ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 108-119. (Agosto. 2021).
108 Gestión documental
GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNIVERSIDADES: UNA MIRADA DESDE
LATINOAMÉRICA
Autores:
Isabel Elena Zambrano Plúa
1
Eneida María Quindemil Torrijo
2
Felipe Rumbaut León
3
Dirección para correspondencia: isabel.zambrano@utm.edu.ec
Fecha de recepción: 18 de julio de 2021
Fecha de aceptación: 20 de agosto de 2021
Fecha de publicación: 23 de agosto de 2021
Citación/como citar este artículo: Zambrano,I. E., Quindemil, E. M y Rumbaut, F. (2021). Gestión
documental en universidades: Una mirada desde Latinoamérica. ReHuSo, 6, 108-119. Recuperado
de: https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/article/view/1684
Resumen
El objetivo del presente estudio está en analizar la tendencia de la Gestión documental en las
universidades de Latinoamérica y su basamento en los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489. Los
indicadores de esta norma constituyen un medio para dar respuesta a las necesidades relativas a la
administración, gestión, generación y flujo de documentos, así como la permanencia de los
documentos de archivo en el tiempo, además de ir incorporando de forma progresiva las diferentes
actividades y regulando las prácticas efectuadas, tanto por los responsables de su gestión como por
cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus funciones. Se realizó un
estudio de tipo descriptivo, utilizándose el método de análisis documental en la revisión de los
presupuestos teóricos y en la valoración de las normativas aplicadas por 12 países de la región. Entre
el resultado se destaca que aún existen falencias en las universidades de Latinoamérica puesto que no
todas han desarrollado un proyecto para la consolidación de un Sistema de Gestión de Documentos y
Archivos. Se concluye que aún persiste la necesidad de las universidades en fortalecer conocimientos
sobre gestión de la documentación, aplicar con mayor rigurosidad la legislación de los países en los
tres niveles que se presenta: leyes del archivo nacional o archivo general de la Nación, leyes de
carácter específico y las leyes del Sistema Nacional de Archivos en cada país.
Palabras clave: Gestión documental, universidades de Latinoamérica, Norma UNE-ISO 15489,
Sistema de Gestión de Documentos y Archivos
DOCUMENTARY MANAGEMENT IN UNIVERSITIES: A VIEW FROM LATIN
AMERICA
Abstract
1
Archivo Histórico. Universidad Técnica de Manabí. ORCID: https://orcid.org/0000-0003-0291-8336 Correo
electrónico: isabel.zambrano@utm.edu.ec
2
Departamento de Ciencias de la Información y Documentación. Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. ORCID:
https://orcid.org/0000-0003-3705-6297. Correo electrónico: eneida.quindemil@utm.edu.ec
3
Departamento de Matemática y Estadística. Instituto de Ciencias Básicas. Universidad Técnica de Manabí. ORCID:
https://orcid.org/0000-0002-2510-2762. Correo electrónico: felipe.rumbaut@utm.edu.ec
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109
The objective of this study is to analyze the trend of Document Management in Latin American
universities and its basis in the requirements of the UNE-ISO15489 standard. The indicators of this
standard constitute a means to respond to the needs related to the administration, management,
generation and flow of documents, as well as the permanence of the archival documents over time,
in addition to gradually incorporating the different activities and regulating the practices carried out,
both by those responsible for their management and by any other person who creates or uses
documents in the exercise of their functions. A descriptive study was carried out, using the method
of documentary analysis in the review of the theoretical assumptions and in the assessment of the
regulations applied by 12 countries in the region. Among the results, it stands out that there are still
shortcomings in Latin American universities since not all of them have developed a project for the
consolidation of a Document and Archives Management System. It is concluded that there is still a
need for universities to strengthen knowledge about documentation management, apply more
rigorously the legislation of the countries at the three levels that are presented: laws of the national
archive or general archive of the Nation, laws of character specific and the laws of the National
Archives System in each country.
Keywords: Document management, Latin American universities, UNE-ISO 15489 Standard,
Document and Archives Management System.
Introducción
La documentación es el reflejo de la actividad administrativa de las Instituciones de Educación
Superior (IES). A nivel mundial, aún persisten problemáticas con la organización y administración
de los archivos en la mayoría de este tipo de entidades, tanto públicas como privadas. Los documentos
que se han producido a lo largo de la vida institucional, se han convertido poco a poco en fondos
acumulados; esto debido a que en muchos de los casos se ven afectados por la mala gestión
documental, impidiendo dar continuidad a los procesos internos de la organización (Freile, 2016).
Para las organizaciones y sociedad en general, resulta esencial la organización de documentos,
lo que se logra a través de la gestión documental, que según Cruz (2006) “es el conjunto de tareas y
procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los
documentos por parte de las organizaciones” (p. 17). Todas las empresas son diferentes y la gestión
documental no servirá para todos los tipos de empresa; por ello, ante esta situación, se han creado los
Sistemas de Gestión Documental (SGD). La gestión documental controla de un modo eficiente y
sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los
documentos, incorporando, gestionando y facilitando el acceso a los documentos de archivo a lo largo
del tiempo (Norma ISO-15489-1, 2001).
El rol que desempeña la gestión documental en áreas administrativas, dentro de una
organización, influye directamente en el cumplimiento satisfactorio de las funciones y
responsabilidades que allí se desarrollan; por lo tanto, el archivo es el espacio administrativo relevante
para la gestión institucional. De acuerdo con Arias, Cano, García y Raposo (2015), “para
implementarse un sistema de gestión de documentos (SGD) en las organizaciones, este debe
realizarse sobre bases archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de información,
archiveros y especialistas en tecnologías de la información” (p. 261). Lo expuesto, debe estar
amparado por una Regla Técnica que se establece en cada país sobre gestión documental.
En el ámbito universitario es fundamental la implementación de un Sistema de Gestión
Documental para viabilizar los procesos y lograr mejoras en función del acceso e integridad de los
documentos e informaciones que se generen durante las actividades administrativas, académicas,
sociales, entre otras, que tengan lugar. Al respecto, se plantea como problema de investigación: ¿Qué
elementos están presentes en la Gestión documental de las universidades latinoamericanas? ¿Se
cumple con los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489?
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110 Gestión documental
En este sentido y, de acuerdo con la investigación realizada, se señalan en la literatura dos
aspectos que se encuentran muy relacionados con el deterioro en la calidad de la gestión documental
en las universidades. Primero, hay carencia de infraestructura técnica para facilitar el acceso,
almacenamiento y procesamiento de la información; segundo, hay falta de documentos y normativas
legales de gestión documental para administrar los procesos y asegurar que los documentos se puedan
usar para la toma de decisiones. (Cárdenas et al., 2018). Cada dependencia debe contar con un Sistema
institucional que estará compuesto por: los Archivos de Gestión o Activo; la Dirección de Gestión
Documental y Archivo o la que haga sus veces; el Archivo Central; y, las autoridades y el talento
humano calificado.
A decir de los autores, resulta habitual que la información se encuentre dispersa, sin la debida
organización, y se almacene en lugares a los que rara vez se accede, lo que complica enormemente la
capacidad de las autoridades para garantizar una adecuada toma de decisiones. En este contexto, la
implantación de un Sistema de Gestión Documental (SGD) con una perspectiva integral, desarrollado
sobre la normativa legal, con base en las tecnologías de la información y enfoque en procesos,
aseguraría la calidad y mejora continua dentro de las universidades. (Cárdenas et al., 2018).
El objetivo del presente estudio está en analizar la tendencia de la Gestión documental en las
universidades de Latinoamérica y su basamento en los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489. Los
indicadores de esta norma constituyen un medio para dar respuesta a las necesidades relativas a la
administración, gestión, generación y flujo de documentos, así como la permanencia de los
documentos de archivo en el tiempo, además de ir incorporando de forma progresiva las diferentes
actividades y regulando las prácticas efectuadas, tanto por los responsables de su gestión como por
cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus funciones.
Metodología (Materiales y métodos)
Se realizó un estudio descriptivo con aplicación del método de análisis documental. La
revisión sistémica realizada, de acuerdo con los supuestos teóricos de Moreno et al., (2018), plantea
que se trata de un resumen claro y estructurado de la información disponible en documentos, artículos,
libros, revistas web, entre otras fuentes de información segura, orientadas a dar respuesta al objetivo
investigado. Fue necesario realizar un análisis general de la información científica existente en
diferentes bases de datos tales como: Dialnet, Latindex, Web of Science, Scopus, Redalyc y SciELO,
tomando en consideración las siguientes palabras clave: documentación, archivística, organización
de documentos, políticas de gestión y gestión documental, acotando la búsqueda a las universidades;
ello permitió la elaboración del artículo. Siguiendo los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489 y a
partir de las diferentes estrategias de búsqueda, se logró recopilar información de universidades
correspondientes a 12 países de la región latinoamericana, siendo éste el total de países que conformó
el campo de acción de la investigación.
Desarrollo
Gestión documental
Gauchi (2012) plantea que la gestión hace referencia a las decisiones que se tomen para
generar resultados, a la utilización de normas y procedimientos operativos para el desarrollo de
actividades enfocadas en la consecución de los objetivos de la organización de manera eficiente. Para
Mena (2005), uno de los aspectos más importantes de la gestión documental, desde el enfoque de los
archivos totales, es la implantación de sistemas integrales de tratamiento de la documentación que se
ocupen de su producción, conservación, uso y explotación, y eliminación, según las necesidades de
cada tipo de usuarios, sean los propios productores o investigadores.
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111
La gestión documental se considera responsable del control efectivo y sistemático, de la
creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos del área de gestión, incluido el
proceso de fusión y mantenimiento de información y evidencia de documentos, como una operación
organizacional. (UNE ISO-15489-1, 2006). Rodríguez (2010), supone que la gestión de documentos
es un conjunto de operaciones y de técnicas relativas a la concesión, al desarrollo, a la implementación
y a la evaluación de los sistemas administrativos que se requieren desde la creación de un documento
hasta su destrucción o su transferencia a los archivos.
Cruz (2011), entiende la gestión documental como una serie de estándares, técnicas y
conocimientos para el manejo de documentos desde el diseño documental hasta la conservación
permanente; por su parte, Wright (2013), considera que esta se encarga de proveer un control
sistemático sobre los documentos archivísticos para documentar los procesos de negocios, la toma de
decisiones y las transacciones; mientras que para Maldonado, González y Duque (2018), la gestión
documental busca incrementar la eficiencia operativa a través de la incorporación de herramientas
tecnológicas en las operaciones de la organización.
La gestión de documentos y archivos es un proceso horizontal, que se integra a todos los
procesos que se llevan a cabo en las distintas áreas de cada institución. La racionalización de los
documentos en las diferentes etapas asegura una gestión eficaz y adecuada, integrando estrategias de
procesamiento de documentos de soporte tradicionales y electrónicos en la gestión global de la
organización (Secretaría Técnica del Comité Jurídico Interamericano, 2021).
El no contar con un Sistema de Gestión Documental, esto implica que no se aprovechan todos
recursos, se dan malas prácticas, los procesos no se optimizan de forma adecuada, se dan tiempos
prolongados de forma excesiva para la consulta y problemas que no son controlados como la pérdida
de información, problemas en la recuperación, accesos no autorizados, falta de normalización,
destrucción accidental de información y ausencia en el control de versiones (Bayona y Meneses,
2021).
Para las organizaciones, la gestión documental es considerada un proceso vital sin importar
su tamaño o naturaleza; ellas deben tener la capacidad de analizar y controlar los documentos desde
la creación hasta la su disposición final, sean estos físicos o virtuales. Las TIC cumplen un rol
fundamental dadas las nuevas técnicas para el manejo documental, cuya aplicación debe fortalecer el
ciclo de vida de los documentos.
Por lo que antecede, se puede decir que una correcta gestión documental contribuye a mejorar
la eficiencia institucional. Destacando que, a pesar del incremento de la eficiencia, los documentos
contienen datos e informaciones que forman parte de los bienes intangibles y del capital intelectual,
de modo que, estos bienes deben estar disponibles para poderlos encontrar y utilizar en el momento
en que se necesiten para la toma de decisiones de una forma estratégica.
Estas decisiones que se toman permiten articular de forma coherente los recursos y
capacidades organizacionales para garantizar el cumplimiento de las metas, objetivos y la estrategia
institucional, lo que permite un desarrollo continuo y los ajustes satisfactorios en la planificación
estratégica de la organización (Rodríguez y Pinto, 2018). Por lo tanto, se requiere de una toma de
decisiones estratégicas definidas como un proceso mediante el cual la máxima/alta dirección de una
organización decide y ejecuta cursos de acción para enfrentar problemas y oportunidades externas e
internas.
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112 Gestión documental
La gestión documental en el contexto universitario
Actualmente, el desarrollo de las instituciones de educación superior (IES) se lleva a cabo en
un contexto de globalización, desarrollo científico y tecnológico y cambios políticos, que están
jugando un papel transcendental en las entidades sociales. Frente a este nuevo entorno, el principal
desafío de las universidades es transformar su labor académica, científica y cultural. Bajo un nuevo
enfoque, combina las necesidades universales de la educación superior con mayor pertinencia y
calidad para responder a las expectativas de la sociedad en la que viven.
Las IES se centran en la búsqueda sistemática para mejorar sus procesos, consciente de que
no solo deben buscar la eficacia, sino que también deben trabajar paulatinamente hacia un modelo de
gestión que mejore la eficiencia. (Muñoz, Rodríguez y Barrera, 2013). En este sentido, la literatura
señala dos aspectos que están íntimamente relacionados con el deterioro de la calidad de la gestión:
1) Falta de infraestructura técnica para facilitar el acceso, almacenamiento y procesamiento
de la información;
2) Falta de gestión y un sistema que asegure que los documentos se pueden utilizar para la
toma de decisiones. En este sentido, la información a menudo se distribuye, se almacena en
archivadores y, en muchos casos, en lugares de poco acceso, lo que aumenta enormemente la
capacidad de las autoridades para garantizar una toma de decisiones adecuada (Cárdenas et al., 2018).
Según Parra (2017), la gestión documental aplicada en las universidades debe abarcar todas
las etapas o procesos de la totalidad del documento, pues la gestión administrativa tiene como
finalidad lograr economía y eficiencia en la creación y mantenimiento de las operaciones, uso y
máxima protección o eliminación. El plan de gestión documental de la universidad debe construir su
sistema en base a los siguientes aspectos:
• La existencia de tres etapas de archivo: archivo de gestión, archivo central y archivo
histórico.
• Estructura funcional interna, gerencia, departamentos y unidades de apoyo.
• La existencia del archivo en la estructura orgánica y su dependencia orgánica al más alto
nivel.
En síntesis, se trata de lograr la implementación de un sistema de gestión documental (SGD)
con una perspectiva integral, que se desarrolle sobre la base de las leyes y normativas, que adopte un
enfoque basado en procesos y se gestione con el apoyo de las tecnologías de la información y las
comunicaciones (TIC), lo que incidiría favorablemente en la política de calidad y mejora continua.
El sistema permitirá a estas instituciones optimizar sus métodos de información, su gestión y
recuperación de información, convirtiéndose en una herramienta de apoyo a todos los procesos para
agilizar los resultados y la toma de decisiones.
Por tanto, el desafío se presenta de dos formas, una es el aumento masivo de información y la
otra es la falta de buenas prácticas para el manejo de la información. A partir de este último, la
organización necesita evaluar su impacto y determinar el riesgo del activo de alguna manera y
especificar el costo de mitigar el riesgo (Cárdenas, Wilches, Peñate y Lozada, 2018). En este contexto,
el diagnóstico debe ser el punto de partida para que las universidades comprendan las oportunidades
de mejora en la gestión documental, legitimando así el proceso de mejora y potenciando la excelencia
de la gestión de la calidad en la educación.
Las universidades tienen que organizar y utilizar sus archivos como recursos básicos de
información para actualizar a la administración. La mayoría de los archivos universitarios se han
encontrado con el mismo problema: los fondos de los archivos de documentos se encuentran
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113
almacenados y dispersos en lugares mal acondicionados, falta de ordenamiento jurídico, falta de
estructura administrativa, manuales insuficientes o inadecuados, falta de comités de archivos y muy
deficientes estrategias de manejo y conservación (Font, 2013).
La gestión documental de los colegios y universidades constituye un marco en el cual, a través
de principios metodológicos, tecnología y herramientas de archivo, se especifica, concibe, organiza,
desarrolla y evalúa el sistema de archivo de la organización, que brindan el soporte necesario para el
procesamiento de documentos. Esto hace que la accesibilidad, tratamiento y difusión del patrimonio
documental de la universidad se convierta en evidencia de sus actividades (Rodríguez y Mena, 2016).
Los documentos generados por la oficina universitaria se guardan en los archivos de gestión
o de oficina que constituyen la primera etapa de los archivos del sistema de archivos institucionales,
durante los cuales se codifican, organizan y conservan hasta su traslado al archivo general, donde se
procede a revisar y recodificar aquí, es decir: organizar, evaluar y guardar, hasta que después de que
se determine el plazo para cada tipo de composición de la serie de documentos, continúe
seleccionando los documentos a procesar.
A criterio de González, Cardentey y González (2017), poseer un sistema que integre
documentos y funciones de gestión de la calidad en las instituciones de educación superior, se
convierte en una excelente alternativa a la modernización y gestión de archivos (como fuente básica
de información académica y administrativa) utilizando la normativa aplicable con base a estándares
enseñados.
Resultados y discusión
A pesar de las buenas iniciativas que se tienen para mejorar la gestión documental, tal como
se observa en la tabla 1; son muy pocas las universidades, a nivel de Latinoamérica, donde se lleve
de forma correcta estos procesos y se logre mejoras en función del acceso e integridad de los
documentos e informaciones que se generen durante las actividades administrativas, académicas y
sociales, entre otras que tienen lugar en la institución.
Tabla 1: Gestión documental en universidades de Latinoamérica
País
REGLAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Observación
Regla Técnica
Nacional
Universidades que lo aplican
Si
No
En
proceso
México
NMX-R-100-SCFI-
2018
x
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un Sistema Nacional de
Archivos (SNA) de hecho y de
derecho.
Costa Rica
Oficialización y
entrada en vigor de
la NTN-001.
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
Guatemala
El Decreto No. 1768
del 25 de junio de
1968 sobre el
Reglamento AGN
estableció que se
rebautizó como
Archivo General de
Centroamérica
(AGCA).
Funcionará como
La información del archivo es muy
limitada. Existe un vacío en el
marco legal de los asuntos
archivísticos en el país porque la
fuente consultada no brindó
información al respecto. No se
puede encontrar a nadie más que
proporcione esos datos.
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114 Gestión documental
una institución en el
Estado de
Guatemala y
dependerá del
Ministerio de
Educación Pública.
Argentina
El decreto 1571, de
9 de octubre de
1981, viene a llenar
la carencia legal
concerniente al
expurgo de los
documentos.
Ley 25506
HONORABLE
CONGRESO DE
LA NACION
ARGENTINA
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
Perú
DIRECTIVA N°
10-2019-
AGN/DDPA
“Norma para la
organización de
documentos
archivísticos en la
entidad pública”
x
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
Colombia
DECRETO 24023-
C
En
proceso
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
Ley 80 de 1989 que creó el Archivo
General de la Nación
República
del Ecuador
ACUERDO No.
SGPR-2019- 0107
Acuerdo Ministerial
1043 Registro
Oficial Suplemento
445 de 25-feb.-2015
Ultima
modificación: 15-
jun.-2016
Constitución del
Ecuador Art. 27
(2008)
Ley Orgánica de
Educación Superior,
LOES (2010), en su
artículo 93.
NTE INEN-ISO
30300:2014
NTE INEN-ISO
18492:2014
NTE INEN-ISO
22310 :2014
NTE INEN-ISO
23081- 1:201
X
X
X
x
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
La información Archivística es
muy limitada
La información Archivística es
muy limitada
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
La información Archivística es
muy limitada
Venezuela
Constitución de la
República
x
La información Archivística es
muy limitada, no existen
estrategias orientadas a lograr la
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115
Bolivariana de
Venezuela
Ley de Archivos
Nacionales
Reglamento del
Archivo General de
la Nación
Ley Orgánica de la
Administración
Pública
Ley Orgánica de
Procedimientos
Administrativos
Reglamento Parcial
de la Ley Orgánica
de Procedimientos
Administrativos
sobre Servicios de
Información al
Público
concertación e integración de las
unidades funcionales responsables
de la gestión y comunicación de la
información
Uruguay
Legislación
archivística
uruguaya (2007 -
2019).
Ley 18220 SNA.
Ley Nº 19.768 de
27 de junio de 2019
Archivólogos.
Reconocimiento de
su condición
profesional y
regulación de su
actividad
x
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
Firma electrónica, tanto a nivel
interno como externo
Norma Uruguaya de Descripción
Archivística, NUDA (Anexo 1)
Tablas de Plazo Precaucional (TPP
Series documentales
Chile
Ley 20.766 del
2014
(MINSEGPRES)
exclusiva para la
contraloría
x
X
X
x
La información Archivística es
muy limitada.
Brasil
Ley de Acceso a la
Información de
Brasil, la LAI (Ley
12.527/2011)
x
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
Cuba
Ley Nª 714/1960
«Ley Orgánica del
Archivo Nacional».
Ley Decreto
221/2001 «De los
Archivos de la
República de
Cuba».
Ley 44/2004
«Reglamento
x
Cuenta con cuerpo normativo que
regula el quehacer archivístico, es
decir, un SNA de hecho y de
derecho.
La información archivística es muy
limitada debido a que no aplican
todas las Leyes y reglamentos.
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116 Gestión documental
General de los
Archivos del MES».
Ley 265/2009 «Del
Sistema Nacional de
los Archivos de la
República de
Cuba».
Fuente: Elaboración a partir de la revisión documental
Lo expuesto en la tabla 1, muestra que aún existen falencias en las universidades latinoamericanas
para establecer las estrategias de mejora de sus actividades administrativas y académicas; es decir,
que no todas han desarrollado un proyecto para la consolidación de un Sistema de Gestión de
Documentos y Archivos, que les permita rescatar, organizar y poner a la orden de la comunidad
universitaria los documentos que son producto de la ejecución de sus diversas actividades diarias, de
acuerdo con el cumplimiento de la responsabilidad y calidad establecidas en cuanto a las leyes y
reglamentos de los diferentes países con respecto a las IES. Estos resultados se contraponen con lo
establecido en la Norma UNE-ISO 15489, la mima indica que “La gestión documental es el área
responsable de un control eficaz y sistemático, de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso
y la disposición de documentos de archivo” (Rubio et al., 2017, p. 6).
De las universidades tomadas para este estudio, únicamente 4 establecen normas legales en
correspondencia con la archivística y gestión documental; es decir, cumplen con “el conjunto de
procedimientos y operaciones técnicas referentes a la producción, tramitación, uso, evaluación y
archivado de documentos institucionales producidos y recibidos por las instituciones del Poder
Judicial en el ejercicio de sus actividades, independientemente del soporte en que la información está
registrada” (Rubio et al., 2017, p. 6).
Se puede decir que están cumpliendo con la “declaración de intenciones que asume toda la institución
como un pilar estratégico en la cual se exponen las principales líneas de actuación, procesos,
responsables y objetivos que se pretenden desarrollar en materia de gestión de documentos y
archivos” (Comité Jurídico-Interamericano, 2021, p. 6). Lo expuesto se corrobora con el estudio de
Gómez (2018) para quién la gestión de documentos aplicada a las instituciones de educación superior
trae grandes beneficios, porque los profesores, empleados, estudiantes y proveedores pueden
beneficiarse de una organización y gestión adecuadas de los documentos.
De igual manera, se pudo percibir que las universidades deben cumplir su misión con base en
principios y valores, debido a que tienen funciones de docencia, promoción, investigación y
proyección social; producen documentos que acreditan su trabajo, y tienen que manejar estos
documentos de manera transparente, aplicar estándares internacionales y normativas nacionales
validadas en el país para crear y transferir conocimiento innovador a toda la comunidad académica y
ciudadanos.
Lo abordado reconoce que la gestión de documentos y archivos debe sustentarse en una política
común, con tendencias universales irreversibles de estandarización y aprobación, así como la
existencia de una organización de gestión con liderazgo y autoridad sobre el sistema de archivo,
permitiendo el adecuado trabajo con los documentos en todo su ciclo de vida. (Alcaldía de Quito,
2018).
De acuerdo con la Secretaría Técnica del Comité Jurídico Interamericano (2021), en la gestión de
documentos y gestión de archivos, es necesario adoptar controles y estándares adecuados, así como
procedimientos efectivos para asegurar la confiabilidad de los datos extraídos de los archivos y la
existencia de documentos completos que reflejen las actividades. Las organizaciones tienen que
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realizar los cambios pertinentes que den respuesta a las exigencias sociales. Ello requiere de una
perspectiva técnica y de gestión y de personal capacitado para la realización de un trabajo confiable,
rápido y oportuno.
Conclusiones
A través de la disertación se observa que aún persiste la necesidad de las universidades en fortalecer
sus conocimientos sobre gestión documental para que les facilite aplicar con mayor rigurosidad la
legislación de los países, que se presenta en tres niveles: leyes del archivo nacional o archivo general
de la Nación, leyes de carácter específico y las leyes del Sistema Nacional de Archivos.
Los hallazgos evidenciados indican que se está trabajando de forma empírica y con recursos
limitados, que hay factores que influyen en la obtención de mejores resultados en menor tiempo, entre
los que se destacan: factores culturales, presupuesto, estandarización de procesos y aplicación de una
política de gestión de documentos y archivos.
Como línea futura de investigación se pudiera pensar en la elaboración de una propuesta marco para
la gestión documental en universidades latinoamericanas a partir de un proyecto de investigación y
colaboración que las convoque, lo que facilitaría la homogeneidad de estos procesos en el ámbito
universitario latinoamericano.
Referencias Bibliográficas:
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Generalidades. (Aenor, Ed.). Madrid, España.
Contribución de los Autores
Autor
Contribución
Isabel Elena Zambrano Plúa
Concepción y diseño, investigación,
metodología, y redacción del documento.
Eneida María Quindemil Torrijo
Felipe Rumbaut León
Análisis e interpretación de datos, revisión del
documento.
Validación de datos, revisión de la redacción
final del documento.