Autor 1, Autor2, Autor 3 y Autor 4. Título artìculoxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
150
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad
de Holguín
The management of international events. Holguín University case
Arianna Guerrero Hijuelos
Universidad de Holguín, Licenciada en Estudios Socioculturales, Ms.C en Dirección,
Docente del Centro de Estudio de Gestión Organizacional (CEGO), Holguín, Holguín Cuba
higuea95@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0000-0003-4523-8955
*Dirección para correspondencia: higuea95@gmail.com
Artículo recibido el 29-09-2022 Artículo aceptado el 04-04-2023 Artículo publicado el 05-09-2023
Conflicto de intereses no declarado
Fundada 2016 Unidad de Cooperación Universitaria de la Universidad Técnica de Manabí, Ecuador
Citación de este artículo: Guerrero, A. (2023). Procedimiento para la Gestión de
Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín. Recus, 8(3), 150 –176.
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3.5216
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
151
Resumen
El crecimiento personal del estudiante de la carrera Pedagogía-Psicología en formación inicial,
constituye una prioridad del Sistema Nacional de Educación Superior en Cuba, dada la necesidad
actual de dicho profesional para enfrentar y contribuir en los cambios educacionales y sociales que
vive el país en el presente siglo. El artículo revela el estudio histórico de la atención al crecimiento
personal en la formación inicial del estudiante de la carrera Pedagogía-Psicología, como parte del
resultado del proyecto de investigación científico: Orientación y asesoría psicopedagógica en
contextos educativos, laborales, sociales y clínicos para el desarrollo socioeducativo cubano. Para
ello se aplicó método científico del nivel teórico: histórico-lógico; el que contribuyó a determinar los
antecedentes y evolución de la atención al crecimiento personal del estudiante de la carrera
Pedagogía-Psicología en formación inicial. Se deja claro la necesidad de atender desde el contexto
universitario y sus procesos el crecimiento personal del estudiante de la carrera Pedagogía-Psicología
en formación inicial.
Abstract
The personal growth of the student of the Pedagogy-Psychology career in initial formation, constitutes
a priority of the National System of Higher Education in Cuba, given the current need of this professional
to face and contribute to the educational and social changes that the country lives in the present century.
The article reveals the historical study of the attention to personal growth in the initial formation of the
student of the Pedagogy-Psychology career, as part of the result of the scientific research project:
Guidance and psycho-pedagogical counseling in educational, labor, social and clinical contexts for the
Cuban socio-educational development. For this purpose, a scientific method of the theoretical level was
applied: historical-logical; which contributed to determine the antecedents and evolution of the attention
to the personal growth of the student of the Pedagogy-Psychology career in initial training. The need to
attend from the university context and its processes to the personal growth of the student of the
Pedagogy-Psychology career in initial formation is made clear.
Palabras clave/Keywords
crecimiento personal; estudiante, carrera Pedagogía-Psicología; formación inicial; Universidad de Las
Tunas / personal growth; student; Pedagogy-Psychology career; initial formation; University of Las
Tunas.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
152
1. Introducción
Los eventos son parte de una industria significativa que responde a diferentes
funciones según el objetivo que persiguen. Como estrategia de marketing visibilizan y realzan
la imagen de instituciones, organizaciones, marcas y productos. Para el turismo representan
un importante vehículo de motivación, figura fundamental para el desarrollo y la planificación
de los destinos turísticos (Getz, 2008, citado por Gómez-Casero; Pérez y López-Guzmán
2017).
Muchos visitantes planifican a menudo sus vacaciones en torno a la celebración de
algún evento. Desde la óptica sociocultural incentivan la economía local y enriquecen la vida
cultural de la ciudad donde se realizan. En el ámbito académico o científico contribuyen a
difundir los resultados investigativos, el debate e intercambio de experiencias sobre un campo
de la ciencia.
Por tales razones se han convertido en un medio propicio para el diálogo, las
negociaciones y el esparcimiento. Según declara Tara Lunga (2012) representan un
fenómeno económico del siglo XXI con una expansión global sin precedentes subrayada por
la amplificación de la competencia internacional entre países para su recepción, por la intensa
implicación de los grupos de interés y por su crecimiento dimensional.
1.1. Gestión de evento
La dinámica actual de la sociedad ha propiciado que acontecimientos como los
eventos ocupen una posición importante en diferentes medios y alcances (locales, nacionales
y extranjeros). En las publicaciones especializadas quedan claro cuán abarcador suele ser el
tema si se tienen en cuenta las múltiples definiciones y clasificaciones formuladas en este
sentido (Goldblatt (2002b); Rutherford Silvers (2004); Bernues Olivan (2005); (Maure Agüero,
2007; Galmés Cerezo (2010)); Ortega Nuere (2010); García Ramírez (2011); Campos García
de Quevedo y Lafuente (2013); Careño Morales (2014); Herrero Ruiz (2014); Gómez de
Castro (2015); Getz (2016); Cumpa (2017)desde diferentes ámbitos (las comunicaciones, el
marketing, el turismo, el sector empresarial, el científico). Ello demuestra la existencia de los
estudios de los eventos desde múltiples disciplinas poseedoras de una larga tradición.
Al respecto Galmés Cerezo (2010) refiere que los estudios sobre eventos se acercan
al término desde diferentes contextos, de forma que cada definición explica la actividad de los
eventos desde una perspectiva concreta. Por ello es prácticamente imposible dar una
definición general y descontextualizada del término. Criterio similar sostiene Getz (2016) quien
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
153
plantea que la diversidad de perspectivas que se adoptan sobre los eventos es sorprendente,
y en consecuencia la literatura crece. A su vez las numerosas citas muestran cuán importantes
son los eventos al adecuarse a todo tipo de profesiones. (Getz, 2016) (Getz, 2016).
Según el diccionario de la Real Academia Española (Alvero Francés, 2008), un evento
es un acontecimiento, un suceso imprevisto. En tanto Ortega Nuere (2010) lo define como un
acontecimiento programado que bien puede ser de índole cultural, de ocio o naturaleza
profesional. Para Villena López (2017) es un acontecimiento social que tiene una temática
determinada, a partir de la cual se desarrollan una serie de actividades y acciones. Su fin,
según este autor, es cumplir con los objetivos de los actores que participan en el mismo,
prestando especial atención a los asistentes.
Sobre la base de estos criterios especializados desde esta investigación se sostiene
que los eventos pueden definirse como acto directo e irrepetible, que relaciona en el mismo
espacio tanto emisores como receptores. Se diseña según aspectos particulares y pretende
generar respuestas y actitudes en el público al que se dirige. Por tanto, son un acontecimiento
desarrollado por un sector en particular (empresarial, cultural, turístico, deportivo, educativo)
mediante un proceso de gestión, para desarrollar o potenciar un objetivo en específico.
De manera general se reconocen como sus principales características el hecho de ser
actos programados que solo ocurren una vez (irrepetibles). La capacidad de darse en
diferentes contextos y aristas a partir de objetivos concretos. Pueden adoptar diferentes
formas en dependencia de los intereses del sector que lo genera. Buscan siempre una
respuesta favorecedora en el público al cual va dirigido y en el espacio social en el que se
realiza.
Tienden a clasificarse de manera diferentes, en dependencia del tamaño del evento,
el tipo de personas que asiste, el propósito de sus organizadores u otros criterios (ICCA. 2015,
citado por Sánchez González (2018), abarcando así una amplia variedad de tipos de eventos.
Se rigen por un proceso de gestión que orienta todo en cuanto a su organización, desde la
planificación hasta la evaluación de los resultados.
En este sentido Galmés Cerezo (2010) sostiene que todo evento debe transcurrir por
distintas fases: planificación, organización, gestión y diseño. Agrega que como cualquier otra
forma de organización abarca la evaluación, definición, adquisición, asignación, dirección,
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
154
control y análisis del tiempo, presupuesto, personal, productos, servicios y otros recursos para
conseguir los objetivos.
En tanto la gestión de eventos, como cualquier otra forma de gestión se sostiene sobre
los principios de la dirección: planificar, organizar, dirigir y controlar. Es una actividad que está
sujeta a decisiones administrativas. Según Rutherford Silvers (2003) abarca una variedad de
conocimientos fundamentales para desarrollar el certamen tales como la gestión
administrativa, gestión de las operaciones, gestión de la calidad, gestión del marketing y
gestión del riesgo.
Esta gestión abarca desde la planificación, organización, ejecución del evento hasta
la evaluación de los resultados. Proceso que funciona como una serie cíclica y se reconocen
como los pasos clave para garantizar el éxito de cualquier certamen.
La planificación como primera fase de la gestión de evento representa una de las
etapas de mayor importancia. En dependencia de las decisiones que se tomen en dicha etapa
dependerá el resto del proceso. Según Álvarez Nobell (2016) planificar significa coordinar
objetivos, recursos, plazos y tareas. Agrega que es necesario expresar este plan en términos
claros, de manera concreta y sencilla.
Luego de la elaboración del plan corresponde la etapa de organización. Si bien en la
planificación se establecen objetivos, aquí se determinan vías para alcanzarlos y se concretan
aspectos definidos con anterioridad.
Luego de haberse concebido el diseño del evento, puntualizado y coordinado todos
los aspectos inherentes al mismo tiene lugar el momento de la ejecución. En esta fase se
devela el trabajo previamente realizado y se desarrollan las actividades planificadas. Galmés
Cerezo (2010) lo define como la puesta en escena del evento.
La etapa final de la gestión del evento corresponde a la evaluación. Se determina la
calidad del evento, valora la trayectoria, los resultados, el nivel de repercusión y aceptación.
Se define el cumplimiento de los objetivos propuestos, los problemas acontecidos, sus causas
y posibles soluciones. En consecuencia, Eric Mottard (citado por Simón Simón (2014), director
de Eventoplus, declara que un evento que no puede evaluar su impacto es un evento mal
definido que pierde la oportunidad de maximizar su resultado.
En gran medida el éxito o fracaso de un evento va a depender del nivel y la capacidad
con la que se gestione. El trabajo que se realice y la forma de hacerlo durante cada una de
las etapas repercutirá en el resultado final del acontecimiento, así como la relación que logre
establecerse entre una y otra fase y entre el personal involucrado.
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
155
1.2. La gestión de eventos. Universidad de Holguín
Las universidades representan una de las entidades con mayor número de eventos
científicos realizados. Este hecho no solo se debe a que el eje fundamental de estas
instituciones es la difusión del conocimiento, fin para el cual los eventos son espacio idóneo.
También sucede porque los eventos constituyen una de las líneas de servicios
comercializados por las universidades. Acción que se desarrolla en el caso de Cuba a través
del departamento de Comercialización de Servicios Académicos, proceso definido por el
Ministerio de Educación Superior (MES) y basado en el modelo de gestión económico
financiera publicado en el libro de Sistema y Subsistemas del MES.
Por estos motivos se impulsa el desarrollo de los eventos en las distintas universidades
del país. Tan solo la Universidad de La Habana desarrolla en el curso, más de 30 eventos
científicos de muy disímiles temáticas, de ellos 18 internacionales. Propios de la Universidad
de Holguín, en lo adelante UHo, son la Conferencia Científica Internacional (CCI), Conferencia
Internacional sobre Lenguas, Comunicación y Cultura (WEFLA) y la Conferencia Internacional
de Diálogo Político-Jurídico Trasatlántico (CIDP-JT). Ellos no solo permiten socializar los
resultados investigativos, sino que constituyen espacios de reflexión e intercambio para los
investigadores.
Aunque estos eventos se realizan desde hace varios años en la UHo, con excepción
de la CIDP-JT tan solo con una edición, carecen de un fundamento metodológico actualizado
que respalde su organización. En tal sentido su gestión se ha desarrollado hasta cierto punto
de manera empírica. Independientemente, de que existe un procedimiento para la gestión de
eventos que diseñó en el año 2009 la Dirección de Ciencia y Técnica de la UHo y tiene en
cuenta los eventos internacionales, no está diseñado específicamente para este tipo de
eventos.
Como consecuencia de esta carencia se han suscitado múltiples dificultades en la
organización de estos eventos. La participación extranjera en algunos de los simposios de la
CCI, ha sido más representativa que en otros. Ello ha generado existieran simposios que,
dada esta condición, no cumplan el plan de ingresos estimado para la recaudación en moneda
convertible (CUC). Esta situación denota una insuficiente gestión de los coordinadores
respecto a la participación y una escasa labor de promoción, problemática presente también
en el evento WEFLA.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
156
La relación entre participantes extranjeros y nacionales tampoco ha sido objetiva. A su
vez no existe un valor fijo para las cuotas de inscripción por categoría de participación
(estudiante, ponente y acompañante). El informe de la CCI 2019 declara se han hecho
concesiones en cuanto a las cuotas que van en detrimento de los ingresos. Por otra parte, el
análisis económico financiero revela que en WEFLA 2016 se generaron pérdidas y aunque no
así en las otras ediciones, ni en CIC y CIDP-JT, las utilidades de cada uno no han sido todo
lo que potencialmente pudieran.
Las entrevistas realizadas demuestran la existencia de otras problemáticas como
problemas en el flujo de la información entre los organizadores. Problemas en el engranaje
entre las distintas comisiones. Insuficiente gestión de los participantes extranjeros como tarea
de todas las comisiones involucradas y la carencia de una evaluación integral de los eventos
con las distintas comisiones. Estas dificultades reflejan a su vez que no existe una integración
del proceso organizativo y demuestran las insuficiencias en la gestión de los eventos
internacionales en la Universidad de Holguín. Situación que limita la organización de estos
eventos y justifica el objetivo de la investigación, dirigido al diseño de un procedimiento para
la gestión de los eventos internacionales en la universidad.
2. Materiales y métodos
2.1 Participantes
La investigación se desarrolló en la Universidad de Las Tunas (ULT). La misma como
parte de su objeto social, desarrolla la formación inicial del estudiante de la carrera Pedagogía-
Psicología en la Facultad Ciencias de la Educación. Constituyen la población (finita), 92
(100%) estudiantes de esta carrera y la muestra (sin reposición) estuvo compuesta por 75
(81.5%).
Para ello se utilizó el producto informático CaTaMu (Gamboa, 2019) brindando
información para un nivel de confianza del 95% y un error máximo del 5%.
Datos:
Población (N= 92)
Valor crítico, producido por el nivel de confianza deseado (Z= 1.96)
Máximo error permitido (e=0.05)
Proporción de la población que posee la característica de interés (p= 0.5)
No probabilidad (q=0.5)
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
157
Tamaño de la muestra (75)
n
Se determinó una muestra complementaria de 75 (100%) psicopedagogos (as),
distribuidos en 15 (20%) graduados en otras universidades desde el surgimiento de la carrera
en Cuba y que en la actualidad forman parte del claustro docente en la Universidad de Las
Tunas (ULT) y 60 (80%) graduados a partir de la reapertura de la carrera en la Universidad
de Las Tunas (ULT) en 2008, estos últimos, distribuidos a razón de 10 psicopedagogos (as)
a partir de la primera graduación en 2013 hasta la última en 2020, criterios de inclusión que
permitieron establecer la selección de un muestreo intencional.
Por lo que la muestra total estuvo constituida por 150 sujetos.
2.2 Procedimientos
Este estudio partió primeramente del análisis y síntesis de las diferentes concepciones
y planteamientos de la gestión de eventos, con el fin de perfilar ese análisis hacia el objetivo
concreto de la investigación. Se empleó el método histórico lógico para analizar los
antecedentes y las dificultades existentes en el campo de acción.
De la literatura especializada se tuvo acceso al análisis de 17 modelos o metodologías
para la organización de eventos, tanto del ámbito internacional como nacional. De ellos, los
dos primeros analizados tienen una concepción genérica y por su estructura son aplicables a
varios tipos de eventos. Constituyen además referentes en el campo por ser elaborados por
autores reconocidos en este ámbito de estudio. Estos son el modelo de Goldblatt (2002a) y el
Modelo Internacional de Events Management BodyofKnowledge (EMBOK)(2005).
De otra autora de prestigio en el campo es el Modelo Integrado y Experiencial del
Proceso de Organización de Eventos de Comunicación de Marketing, de Galmés Cerezo
(2010), propuesta que consiste en una descripción de los procesos y atributos contenidos en
la organización de un evento, centrándose en el diseño de la experiencia más allá de las
cuestiones logísticas y de gestión. Este procedimiento está integrado por cinco fases: Punto
de partida, Diseño, Plan Operativo, Implementación y Evaluación.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
158
Centrado en los eventos deportivos Merino Herrero (2018) describir el funcionamiento
para este tipo de evento y sus requerimientos. Declara tres etapas: Pre evento, Evento y Pos
evento. En la misma línea Gómez de Castro (2015) durante su investigación doctoral se centra
en la organización, planificación y producción de eventos culturales. Describe siete fases:
Origen, Pre proyecto, Gestión, Programación, Producción, Comunicación y Evaluación. Cada
una de estas fases abarca un grupo amplio de actividades, marcadas en ocasiones por exceso
de información que hacen perder la objetividad.
Respecto a los eventos organizacionales, autores como Rojas Acuña (2005), Ramírez
Ramírez Salazar (2011) y Peña (2016) han desarrollado diferentes metodologías para su
adecuada gestión. Rojas Acuña (2005) teniendo en cuenta el hecho de que los eventos son
una estrategia de comunicación factible para posicionar la empresa en el mercado, elaboró
una metodología para organizar y ejecutar eventos empresariales, compuesta por tres fases:
Planeación, Desarrollo, Cierre y análisis.
Por su parte Ramírez Salazar (2011), describe la metodología en cuatro campos o
fases: Gestión conceptual y estructural, Gestión logística y técnica, Gestión de protocolo y
servicio y Gestión de construcción y transferencia de conocimiento. Aunque los campos
definidos sintetizan los diferentes componentes que integran la gestión de eventos se
considera que se desagrega en varias actividades lo que podría ser una sola, resultando poco
esclarecedor. A su vez Peña (2016), diseña un manual para la gestión de eventos en este
sector, específicamente el Manual de Políticas y Procedimientos para el montaje de eventos
de la Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental. Tres fases lo componen:
Planificación, Organización y Evaluación.
En el caso de los eventos sostenibles fueron analizadas las metodologías para la
gestión de este tipo de eventos propuestas por Fernández Martínez (2015), la Universidad
Rey Juan Carlos (2016) y el proyecto ErronkaGarbia (Ihobe, 2017). Los dos primero cuentan
con con cuatro etapas. La guía para la celebración de eventos y congresos sostenibles de
Fernández Martínez (2015) divididas en Diseño y planificación, Organización, Celebración y
seguimiento, Evaluación y retroalimentación. En tanto la guía diseñada por la Universidad Rey
Juan Carlos (2016) en Evento, Sede, Restauración y Alojamiento. Por su parte el proyecto
ErronkaGarbia (Ihobe, 2017) define como fases: Diseño y planificación, Organización,
Celebración y seguimiento, Desmontaje y cierre.
En cuanto a los eventos científicos autores como Tarazona Bermúdez (2014),
Figueredo (2016) y Cumpa (2017) en el ámbito internacional, así como Regalado Miranda
(2005) y Pérez Campdesuñer (2009) en el contexto nacional han diseñado distintos modelos.
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
159
En el primero de los casos, la metodología para la organización del Congresos Internacional
de Ingeniería Industrial propuesto por Tarazona Bermúdez (2014) para la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, se declaran tres fases: Pre congreso, Congreso y Pos congreso.
Respectivamente Figueredo (2016) ha desarrolla en la XXV Jornadas Nacionales de
Derecho Civil de la Universidad Nacional del Sur en Buenos Aires, el procedimiento propuesto
por Naredo (2004). Este procedimiento está compuesto por dos etapas: etapa mecánica,
dirigida a la toma de decisiones y elordenamiento de las actividades y etapa dinámica,
encargada de determinar los recursos técnicos y humanos, ejecutar el evento y evaluar el
cumplimiento de los objetivos. En tanto, Cumpa (2017) proponen un modelo para la
Universidad de Piura descrito en tres momentos: pre evento, evento y pos evento.
Específicamente Regalado Miranda (2005) del Instituto Superior de Ciencias Médicas
de la Habana propone una metodología para la organización de eventos estudiantiles
virtuales. Esta metodología está compuesta por tres etapas: Definición y análisis de los
participantes, Organización, Elaboración de un sitio web educativo y Desarrollo del evento.
En este apartado, también se consideró el procedimiento para la organización de actos
y eventos científicos de la UHo elaborado por Pérez Campdesuñer (2009), que define cuatro
fases: Organización, Planificación, Ejecución y Cierre. Este procedimiento, aunque demuestra
la existencia de un antecedente para la gestión de eventos científicos en la Universidad de
Holguín, no va dirigido específicamente a los eventos internacionales. A su vez invierte el
orden de las dos primeras fases, la planificación antecede la organización pues se organiza
en función a lo planificado, no de forma contraria. Declara dos momentos para la planificación
que se consideran innecesarios pues la planificación debe estar dirigida en función al evento
que se desarrollará. Solo una vez terminado el ciclo de gestión y a través de la
retroalimentación, podrá comenzarse a planificar el próximo evento, pero no desarrollar dos
planificaciones paralelamente.
Además de este análisis, fue útil para la investigación el método hipotético deductivo
al formular la idea a defender. Por su parte, la entrevista, fue una herramienta útil que permitió
obtener mayor información sobre el desarrollo de los eventos. En tanto, la observación directa
permitió conocer cómo se desarrollaban las actividades relacionadas con la gestión de los
eventos internacionales en la Universidad de Holguín.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
160
Se pudo determinar que, a pesar de todas las regulaciones establecidas por el MES
para la gestión de eventos internacionales, la UHo ha mostrado insuficiencias en cuanto al
cumplimiento de las mismas. Independientemente de que el punto 16 de la Circular 2/2018
del MES refiere que el comité organizador y las demás comisiones deberán instrumentar las
acciones de promoción que garantice la participación extranjera, las diferencias en los
resultados por simposios reflejan que no todos desarrollan acciones para gestionar la
participación extranjera. Esta situación repercute sobre los ingresos. Los datos que se
muestran en la tabla 1 evidencian que no se cumple dicha indicación
Tabla 1.
Resumen de la recaudación en CUC por simposio CCI 2019
Simposios
No. Participantes
Ingreso
2017
2019
2017
2019
Ingeniería y
Desarrollo
40
81
8564.00
13410.00
Gestión
Organizacional
22
75
4268.00
12640.00
WEFLA
137
80
14329.14
10260.00
Informática
27
30
6111.00
3700,00
Ciencias
Naturales
10
11
1862.00
1950,00
Ciencias de
la Educación
66
12
8640.00
1770.00
Cultura Física
y Deporte
25
11
1670.00
1660.00
Ciencias Sociales
y Humanísticas
10
2
1310.00
360.00
Nota. Informe CCI 2019.
Por otra parte, al realizar el análisis económico financiero de los tres eventos de la
UHo, en el período 2016-2019, se pudo constatar que se cumple con el punto No. 3 de la
Circular 2/2018 del MES, que indica que los eventos deben autofinanciar todos sus gastos.
Este análisis se realizó mediante una comparación histórica entre los ingresos, el gasto en
que se incurrió y las utilidades obtenidas de cada evento. Para ello se tuvo en cuenta tanto la
moneda nacional como la moneda convertible.
Aunque los valores muestran resultados cuantitativamente favorables, con excepción
de WEFLA 2016, que generó pérdidas, es necesaria una mejor gestión organizativa de los
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
161
distintos comités, quienes deben trabajar de manera encadenada, en función de desarrollar
un evento con superior solvencia económica que permita optar por servicios de mejor calidad.
Aparte de estas anteriores, otras de las insuficiencias, representan aspectos que no
están normados en estas directivas, pero que sí repercuten en el resultado final del evento.
Un ejemplo es la relación de los participantes nacionales y extranjeros. El informe de WEFLA
2018 refiere esta relación fue desequilibrada debido a la cancelación de varios participantes
extranjeros y la confirmación a los nacionales, con reserva incluida en el hotel, situación que
repercutió sobre los ingresos. También el informe de la CIDP-JT 2018 hace referencia a esta
situación, con 15 participantes extranjeros y 22 nacionales, cuando la relación debe darse a
la inversa para lograr una sostenibilidad económica.
La carencia de un documento legal para el establecimiento de las cuotas de inscripción
ha generado que las cuantías varíen y no exista forma de controlarlo. La tabla 2 muestra como
estas cifras se modifican de un evento a otro, e incluso, en un mismo evento varían de una a
otra edición.
Tabla 2.
Valores de la cuota de inscripción
WEFLA
2016
WEFLA
2018
CCI
2017
CCI 2019
CIDP-JT 2018
Cuota
CUC
Cuota
CUP
Cuota
CUC
Cuota
CUP
Cuota
CUC
Cuota
CUP
Cuota
CUC
Cuota
CUP
Cuota
CUC
Cuota
CUP
80-150
75
50 -170
100-70
50-150
180
80-180
100-300
150
120
Nota. Informe WEFLA 2016 y 2017. Informes CCI 2017 y 2019. Informe CIDP-JT 2018
Las insuficiencias declaradas, demuestran la necesidad de desarrollar un
procedimiento que favorezca la gestión de los eventos internacionales de la UHo y contribuya
a resolver el problema científico planteado en esta investigación
El análisis de la concordancia entre los modelos y procedimientos de gestión de
eventos analizados, posibilitó determinar las distintas maneras de proceder en este campo y
la correlación existente entre estos procedimientos. En tanto para la validación prospectiva
del procedimiento propuesto fue usado el método Delphi.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
162
Método Delphi
Se siguió la metodología propuesta por González Almaguer (2000). En este se
siguieron tres tareas, cuyo contenido se desarrollan a continuación:
Primero: selección del grupo de expertos
Para esto se diseñó y aplicó una encuesta (Tabla 3) a 15 candidatos a expertos. El
elemento valorado en la encuesta fue el coeficiente de competencia.
Tabla 3.
Encuesta para la selección de expertos
Estimado compañero:
Usted ha sido seleccionado como posible experto para emitir su criterio acerca de la
viabilidad que tiene la propuesta del procedimiento para la gestión de eventos
internacionales en la Universidad de Holguín. Se necesita su colaboración como parte del
método empírico de investigación Criterio de experto. Antes de contestar la encuesta
complete los siguientes datos generales:
Nombre y apellidos:
Profesión:
Centro de trabajo:
Años de experiencia en la actividad:
Categoría docente:
Categoría científica:
Responda las siguientes preguntas de la forma más objetiva posible:
1. Marque con una “x” en la tabla siguiente, el valor que se corresponda con el grado de
conocimiento que usted posee sobre el tema. Observe que se muestra una escala
ascendente, es decir su conocimiento acerca del tema crece de 0 a 10.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
2. Realice una autovaloración del grado de influencia que cada una de las fuentes que se
presentan a continuación, han tenido en su conocimiento y criterio sobre la temática que se
investiga.
Fuentes del conocimiento
Alta
Media
Baja
Conocimiento teórico que usted posea sobre la
temática
Experiencia de trabajo
Trabajo de autores nacionales consultados
Trabajo de autores extranjeros consultados
Su propio conocimiento sobre el estado actual
del problema
Su intuición
Como resultado del procesamiento de los datos de la aplicación de la encuesta a los
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
163
posibles expertos se observó que el 66% de los candidatos poseía una competencia alta, por
lo que se pudo plantear que de forma general el coeficiente de competencia presentó valores
elevados. Para la selección del número final de expertos se utilizó lo planteado en la NC
49:1981 Calidad y su determinación se realizó mediante la expresión siguiente:
Donde:
M: cantidad de expertos
i: nivel de precisión deseado
P: proporción estimada de errores de los expertos
K: constante cuyo valor está asociado al nivel de confianza elegido
Para la realización de la investigación se trabajó con un nivel de precisión de 0.1, una
proporción estimada de errores de los expertos de 0.01 y un nivel de confianza del 99%, con
lo cual se obtuvo que el número de expertos que se seleccionaron fueran siete.
Una vez seleccionados los siete expertos con mayor coeficiente de competencia, se
elaboró el listado final de expertos y se le informó a cada uno de ellos. Al mismo tiempo se
realizó su caracterización (Tabla 4).
Tabla 4.
Listado final de expertos
No
Profesión
Centro
de
trabajo
Años de
experiencia
Categoría
docente
Categoría
científica
1
Ing. Industrial
UHo
33
Titular
Dr. C
2
Ing. Industrial
UHo
28
Titular
Dr. C
3
Lic. Química
UHo
18
Auxiliar
MSc.
4
Ing. Industrial
UHo
23
Titular
Dr. C
5
Lic. Conta. y
Finanzas
UHo
25
Titular
Dr. C
6
Ing. Industrial
UHo
10
Auxiliar
Dr. C
Ing. Industrial
UHo
30
Titular
Dr. C
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
164
7
Segundo: diseño y aplicación de la encuesta a los expertos seleccionados
Para esto se contextualizaron los criterios que utilizó_ENREF_48 (Pupo Alarcon
(2013), la que describe cuándo los criterios: conceptualización, factibilidad, aplicabilidad,
adaptabilidad, impacto e innovación se ponen en práctica para tenerlos en cuenta como
parámetros de validación (Tabla 5).
Tabla 5.
Descripción de criterios de validación
Criterio
Descripción
Conceptualización (CN)
Se define la forma en que se analizan y aplican los
conceptos y teorías estudiadas y utilizadas para el
desarrollo de la gestión de eventos
internacionales. Si se reconoce la coherencia
entre la legislación vigente y la gestión de eventos
internacionales del MES, considerando las etapas
de gestión.
Factibilidad (FC)
Se percibe determinado grado de organización en
la gestión del evento en función de los beneficios
que generará.
Aplicabilidad (AP)
Se refiere a la capacidad del procedimiento para
ser aplicado, la coherencia de su metodología y su
diseño, y si prevé el control de avance.
Adaptabilidad (AD)
Los instrumentos/modelos propuestos son
adaptables a la organización y sus procesos.
Impacto (IM)
Representa el alcance y la trascendencia del
procedimiento y que se mantendrá como una base
de conocimientos.
Innovación (IN)
Es el valor agregado del procedimiento con
respecto al uso de nuevos métodos y tendencias,
siendo innovador y conlleve a mejores resultados
en la realización de los eventos internacionales
donde se aplique.
Basado en este planteamiento y los principios que debe cumplir el procedimiento se
diseñó un instrumento para su validación donde se valoraron estos criterios en una escala de
Likert ascendente (1-5). Los resultados de la consulta realizada a los expertos fueron
tabulados y se obtuvo que el 100 % de los expertos evaluaron los aspectos sometidos a juicio
en el rango de 4 y 5. Para verificar si existió consenso en los criterios recogidos, se procedió
al procesamiento estadístico de los datos.
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
165
Tercero: procesamiento estadístico de los datos
Se tomó como base los resultados de la consulta, los cuales fueron introducidos y
procesados en el paquete estadístico SPSS versión 19.0. Se calculó el coeficiente de
concordancia de Kendall y además se efectuó la prueba de Friedman, cuyos resultados se
recogen en la tabla 6
Tabla 6.
Resultados del procesamiento estadístico de los datos
Prueba de Friedman
Coeficiente de concordancia de Kendall
Chi-cuadrado
19,000
N
7
Gl
5
W de Kendall
,794
Significación
asintótica
,002
Chi-cuadrado
19,000
Gl
5
Significación asintótica
,002
En consecuencia, con los resultados del procesamiento estadístico de los datos, se
concluyó que existe consenso entre los expertos y que este acuerdo no es casual, por lo que
el procedimiento propuesto es válido de contenido y cumple con los requisitos para su
aplicación.
3. Resultados
Partiendo del análisis teórico y metodológico sobre la gestión de eventos, las
características y tendencias actuales de este sector a nivel nacional e internacional. La
diversidad de metodologías formuladas en este ámbito y las insuficiencias identificadas en la
construcción del marco teórico metodológico, se propuso un procedimiento para la
organización de eventos internacionales.
El procedimiento propuesto se desarrolla de manera coherente en cinco fases
compuestas simultáneamente por varias etapas. Funciona como una serie cíclica donde todo
lo que se realice en una fase repercute sobre la próxima.
La Fase I. Preparación Inicial, tiene el objetivo de definir la estructura organizativa
para la conducción del evento y analizar las condiciones sobre las cuales se desarrollará. La
integran cuatro etapas:
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
166
Etapa 1. Formación del Comité Organizador.
Para esta etapa se revisó la estructura organizativa de varios eventos. Ello permitió
formar una estructura que contempla los patrones internacionales en este sentido y que se
ajusta a los requerimientos de los eventos científicos en Cuba, por lo que se llegó al consenso
que la estructura propuesta en este procedimiento deberá estar formada tal y como se muestra
en la tabla 7.
Tabla 7.
Composición de los comités del evento
Comité Organizador
Eventos Internacionales a
nivel de Universidad
Eventos Internacionales
a nivel de Facultad
Presidente
Rector de la universidad
Líder científico
Vicepresidente
Vicerrector de investigación
y posgrado
Vicedecano de
investigaciones y posgrado
de la Facultad involucrada u
otro líder científico
Secretario Científico
Metodólogo de ciencia y
técnica
Vicedecano de
Investigación,
Internacionalización y
Posgrado
Secretario Ejecutivo
Vicerrector económico
Director del Departamento
de Comercialización de
Servicios Académicos
(DCSA)
Etapa 2. Definición del objetivo del evento.
Se definirán los objetivos del evento, pues ellos justificarán el tiempo de trabajo
requerido y la planificación de los ingresos y gastos. Permitirá orientar todas las tareas hacia
este propósito y posteriormente medir y evaluar los resultados. En función a este se
determinará el nombre y la tipología del evento (congreso, convención, conferencia,
seminario, taller, simposio, coloquio, foro, otro). Elegirá la fecha del evento en el marco de la
temporada baja turística (abril-octubre) según estipulan las normativas para estos efectos.
Esta responsabilidad será tarea del vicepresidente del evento y el secretario científico.
Etapa 3. Diagnóstico.
El diagnóstico se realizará con el fin de analizarla situación del evento. Definir las
dificultades presentes en ediciones anteriores que deben corregirse. Galmés Cerezo (2010),
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
167
sugiere en esta etapa prestar atención a las debilidades y fortalezas internas, y las
oportunidades y amenazas que ofrece el entorno del evento. En función a ellos se realizará
un diagnóstico interno y externo antes de iniciar el evento, tomando como referente el informe
del evento
Etapa 4. Calendarización de las actividades generales del evento.
El comité organizador definirá las fechas de las reuniones de coordinación que se
comenzarán a realizarán a partir de la Etapa 2. En estos encuentros se irán definiendo las
actividades científicas y de apoyo del Pre evento, Evento y Pos-evento.
Sobre la base de las orientaciones y los acuerdos de estas reuniones cada comisión
definirá un plan de trabajo donde agrupará y ubicará de manera cronológica las tareas a
desarrollar, ello permitirá orientar mejor el trabajo a realizar. Este calendario pormenorizado
incluirá: descripción de la tarea, fecha de ejecución y responsable. Se utilizará el diagrama
Gantt como herramienta matemática para temporizar el trabajo y crear relaciones de
dependencia entre las actividades, en pos de lograr la operatividad en cada comisión y su
interrelación.
Fase II. Planificación, su objetivo es planificar las actividades que se desarrollarán en
el evento. Luego de definir los aspectos básicos del evento, esta segunda fase se dirigirá a
describir el proceso de planificación de las actividades científicas y de apoyo del evento.
Etapa 5. Definición de las actividades científicas.
El secretario científico definirá la temática específica del evento y las líneas de
investigación. Precisará si se realizarán actividades pre y/o pos eventos. Igualmente
puntualizará si se desarrollarán presentaciones virtuales. Establecerán los requisitos formales
de presentación para las ponencias (extensión, estructura de presentación del documento,
tamaño y tipo de letra, márgenes, etc.). Definirá en función a las líneas de investigación los
paneles o simposios que sesionarán y los respectivos coordinadores para cada uno.
A su vez estos coordinadores formarán un grupo pequeño de trabajo, la comisión de
admisión, integrado por líderes científicos y profesores para la revisión de las ponencias. Cada
coordinador tendrá la responsabilidad de gestionar la participación extranjera de su simposio,
taller, panel u otra forma organizativa.
Etapa 6. Selección de prestatarios de servicio y proveedores.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
168
En función de los intereses del evento, el presupuesto y el análisis anteriormente
realizado se seleccionarán el proveedor para el servicio de impresión, plasticado de las
credenciales, rotulación, servicios gastronómicos, servicios de transportación u otros servicios
necesarios. También se elegirá la agencia turística receptiva (nacional). Se planificarán
encuentros de incentivo con los posibles patrocinadores del evento definidos en la tapa de
diagnóstico.
Etapa 7. Definición de la cuota de inscripción.
Definirá el monto de la cuota de inscripción según el tipo de participante (estudiantes,
delegados nacionales, delegados extranjeros y acompañantes). También se definirán posibles
descuentos promocionales para quienes realicen el pago con anticipación a la fecha prevista
y precisará el monto del descuento. El valor de la cuota de inscripción y de los descuentos
promocionales, se registrará en una resolución rectoral para regular esta actividad y evitar
variaciones.
Etapa 8. Diseño de la estrategia promocional
Diseñarán los soportes promocionales: plegables, señaléticas, presentación gráfica
para los distintos simposios, el diseño de certificados, diseño del sitio web, etc. Diseñará el
logo y el eslogan, dos elementos que deben estar plasmados en cualquier documento emitido
con respecto al evento. Definirán los medios de comunicación y soportes de difusión que se
emplearán (correo electrónico, videos institucionales, comunicado en la prensa, radio,
televisión).
Relanzará la convocatoria del evento que deberá incluir: objetivos del evento,
composición del comité organizador, tema y líneas de investigación, valor de la cuota de
inscripción según categoría de participación, dirección electrónica del evento, lugar y fecha de
sesión. Para optimizar esta labor se propone usar un calendario con las acciones a desarrollar
que facilitará la distribución temporal de las tareas.
Fase III. Organización, su objetivo es organizar todo lo previamente planificado.
Etapa 9. Recepción y revisión de las ponencias.
Los coordinadores recepcionarán los resúmenes y trabajos correspondientes a su
línea de investigación a través del sitio web del evento. Informarán a su vez a Relaciones
Internacionales de los extranjeros interesados en participar.
Respectivamente cada coordinador con su equipo revisará las ponencias y listará en
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
169
orden de calidad tanto para extranjeros como nacionales.
Si durante la planificación se decidió la realización de actividades pre y/o pos evento,
en esta etapa se aprovechará la presencia de líderes científicos extranjero o nacional para
realizarles formalmente una invitación a impartir cursos o conferencias pre y/o pos evento. En
función a ellos se establecerán comunicaciones previas con estas personalidades, para
coordinar esta actividad. Por su parte los recorridos especializados pueden ser coordinados
por el comité organizador y extensión universitaria, o con la agencia receptiva, en dependencia
del recorrido que se pretenda realizar. Podrá dirigirse a instituciones del territorio o lugares
turísticos con valor histórico o patrimonial propios de la región.
Etapa 10. Elaboración del programa del evento.
En función a las actividades pre y/o pos evento seleccionadas, se elaborará un
programa. Específicamente para las actividades del evento los coordinadores elaborarán un
programa tentativo de su espacio con título de ponencias, tipo de presentación y datos básicos
del ponente. A partir de este el secretario científico conformará el programa científico del
evento, al que incluirá también las actividades colaterales programadas. Este programa se irá
ajustando según las solicitudes de participación que se vayan sumando, hasta la fecha
prevista del cierre del recibo de ponencias. Al respecto se proponen las actividades básicas
que no pueden faltar en un programa de eventos internacionales: inauguración, sesión de las
actividades científicas, reuniones o cenas protocolares, clausura.
Etapa 11. Despacho de solicitudes.
El secretario científico, máximo responsable de las actividades pre y/o pos evento
solicitará a través de la planilla de solicitud de servicios(Tabla 2.4) los requerimientos
necesarios para estas actividades, dígase servicios gastronómicos, transporte u otros.
También coordinará con la editorial la solicitud del ISBN.
Etapa 12. Relación de los participantes.
El secretario científico agrupará en un listado los participantes al evento según
categoría (ponentes, invitados, acompañantes, comité organizador y comité de apoyo), así
como la cuota de inscripción a cobrarles. Esta información se entregará al subcomité de
acreditación.
Etapa 13. Coordinación con proveedores.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
170
El Departamento de Comercialización de Servicios Académicos negociará con
proveedores, prestatarios de servicios y patrocinadores. Definirán las formas de pago y las
políticas de precio para el caso de proveedores y prestatarios de servicios. Establecerá los
contratos con la agencia receptiva, transportistas y el hotel sede. Con este último coordinará
todos los requerimientos del evento a partir de las solicitudes de las comisiones como cantidad
de invitados y VIP, cantidad de cenas o comidas protocolares, cofeebreaky salones para
actividades protocolares. También gestionará el alojamiento de los participantes de las
empresas (cantidad y tipo de habitaciones) o los pasadías
Etapa 14. Gestión de la cuenta bancaria.
La Dirección de Economía solicitará al MES y a la rectora el autorizo de la apertura de
la cuenta bancaria en CUP y CUC, a través de los modelos de solicitud de autorización de
cuenta bancaria temporal (Figura 2.1 y 2.2). Con estos documentos se solicitará BANDEC y
al BFI posteriormente la apertura de la cuenta. El BFI establecerá un contrato para la apertura
oficial de la cuenta y emitirá una licencia temporal. Por su parte BANDEC entregará al
responsable de operar la cuenta el documento: Conozca a su cliente.
Etapa 15.Coordinación de las actividades colaterales.
Extensión universitaria organizará el acto de apertura y cierre, gala, y alguna otra
actividad colateral, dígase exposición y ventas de libros, lanzamientos de libros, etc. En este
sentido evaluará los costos de la contratación de talento y lo consultará con economía.
Valorará también la posibilidad de usar el talento artístico propio del hotel.
Etapa 16. Acreditación.
La comisión acreditadora iniciará previo al evento el proceso de acreditación para que
los participantes nacionales, principalmente los asistentes de empresas, paguen su cuota de
inscripción. Una vez inscritos y que haya pagado la cuota de inscripción se les hará entrega
del módulo del evento con el programa.
Etapa 17. Control de las actividades organizativas.
Se ultimarán los detalles de las actividades científicas y de apoyo. Para ello los
coordinadores y comisiones de apoyo verificarán todas las acciones correspondientes a sus
funciones de trabajo. Prestará especial atención a las acciones susceptible al riesgo y valorará
la posibilidad de que puedan convertirse en acciones reales, situaciones para las cuales se
diseñarán alternativas (Plan B).
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
171
El secretario científico verificará que todas las actividades estén incluidas en el
programa
El secretario ejecutivo verificará estén disponibles todos los recursos y equipamientos
para los salones tanto del pre y pos evento como el evento
El DCSA rectificará con los coordinadores las solicitudes. Verificará el número de
ómnibus en función a los participantes que deben trasladarse
Los coordinadores rectificarán los listados de participantes y su relación por categoría.
Fase IV. Ejecución, su objetivo ejecutar las actividades planificadas.
Etapa 18. Desarrollo de las actividades pre evento.
Se ejecutarán las actividades pre evento diseñadas
Etapa 19. Recibimiento de los participantes.
Se realizará el recibimiento protocolario de los participantes a su llegada a la sede.
Ofrecerá un coctel de bienvenida e indicará hacia donde deben dirigirse. Durante este primer
día permanecerá en el lobby un miembro del comité de apoyo, para recibir y orientar a los
participantes a su llegada.
Etapa 20. Apertura del evento.
Se realizará la inauguración. El acto de apertura si tendrá lugar en la víspera de las
sesiones científicas, se recomienda que sea breve y no incluya conferencias. Si por el
contrario se desarrollará el día antes al inicio del programa científico podrá ser más extenso y
culminar con una conferencia inaugural. En ambos casos deberá incluir las palabras centrales
relacionadas con la actividad científica, los propósitos y características del evento, la mención
de las principales naciones representadas y las personalidades presentes. Incluirá también
actividades culturales. Posteriormente se aperturarán las sesiones científicas.
Etapa 21. Control de las actividades.
Desarrollará cada día al final de las sesiones reuniones con el Comité Organizador y
Comité Científico y de apoyo, para valorar el desempeño de las actividades según lo
planificación, el avance del evento y surgimiento de imprevistos. El Comité de Apoyo velará
porque perduren las condiciones requeridas en los locales (orden, limpieza, iluminación,
suministro de agua) y apoyará el desarrollo de las actividades científicas. Se registrarán en el
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
172
Control de Incidencias las problemáticas dadas y el área responsable. Aplicarán encuestas a
los participantes para medir: Correspondencia calidad precio. Orientación e información.
Calidad científica. Calidad de los locales. Profesionalidad del personal. Organización
Etapa 22. Clausura.
Se desarrollará el acto de clausura luego de concluidas todas las actividades del
programa. Para ello previamente se solicitará a cada coordinador la relación de participantes,
las ponencias más innovadoras e interesantes presentadas y los acuerdos y/o colaboraciones
pactadas, así como contratos firmados. En función a esta información preparará el discurso
de clausura y lanzará la convocatoria para la próxima edición.
Actividades Pos evento
Etapa 23. Desarrollo de las actividades pos evento.
Se ejecutarán las actividades pos evento diseñadas.
Etapa 24. Cierre del Evento.
Se finalizarán formalmente todas las actividades del evento. Retirará todo el
equipamiento de los salones y hará un inventario de recursos empleados, devolviéndose a las
áreas pertenecientes. Realizará el pago a proveedores y prestatarios de servicios. Se
solicitará a BANDEC y el BFI el cierre de la cuenta bancaria 30 días posterior al evento. A su
vez cada coordinador de las actividades científicas y las comisiones elaborarán un informe
sobre el desarrollo de su actividad.
Fase V. Evaluación, su objetivo es valorar la trayectoria del evento, los resultados y
el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La evaluación abarcará todas las actividades del evento científicas y de apoyo desde
la fase de planificación hasta la última etapa de la fase de ejecución. Esta evaluación revelará
los resultados generales cualitativos y cuantitativos.
Etapa 25. Evaluación de las actividades científicas.
El secretario científico en conjunto con los coordinadores valorará el desarrollo de las
actividades científicas, el cumplimiento del programa y la calidad de las ponencias. Evaluará
también el alcance de la convocatoria en términos de asistencia (cuántos y quiénes
asistieron). Siempre que se logre el número de participantes previstos podrá declararse que
el alcance de la convocatoria fue exitoso.
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
173
Actividades de apoyo
Etapa 26. Evaluación de las actividades de apoyo
Se analizarán los informes de las distintas comisiones para conocer el desempeño de
cada actividad y grupo de trabajo.
Esta evaluación general deberá realizarse con al cierre del evento con los
representantes de las distintas comisiones. Ella permitirá conocer las áreas donde mayores
problemas existieron, los aspectos que afectaron la consecución de los objetivos, los puntos
vulnerables del evento, la calidad de las actividades desarrolladas. También posibilitará definir
las oportunidades y puntos fuertes de cada una de las etapas.
Con el resultado de toda esta información se elaborará el informe final del evento a
partir del modelo propuesto para esta actividad.
Este procedimiento como consecuencia de la situación epidemiológica generada por
la Covid no ha logrado llevarse a la práctica. La última edición de los eventos internacionales
celebrada en la Universidad de Holguín, se realizó de manera virtual. A partir del mejoramiento
progresivo de la situación epidemiológica en el país se pretende comenzar la implementación
del procedimiento propuesto.
4. Discusión
Existe una extensa bibliografía especializada en la industria de los eventos, que aborda
este fenómeno desde diferentes contextos (turístico, empresarial, comunicacional, cultural,
académico, etc.). Aunque se muestra una mayor prevalencia del tema dirigido hacia los
eventos como estrategia de marketing, generalmente en contextos empresariales, como
forma de crear una imagen o relaciones entre la organización y su público.
En el contexto actual los eventos representan una técnica de comunicación y una
nueva forma de interacción que dada sus particulares característicos (posibilidad de
interactuar con el participante) propicia el logro de los objetivos de manea distintiva.
Independientemente de que existe una gran variedad de tipos de eventos muchos de
los textos coinciden en sus planteamientos sobre su proceso de gestión. En su gran mayoría
reconocen la planificación, organización, ejecución y evaluación como las fases de este
proceso.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
174
La gestión de evento constituye una actividad armónica y dinámica en la que confluyen
actividades logísticas, operativas, económicas, promocionales, tecnológicas. Requiere de
decisiones administrativa, de la dirección del capital humano y la gestión de la calidad y el
riesgo.
Son múltiples los procedimientos diseñados para su organización en función del tipo
de evento y sus objetivos.
Los eventos científicos específicamente, constituyen una forma idónea para desarrollar
la actividad investigativa, concertar proyectos, convenios e intercambiar experiencias. No
tiene fines lucrativos, pero como cualquier otro tipo de evento requiere de un proceso de
gestión para su organización.
La Universidad de Holguín promueve el desarrollo investigativo y la socialización del
conocimiento a través de los eventos científicos, espacios idóneos para estos objetivos, sus
dos grandes eventos CCI y WEFLA así lo demuestran.
En consecuencia, el procedimiento diseñado constituye un instrumento que permite
dar solución desde la perspectiva teórico práctico referencial a la problemática existente, por
lo que queda demostrado su factibilidad, al propiciarle a los organizadores de los eventos en
la UHo un instrumento para el perfeccionamiento de esta actividad.
Referencias bibliográficas
Álvarez Nobell, Alejandro; Capdevila, Ana Cecilia; Jobani, Maisa. (2016). Comunicación
estratégica, organización de eventos institucionales y ceremonial. Universidad
Nacional de Córdoba.
Alvero Francés, F. (2008). Cervantes Diccionario Manual de la Lengua Española. Editorial
Pueblo y Educación.
Bernues Olivan, Jara. (2005). Análisis de la figura del gestor de eventos a través del modelo
de gestión integral; el Modelo Canvas. (Tesis Doctoral). Universidad Complutense de
Madrid, España.
Campos García de Quevedo, Gloria y Lafuente, Carlos Fuentes. (2013). Los eventos en el
ámbito de la empresa. Revista de Comunicación de la SEECI, 32, 73-105.
Careño Morales, Tino. (2014). La gestión de festivales en tiempo de crisis: análisis de las
estrategias financieras y laborales e impacto de la recesión económica. (Tesis
Doctoral), Universidad de Barcelona, España.
http://www.firatarrega.cat/media/upload/pdf/la-gestion-de-festivales-en-tiempos-de-
crisis-tino-carreno-premi-roca-boncompte-2014_editora_14_62_1.pdf
Cumpa, Ana; Tipacti, Monica. (2017). Modelo de Organización de Eventos Científicos en
PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL
EDICIÓN CONTINUA UNIDAD DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
UTM – ECUADOR
e-ISSN 2528-8075
recus@utm.edu.ec
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Recus/index
https://doi.org/10.33936/recus.v8i3
VOL 8/No. 3/septiembre-diciembre /2023/pp. 150-176
175
UDEP bajo la metodología de dirección de proyectos. (Tesis de Maestría), Universidad
de Piura, Perú.
Galmés Cerezo, María Asunción. (2010). La organización de eventos como herramienta de
comunicación del marketing. (Tesis Doctoral), Universidad de Málaga, España.
http://libros.metabiblioteca.org/bitstream/001/356/5/978-84-9747-609-6.pdf
García Ramírez, Mauro Adrián. (2011). Los eventos como herramienta de comunicación. Su
efectividad como trasmisor de los mensajes organizacionales (Maestría), Universitat
Pompeu Fabra, España.
http://repositori.upf.edu/bitstream/handle/10230/22199/TFM_MAGarcia.pdf?sequence
=1 Tutor:
Getz, Donald; Page, Stephen J. (2016). Estudios de eventos. Teoría, investigación y política
para eventos planificados. Routledge.
Goldblatt, Joel (2002a). Evento especial; Gestión de eventos globales del siglo XXI (Vol. 3).
New York.
Goldblatt, Joel (2002b). Special Event; Twenty-first century global event management
http://www.untagsmd.ac.id/files/Perpustakaan_Digital_1/EVENT%20MANAGEMENT%20Spec
ial%20Events%20Twentyfist%20century%20global%20event%20management.pdf
Gómez de Castro, Ana (2015). La gestión, organización y producción de eventos culturales;
Un estudio de caso: Festival Sónar: Music, Creativity and Technology (1994-2013)
(Tesis Doctoral), Universidad Camilo José Cela, España.
http://dialnet.unirioja.es/servlet/tesis?codigo=47154
Herrero Ruiz, Laura. (2014). La industria creativa de la Organización de Eventos y el
Protocolo. Análisis bibliométrico de contribuciones académicas (Maestría).
Universidad de Alicante.
Maure Agüero, Guadalupe (2007). Definiciones y tendencias del turismo de eventos. Revista
Contribuciones a la Economía, 82.
Ortega Nuere, Cristina; Magdalena Izaguirre Casado (2010). Los eventos funciones y
tendencias, en los eventos: funciones y tendencias; documentos de ocio. Universidad
de Deusto.
Pupo Alarcon, N. (2013). Modelo de madurez de gestión de restricciones físicas. (Tesis de
Maestría), Universidad de Holguín.
Sánchez González, Olga. (2018). Protocolo, comunicación y seguridad en la organización de
eventos. (Tesis Doctoral), Universidad Complutense de Madrid, España.
Arianna Guerrero Hijuelos
Procedimiento para la Gestión de Eventos Internacionales. Caso Universidad de Holguín
176
Simón Simón, Paula. (2014). El Retorno de la Inversión (ROI) en los eventos, herramienta
imprescindible para la evaluación del éxito. Revista Científica de Comunicación,
Protocolo y Eventos, 13-25.
Villena López, Alejandro. (2017). Eventos. Herramienta de comunicación y su valor en el
marketing. España.
Distribución
Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-No Comercial
4.0 Internacional.
Conflicto de intereses
Los autores declaran la inexistencia de conflicto de interés con institución
o asociación comercial de cualquier índole.
Contribución de los Autores
Autor
Contribución
Arianna Guerrero Hijuelos
Introducción y metodología, resultados y
conclusiones
