efectivo, como es el caso del arqueo de caja, el más utilizado por ser más rápido, y
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las conciliaciones bancarias, en menor porcentaje, por ser más seguro. Sin embargo, no
solicitan ningún tipo de coacción a los empleados que laboran dentro de ésta área porque
consideran ir contra sus principios y por evitar problemas legales.
El control de inventarios de artículos disponibles para la venta o en
proceso de fabricación en el 72% de los casos es realizado, ya que los inventarios que
manejan en su mayoría son bienes tangibles propios del giro ordinario del negocio o
para ser autoconsumidos en las actividades administrativas, necesarias para el buen
funcionamiento de la empresa.
La conrmación periódica de los saldos de las cuentas por cobrar a través de
datos solicitados a los clientes, es apenas vericado por un 62% de los encuestados en
forma desordenada, los demás lo omiten por desconocimiento y por restarle importancia
a este tipo de control. Se identica como responsables o encargados de esta revisión a
propietarios, contadores y muy pocas veces al Departamento de Crédito y Cobranzas.
La constatación periódica y física de la existencia y condiciones de los
equipos de cómputo, maquinarias, muebles de ocina es realizada solo por el 66% de los
objetos de estudio, y de éstos el 38% lo hace mensualmente, el 19% semestralmente, el
13% anualmente y el 30% solo cuando se dañen o deterioren dichos artefactos.
Dentro del proceso de reclutamiento de personal en estos tipos de empresas,
por sus características particulares está dado el 15% por recomendación, el 13% de
acuerdo a técnicas de selección de personal, por sugerencia del propietario 7%, mientras
que el porcentaje restante se lo hace empíricamente. El control de la entrada y salida del
personal que labora es realizado de manera informal con registros simples en la mayoría
de las veces, mientras que otro grupo preere conar en su personal.
Los resultados expuestos se pueden ver reejados en los grácos siguientes:
1.- ¿Conoce el signicado del Control Interno?
Elaboración de los autores
De las 175 empresas encuestadas, el 35% de ellos no Conoce el signicado
del Control Interno ya que carecen de esta herramienta en su PYMES y el 65 % manifestó
conocerlo ya que han estado involucrado directa o indirectamente con su aplicación.
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2.- Realiza alguno de las siguientes actividades dentro del área de efectivo y equi-
valentes de efectivo dentro de su empresa.
Elaboración de los autores
Para complementar esta investigación fue necesario indagar con la pregunta
sobre si Realiza alguno de las siguientes actividades dentro del área de efectivo y
equivalentes de efectivo dentro de su empresa las actividades ,básicamente se obtuvo un
54 % en la primera opción ya que el análisis de las transacciones del efectivo para ellos
era más fácil de realizarlas y un 27 % escogieron la otra alternativa porque para este
grupo considero que preferían llevar un poco más de tiempo pero era más seguro esta
opción; dejando un grupo de 19 % de encuestados que indicaron que no llevan ninguna
de las dos alternativas propuesta en dicha investigación.
3.-Realiza un control de inventarios de artículos disponibles para la venta, o en
proceso de fabricación
Elaboración de los autores
En relación a la pregunta que si realiza un control de inventarios de artículos
disponibles para la venta, o en proceso de fabricación el 72 % encuestados contesto que
si realiza un control de inventarios de artículos disponibles para la venta, o en proceso de
fabricación por que los inventarios que ellos manejan en su mayoría son bienes tangibles
que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos
en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización .Pero el otro
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grupo recalco que el 28 % dijeron que no porque hacen solo compras y dejan de lado la
cuanticación de lo que tienen ya piensan que es irrelevante ,mientras haya artículo es
suciente.
4.- Realiza la revisión anual de los saldos de sus cuentas por cobrar y las concilia con
los datos solicitados a sus clientes:
Elaboración de los autores
De acuerdo a la pregunta que si realiza la revisión anual de los saldos de sus
cuentas por cobrar y las concilia con los datos solicitados a sus clientes respuesta de
los usuarios obtuvimos una respuesta positiva que al menos el 62 % de ellos lo hace
desordenadamente pero lo realiza, las otras personas respondieron con un 38 % que ni
siquiera eso hacen por motivo de que no lo saben hacer, es decir que no toman en serio
este tipo de acción.
5.- ¿Si la respuesta a la pregunta anterior es si, ¿Cuál es la persona encargada de
este proceso dentro de su empresa?
Elaboración de los autores
En conrmación a la pregunta de que si la respuesta a la pregunta anterior
es si, ¿Cuál es la persona encargada de este proceso dentro de su empresa? Se identicó
cuatro alternativas las cuales se observó que tuvieron, mayor incidencia tales como;
el propietario con el 9 % por motivo que eran empresas pequeñas o familiares, el
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departamento de crédito con el 0,1 % ya que carecían de más personal según ellos
especializados en eso, el contador con el 9% los que tenían y podían pagarlo y otros con
el 52 % porque les daba igual o no y el 30 % manifestó indiferencia.
6.- ¿Solicita algún tipo de coacción a los empleados que laboran dentro del área de
cajas y por ende manejan efectivo
Elaboración de los autores
La apreciación en ambas respuesta se observó que fue algo incomoda dar
su criterio ya que los que respondieron positivamente fue el 29 % por que directa o
indirectamente fueron impuesta a decir o a hacer algo contra su voluntad con referencia
en esas áreas en mención, y el 71 % dijo que no porque consideraban que iba en contra
de sus principios y no querían tener problemas legales.
7.- ¿Constata periódica y físicamente la existencia y condiciones de los equipos de
cómputo, maquinarias, muebles de ocina?
Elaboración de los autores
Los encuestados manifestaron que el 66 % si lo hace y el 34 % no lo hace
porque no le toma la importancia debida a esta situación ya que creen que solo lo
realizaran cuando se dañen dichos artefactos.
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8.- Si su respuesta anterior es si, cada que tiempo realiza esta constatación:
Elaboración de los autores
En consecuencia a la respuesta de la pregunta anterior la cual fue Si su
respuesta anterior es si, cada que tiempo realiza esta constatación: se identicó cuatro
alternativas las cuales se observó que lo hacen en forma mensual el 38 %, semestral el
19%, 13% anual y nunca lo hace el 30%.
9.- Existe en su empresa el control de la entrada y salida del personal que labora
dentro de la misma:
Elaboración de los autores
En respuesta a esta pregunta de que existe en su empresa el control de la
entrada y salida del personal que labora dentro de la misma: se enuncio que el 60 % de
los encuestados realiza el control de la entrada y salida de personal que laboran en su
mayoría en forma empírica y el 40% no lo hace porque no lo sabe hacer correctamente
y preere conar en su personal .
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10.- Cuando se requiere nuevo personal dentro de su empresa, de qué manera rea-
liza este proceso:
Elaboración de los autores
Ante la pregunta de cuándo se requiere nuevo personal dentro de su empresa,
de qué manera realiza este proceso: Se encontró cuatro alternativas que tuvieron mayor
incidencia en son respuestas las cuales fueron; Recomendación con el 15 % , selección
de personal el 13 %, propietario 7% , otros 46% y ninguna 19%.
DISCUSIÓN
Al analizar los resultados de la encuesta aplicada y teniéndose en cuenta que ha sido una
muestra signicativa, esta termina reejando la existencia de una brecha considerable
entre las empresas que opinan que el control interno es necesario e importante dentro de
la empresa, sin embargo a nivel gerencial y sobre todo a nivel de los dueños de estos
negocios se maneja una perspectiva donde se incluye el hecho que resulta un gasto
en muchos casos innecesario implementar sistemas de control interno propios para sus
negocios y optan por utilizar los que se vienen implementando en empresas similares.
Pero no es prudente para los nes empresariales ya que debido al
desconocimiento al nal del día se termina obteniendo resultados que no satisfacen las
expectativas de los dueños, y que si se hubiere aplicado un adecuado control dentro
de las actividades que se realizan, es muy probable que se obtuvieren mejores y más
satisfactorios resultados.
CONCLUSIONES
Una vez analizado los resultados y al haber realizado el estudio de campo dentro de las
microempresas, se observó que se cumple la premisa que sobresale el hecho de que este
MIPyME de empresas son de tipo familiar, lo cual conlleva a encontrarse con fricciones
en la toma de decisiones, hecho que diculta en ocasiones que estas decisiones se las
ejecute a tiempo y sean útiles para mejor la economía de la organización.
Aproximadamente hace diez años lo ya señalado no se conocía el signicado
del control interno, en la actualidad esto ha mejorado mucho y ya se conoce el ámbito,
teniendo una noción básica de lo que abarca un buen control interno. Pero aun así se
desconoce la metodología a aplicar y los procedimientos acertados para realizarlos y solo
se lo aplica de forma empírica, teniendo mayor relevancia los controles realizados a los
componentes del circulantes, realizables y exigibles dentro de la empresa, debido que
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estos representan mayor liquidez a sus propietarios y descuidan en cierta forma al talento
humano, que al nombrarlo de esta forma da la impresión que no genera recursos.
Se evidencia que hace falta mayor énfasis por parte de las autoridades
o entidades a quienes les concierne al ámbito empresarial, tales como Servicio de
Rentas Internas, Superintendencia de Compañías, Cámara de Comercio, entre otras en
brindar capacitaciones a los microempresarios para mejorar el control dentro de sus
organizaciones y los niveles de recaudación y puedan incrementar sus utilidades, ya
que si las empresas crecen es obvio que los impuestos, tasas y contribuciones que éstas
generan también lo hará proporcionalmente.
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