Revista Informática y Sistemas. Vol. 2, No. 2, ()Julio, 2018), 28-35 ISSN 2550-6730
Gestión de la Información en las Instituciones de Educación Superior (IES)
con base a la norma ISO 27001
Harry Vite Cevallos
1
Bryan Molina Montero
2
Jefferson Dávila Cuesta
3
1
Universidad Técnica de Machala
2,3
Maestrante en Sistemas de Información Gerencial.
1
hvite@utmachala.edu.ec,
2
bryanmolinamontero@gmail.com
3
jeffersondavila@outlook.es
RESUMEN
La gestión de la información en los actuales momentos requiere de la planificación y asignación de
estrategias que involucren actividades encaminadas a la gestión de la información, sustentada en normas
de calidad, a fin de garantizar la continuidad de las actividades tecnológicas que se desarrollan en las
instituciones de educación superior.
El nivel de procesamiento de información en las IES requiere de controles que permitan identificar los
activos de información tasarlos y establecer potenciales riesgos con la finalidad de implementar planes
de contingencia que ayuden a mitigar el impacto.
En la actualidad, las IES no han implementado dentro de la gestión de tecnologías el cumplimiento de
normas que brinden confianza en la gestión de los procesos tecnológicos, por cuanto en base a la revisión
bibliográfica respecto a la gestión de la información basado en ISO 27001 aplicado en la Universidad
Técnica de MAchala,se estableció que los procesos tecnológicos no se articulan a la implementación de
normas de calidad.
PALABRAS CLAVES: Calidad, gestión de información, ISO 27001, normas, procesos tecnológicos.
ABSTRACT
The management of information in the current time requires planning and resource allocation strategies
that involve activities aimed at the management of the information, based on quality standards, in order
to ensure the continuity of the technological activities that are developed in the institutions of higher
education.
The level of information processing in the IES requires controls that allow to identify the tasarlos infor-
mation assets and establish potential risks with the purpose of implementing contingency plans that can
help to mitigate the impact.
At present, the IES have not implemented within the management of compliance technologies that
provide confidence in the management of the technological processes, on the basis of the revision bibli-
ographic information management based on ISO 27001 applied at the Technical University of Machala,
it was established that the technological processes do not articulate to the implementation of quality
standards.
KEYWORDS: Quality, information management, ISO 27001, standards, technological processes.
1. INTRODUCCIÓN
La información se ha convertido en un objetivo estratégico siendo el activo más valiosos dentro de las
organizaciones, las mismas que han logrado darle prioridad por la forma de articular los datos al desarrollo
de la empresa (Velasco Melo, 2008). Su gestión requiere de estrategias que sean ejecutadas por la alta
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dirección en las organizaciones. Los objetivos, estrategias y acciones van encaminados al cumplimiento
de la planificación estratégica, para lo cual los recursos tecnológicos son las bases al andamiaje de la
información dentro de las organizaciones (Strickland, 2012). El área de tecnología se convierte en el filtro
que asocie información relevante para la toma de decisiones en las organizaciones. Las empresas requieren
de la implementación de una arquitectura necesaria para desarrollar mejores canales de comunicación
con la finalidad que le permitan contribuir a desarrollar modelos de competitividad (Casalet Ravenna
& González, 2004). La gestión de la información se involucra en las diferentes instituciones públicas,
privadas, grandes, pequeñas entre otras, convirtiéndose en una herramienta importante en la toma de
decisiones.
En la Universidad Ecuatoriana, se han dado pasos importantes encaminados a la obtención de mejores
prácticas que tributen a una gestión de procesos confiables que beneficien la imagen externar e interna en
las administraciones. En la actualidad se puede observar como muchas Universidades se están certificando
en ISO 9001 aplicados a procesos administrativos. Las Instituciones de Educación Superior (IES) a nivel
nacional, cumpliendo la normativa propuesta por las diferentes instituciones de control, ha generado que
se implementen acciones administrativas, académicas y tecnológicas, que aperturaron nuevos cambios en
función del cumplimiento de lo establecido. Estas acciones de cambio, basado en el desarrollo tecnológico,
establece que los procesos que se generan en las IES en su gran mayoría se logren automatizar, con la
finalidad de optimizar recursos y tener los datos de manera oportuna, beneficiando al cumplimiento de
las normas establecidas. Al momento, en muchas IES los procesos de automatización han presentado
inconvenientes en el prototipo resultado, por la complejidad en resolver los problemas de horarios, notas,
aulas, laboratorios, ingresos, salidas de personal, pagos, procesos de graduación entre otros, las mismas
que se presentan por los constantes cambios que el órgano de control presenta a las Universidades. Las
grandes Universidades en el país, han logrado automatizar los procesos antes descrito, siendo beneficioso
para la comunidad académica, sin embargo, en la IES más pequeñas la forma de caminar en mucho más
lenta, por las diferentes situaciones que derivan en la falta de recursos para lograr implementar basado
a cada realidad los procesos que se realizan.
En la Universidad Técnica de Machala se ha logrado automatizar el 90 % de los procesos, al igual que
otras IES, sin embargo, al momento de realizar un monitoreo de la gestión de seguridad de la información
basado en estándares de calidad, se encuentra con un largo camino que debe recorrer para lograr anclar la
política de seguridad y la normativa de gestión de la información en general, al cumplimiento de la norma
ISO 27001. La información que se lleva en los procesos de las IES es crítica, requieren el manejo técnico
administrativo para evitar vulnerabilidades y amenazas que puedan derivar en la no continuidad del
negocio; su aplicación apoyará a que los procesos dentro de la organización se desarrollen eficientemente,
permitiendo que la confidencialidad, integridad y la disponibilidad de los datos se garanticen en todas
las transacciones.
Al momento la IES de estudio, no ha considerado implementar procesos que se adapten al cumplimiento
de estándares de calidad para la gestión de información, por lo que ha implementado una Política General
de Seguridad de la Información, en la cual se establece las normas de cumplimiento en aras de controlar
los recursos tecnológicos de la institución, sin embargo, los controles establecidos no se articulan al
cumplimiento de normas, siendo importante establecer si sus procesos se han establecido en base a
estándares de calidad. El presente artículo tiene como objetivo principal plantear la revisión bibliográfica
para establecer si la Universidad Técnica de MAchala debería articular sus procesos del área de tecnología
a la norma ISO 27001. Este análisis bibliográfico y documental permitió realizar un diseño de investigación
científica que generó respuestas al fenómeno estudiado y se consideraron los siguientes enunciados como
fundamentación teórica del problema investigado.
Gestión de la Información
El impacto del uso de las tecnologías de información y comunicación en las empresas ha generado el
incremento del procesamiento de los datos, lo que ocasiona que muchas organizaciones sean vulnerables
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a riesgos por ataques de usuarios expertos a los activos de información en las empresas (Ladino A. ,
Villa S., & María, 2011). El crecimiento de la información requiere la generación de controles que eviten
amenazas a los activos de la información. La era de la información producto del desarrollo tecnológico ha
generado cambios en las actividades cotidianas que se realizan, producto de la importancia encontrada al
momento de suministrar información a las organizaciones, generando procesos más oportunos y eficien-
tes (Aja Quiroga, 2002). Las organizaciones se han convertido en verdaderos centros de generación de
datos, los mismos que son manejados internamente en beneficio propio. En las empresas, la gestión de la
información se ve articulada por los datos y los recursos que permiten que la información pueda generar
ingresos o salidas, que beneficien a las organizaciones a la toma de decisiones y a mantener organizada la
información (Rodríguez, 2008). El procesamiento de la información permite entender de manera gráfica
y estadística los comportamientos del mercado o de una actividad económica. Una adecuada gestión de
la información permite articular el conjuntos de recursos hardware y software que faciliten la obtención
de los datos de manera oportuna beneficiando los tiempos de respuesta para beneficio de las empresas
y los clientes (Moreira Delgado, 2006). Las organizaciones requieren de personal que ayude a la gestión
de los recursos que son herramientas para el procesamiento de la información. La información es un
activo vital en las organizaciones facilitando la obtención de datos facilitando al cumplimiento de indi-
cadores de excelencia en el mercado laboral, aportando diferentes vías de comunicación en el desarrollo
de los procesos organizacionales (Sánchez Tarragó, 2005). La información que se genera motivo de las
transacciones debe ser analizada y almacenada como soporte en la toma de decisiones. La información
es el recurso estratégico que debe ser manipulado de manera eficiente, segura y oportuna, para generar
transacciones que permitan llevar a cabo transacciones de calidad, donde exista control sistemático de
los datos que se generan de parte del cliente y de las empresas (Cotardi, 2005). Las organizaciones sin
importar la actividad que realiza deben entender la importancia de la información, como un factor que
le aportará los criterios suficientes para entender muchas variables que incidirán en el comportamiento
del mercado. En la actualidad la gestión de la información se la realiza a través de la implementación del
establecimiento de arquitecturas de información, los cuales se convierten en todo un mundo de opciones
facilitando la gestión de datos, suministran criterios, predicciones e incluso comportamiento del mercado
frente a promociones establecidas, estrategias de lanzamiento, entre otras situaciones que pueden pre-
sentarse. La arquitectura de la información dentro de las organizaciones permiten integrar los sistemas,
datos e información de manera ordenada para que sus cliente encuentren la información que requieren
de manera amigable (Gonzáles-Cam, 2003).
Sistemas de gestión de seguridad de la información
Los sistemas de información, sus datos, estructura pueden ser sujetos a amenazas externas o internas
que pueden afectar a la operatividad de los sistemas, para esto se deben identificar los riesgos (Solarte,
Rosero, & Benavides, 2015). Los procesos de ingreso, procesamiento y salida de información en volúmenes
altos, requiere de análisis para mitigar problemas asociados a la vulnerabilidad de la información. Las
amenazas sobre los sistemas informáticos pueden ser generados desde el interno de la organización o desde
afuera, por ende se deben establecer medidas sobre la seguridad física, técnica y lógica (Marrero Travieso,
2003). La gestión de la información requiere el establecimiento de controles a todos los recursos inmersos
en el manejo de los datos. La utilización de normas como el modelo COBIT (Control Objectives for
Information and related Technology), permite en cierta manera con el cumplimiento de buenas practicas
para el control de información (Orrego, 2013). Los controles aplicados a las tecnologías de información
y comunicación aplican actividades comunes a fin de garantizar el procesamiento de la información. La
criticidad de los datos requiere la implementación de sistemas de gestión de seguridad de la información
con la finalidad de establecer un entorno seguro para el procesamiento de los datos (Nelson, 2006). En la
actualidad el cumplimiento de procedimientos relacionadas a normas básicas de gestión de la información
no garantiza un control adecuado de las amenazas internas y externas, para esto se deben implementar
estrategias que tributen a la implementación de sistemas integrales de gestión la información. Para
minimizar los riesgos y las vulnerabilidades a los sistemas se debe implementar un sistema de gestión
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de seguridad de la información en el cual se busque asegurar la continuidad del negocio y se considere
todos los involucrados en área tecnológica (Baldecchi, 2014). La implementación de un SGSI requiere la
organización de la información, las entradas, el procesamiento, salidas y el entorno externo e interno donde
se desarrolla (Montes de Oca, 2004). La estructura de un SGSI comprende el conocimiento amplio de
normas y estándares que ayuden a establecer políticas que identifiquen los riesgos y lo puedan mitigar. El
ciclo metodológico para la implementación de un SGSI empieza con el entendimiento de los requerimientos
del modelo y termina en la obtención de la certificación internacional, logrando identificar los riesgos,
evaluarlos, tasarlos, controlarlos y estableciendo acciones de mitigación (Arévalo Ascanio, Bayona Trillos,
& Rico Bautista, 2015).
La aplicación de modelos que permitan evaluar los riesgos, facilita el entendimiento del porcentaje de
afectación que puede tener la organización, para esto se debe mitigar los errores mas comunes en materia
de tecnología (Mendez Morales, 2011).El personal de tecnología debe establecer los activos mas propensos
a ser vulnerados y el grado de afectación a la continuidad del negocio. Las estrategias que apliquen
las organizaciones como el uso de software libre permitirá mitigar las amenazas siempre y cuando la
aplicación brinde la productividad requerida para el procesamiento de los datos (Zurita Sánchez, 2010)
ISO 27001
La familia ISO/IEC 27001 permite administrar la seguridad de la información dentro de las organizaciones
y asegurar los activos de información dentro de las organizaciones (ISO/IEC, 2011).
Su implementación genera variables de confianza en la gestión del entorno referente a la información. El
volumen de la información dentro de las organizaciones requieren del uso de medidas tecnológicas que
faciliten la gestión adecuada, considerando la criticidad de los datos, de acuerdo a la actividad económica
donde se desarrolle (Nelson, 2006). La información debe se analizadas y puesta en buen recaudo mediante
la aplicación de políticas que permitan su control adecuado.
La gestión de la información en las empresas establece el control sobre uno de los activos más importantes
dentro de la organización, para esto se debe evitar el uso fraudalento de la información minimizando el
riesgo que la información sea mal utilizada (Arévalo Ascanio et al., 2015).
El control de los datos debe ser validados y controlados a través de políticas de gestión de la seguridad
de información en las organizaciones. La información debe ser protegida de muchas formas, considerando
su valor estratégico en la organización, además de toma importancia el contar con normas que permitan
garantizar su continuidad dentro del negocio (Velasco Melo, 2008).
La aplicación de normas debe estar articuladas en tanto y en cuanto se puedan aplicar al contexto de la
organización. La información dentro de las empresas puede adoptar diferentes formas impresa, digital,
trasmitidas por correos, en transacciones expuesta a amenazas, por lo que se debe precautelar esos datos
a través de Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información que puedan fortalecer tres atributos
confidencialidad, integridad y disponibilidad (Baldecchi, 2014).
Los estándares de calidad en materia de seguridad de la información buscan proteger los archivos y
recursos en el cual el comité de tecnología debe caminar en apoyo del cumplimiento de las normas y a
través de un sistema se logre precautelar el control de la información (Yolima, Dalsy Buitrago Farfán,
2006).
Las empresas que regulen la gestión de los datos a través de políticas de control tendrán resultados
positivos en la administración de la información, evitando situaciones negativas que pueden afectar al
desenvolvimiento de la organización. La implementación de la norma ISO 27001 establece la ejecución
de un proceso de evaluación de riesgo que permita tasar los activos y su importancia dentro de la gestión
de la información, para luego identificar sus vulnerabilidades y amenazas de manera integral (Alexander,
2005).
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Aplicación de estándares de calidad en IES
Las instituciones en la actualidad, caminan a la automatización de sus procesos, permitiendo optimizar
tiempos, acciones y mejorar el control de la información con que se cuenta, en las bibliotecas el mo-
delo empieza a tomar crecimiento por su aporte a la gestión de las universidades (Breeding, 2012). La
gestión de las instituciones universitarias ha generado el avance de los procesos administrativos guiados
por los órganos de control. La aplicación de estándares de calidad en desarrollo organizacional de las
instituciones educativas ha despertado en cierta forma el entendimiento para poder mejorar los procesos
(Aja Quiroga, 2002). Las acciones administrativas y la firme decisión permitieron que en el Ecuador se
den pasos interesantes en materia de atención de calidad. Las universidades han implementado sistemas
transaccionales que les ha permitido optimizar las actividades que se realizaba anteriormente y dinami-
zar los comportamientos de comunicación entre áreas comunes (Díaz Pérez & Liz Contreras„ 2009). La
implementación de sistemas de gestión de seguro establece e identifica los elementos a utilizarse con el
hecho de mejorar las actividades académicas que se pueden ejecutar en las universidades del país (Montes
de Oca, 2004). En Instituciones de Educación Superior se han implementado procesos generadores de
valor que tributen a la obtención de estándares de calidad como la ISO 9001, basado en conceptos de
Planificar–Hacer–Verificar–Actuar, logrando asegurar la calidad en la gestión de los procesos administra-
tivos (Hernández, Arcos, & Sevilla, 2013). El cambio observado en las administraciones universitarias ha
permitido la implementación de estándares con la finalidad de optimizar tiempos de atención, procesos
dinámicos y control sobre las quejas de los usuarios. La generación de la cultura de calidad permite a las
universidades brindar una ejecución de procesos de manera transparente y oportuna, logrando a través
del liderazgo de sus líderes caminar a una gestión de aseguramiento en el cumplimiento de los procesos.
Las universidades se han convertido por el número de estudiantes, docentes, y personal administrativo
en gestores de información, la misma que tiene una reserva critica por la importancia que genera, su
recorrido es muy crítico debiendo los gestores de tecnología identificar las mejores acciones a fin de lograr
un control y gestión de la información.
METODOLOGÍA
En la presente investigación para dar solución desde el estado del arte se utilizaron los métodos científicos:
El Histórico - Lógico aportó en identificar la realidad existente de las organizaciones en base a la
aplicación de estándares de calidad en la gestión de la información.
El Análisis - Síntesis permitió dar recorrido a las diferentes fuentes bibliográficas y establecer las
que fundamenten la resolución de la investigación en base al objetivo propuesto.
El Inductivo - Deductivo generó el conocimiento de lo particular a lo general, permitiendo ir
descubriendo nuevas tendencias de la gestión de la información.
El Análisis Documental ayudo a la revisión bibliográfica de las ISO 27001, su implementación e
importancia dentro de las organizaciones; además de entender la realidad de las Instituciones de
Educación Superior en el Ecuador y su gestión en control de la información.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
En la Universidad Técnica de Machala, se han realizado importantes cambios desde lo administrativo y
académico, generando confianza en los procesos que se realizan, es así como desde las autoridades en una
planificación establecida se certificó en la ISO 9001:2008, la cual se centra en la eficacia del sistema para
satisfacer los requisitos de sus usuarios.
En la actualidad la obtención de esta certificación ha permitido la optimización de procesos administra-
tivos, sin embargo, otras áreas como tecnología requieren atención para la implementación de estándares
de calidad que garanticen el aseguramiento de la información, considerando la criticidad y relevancia
para el andamiaje de la universidad.
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En la gran mayoría de las universidades en Colombia se ha articulado las políticas de seguridad de
información a la ISO 9001, permitiendo el control de los activos de información en beneficio de los
objetivos institucionales.
Actualmente para implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información requiere del
cumplimiento de varias etapas mediante la aplicación de normas y políticas que garanticen la seguridad
de la información y la continuidad del negocio, identificando y evaluando los riesgos para mitigar las
amenazas y vulnerabilidades que se presenten sobre los activos de la Universidad.
Al momento, la Universidad Técnica de Machala en octubre del 2017 presentó la Política General de
Seguridad de la Información, en la cual se estableció el alcance a fin de gestionar la seguridad de la
información en las diferentes unidades administrativas y académicas, siendo importante para la Dirección
de Tecnología establecer las normas y políticas que de cierta manera faciliten el control del recurso
hardware y software.
En base al recorrido bibliográfico y el análisis técnico de la realidad en materia de la gestión tecnológica
en la Universidad Técnica de Machala, conociendo que se han establecido controles en el manejo de
la información y que actualmente cuenta con una política general de seguridad de la información, se
considera que su alcance debería considerar controles que permitan a futuro implementar un Sistema de
Gestión de la Seguridad de la Información basado en la norma ISO 27001 y se garantice la continuidad
del negocio, de tal manera que le permita:
Establecer un alcance mayor al control sobre los activos de información.
Identificar y tasar los activos de información.
Establecer el impacto de las amenazas a los sistemas de información.
Establecer seguridad física y lógica a los activos de la información y a la red de datos.
Control de proveedores en materia de tecnología.
Plan de contingencia sobre activos de información.
Seguridad en los recursos humanos.
Es importante mencionar que las Instituciones de Educación Superior al igual que otras instituciones
públicas, la implementación de actividades que permitan mejorar los procesos, están anclados al presu-
puesto y a las prioridades establecidas por los organismos de control, sin embargo al realizar un análisis
costo beneficio, se puede establecer que las bondades que ofrece un Sistema de Gestión de Seguridad de
la Información permitirá garantizar la continuidad del negocio a corto, mediano y largo plazo.
2. CONCLUSIONES
Las Instituciones de Educación Superior han dado pasos importantes en relación con la implementación
de políticas que aseguren los procesos administrativos, teniendo resultados positivos a nivel nacional.
El volumen de información que se genera en la IES requiere la implementación de normas que permi-
tan garantizar los datos y la continuidad del negocio, asegurando la confidencialidad y control de la
información.
La implementación de estándares de calidad en materia de gestión de la información en las universidades
del país todavía no está encaminado a su cumplimiento total, al momento se aprecia en el caso de estudio,
como de manera aislada se realiza el control de la gestión de la información.
El cumplimiento de normas de calidad en materia del aseguramiento de la información, a futuro permitirá
un mejor control de los recursos hardware, software que facilite un análisis de amenazas y vulnerabilidades
que puedan presentar sobre los activos de la institución.
La Universidad Técnica de Machala considerando los datos que se generan dentro de su sistema de
información requiere gestionar los recursos necesarios que permitan la implementación de un Sistema de
Gestión de la Seguridad de la Información, basado en la norma ISO 27001.
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