ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Karelin Loor, Luis García y Jenny Cobacango
120 Identificación de metodologías
IDENTIFICACIÓN DE METODOLOGÍAS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNIVERSIDADES
Autores:
Karelin Viviana Loor Cobeña
1
Luis Alberto García Salmon
2
Jenny Giselle Cobacango Villavicencio
3
Dirección para correspondencia: karelin.loor@utm.edu.ec
Fecha de recepción: 18 de julio de 2021
Fecha de aceptación: 20 de agosto de 2021
Fecha de publicación: 23 de agosto de 2021
Citación/como citar este artículo: Loor, K., García, L. y Cobacango, J. (2021). Identificación de
metodologías para el diagnóstico de la gestión documental en universidades. ReHuSo, 6, 120-130.
Recuperado de: https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/article/view/1684
Resumen
La organización de la información es necesaria para evidenciar hechos y archivar documentos con
información fundamental para evidenciar la gestión e historia de las instituciones, públicas y privadas.
Para su cumplimiento es necesario contar con un Sistema de Gestión Documental (SGD) que regule
y permita el control del flujo de la documentación existente en cualquier organización. El objetivo de
la presente investigación es identificar metodologías para el diagnóstico de la gestión documental en
universidades, para ello se hace necesario fundamentar de forma teórica el tratamiento documental
en los archivos de gestión de las dependencias administrativas universitarias. Su importancia radica
en la contribución teórica e instrumental para diagnosticar la gestión documental en las universidades.
La metodología aplicada se sustentó en la revisión sistemática exploratoria con enfoque cualitativo
lo que contribuyó a sistematizar la teoría encontrada sobre tratamiento documental en los archivos de
gestión en las universidades. Como técnica se aplicó el método bibliográfico que permitió realizar un
análisis crítico sobre los contenidos identificados en relación a las variables de estudio y esquematizar
de forma ordenada la información recabada, aplicando la ficha bibliográfica como instrumento
sistematizador. Se concluye que, a partir de la información teórica obtenida, el diagnóstico del
tratamiento documental en los archivos de gestión de las dependencias administrativas universitarias
requiere de la identificación de elementos claves que ayuden a identificar el estado situacional de la
Gestión Documental.
Palabras clave: Tratamiento documental, metodología de diagnóstico, gestión documental, archivos
de gestión.
1
Instituto de Postgrado. Universidad Técnica de Manabí. Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información.
ORCID: https://orcid.org/0000-0003-4281-2747. Correo electrónico:loorkarelin960@gmail.com
2
Magister en Periodismo. Vicerrectorado Académico. Universidad Técnica de Manabí. ORCID. https://orcid.org/0000-
0001-7860-8508. Correo electrónico: luis.garcia@utm.edu.ec
3
Magister en Educación y Desarrollo Social, Licenciada en Contabilidad y Auditoría, Coordinadora de la Carrera
Bibliotecología, Documentación y Archivología en la Universidad Técnica de Manabí. Correo electrónico:
jenny.cobacango@gmail.com ORCID: http://orcid.org/0000-0002-2755-8712
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 120-130. (Agosto. 2021).
Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador
121
IDENTIFICATION OF METHODOLOGIES FOR THE DIAGNOSIS OF DOCUMENT
MANAGEMENT IN UNIVERSITIES
Abstract
The organization of information is necessary to evidence facts and file documents with fundamental
information to evidence the management and history of institutions, public and private. To comply
with it, it is necessary to have a Document Management System (DMS) that regulates and allows
control of the flow of existing documentation in any organization. The objective of this research is to
identify methodologies for the diagnosis of document management in universities, for this it is
necessary to theoretically substantiate the documentary treatment in the management files of the
university administrative units. Its importance lies in the theoretical and instrumental contribution to
diagnose document management in universities. The applied methodology was based on the
exploratory systematic review with a qualitative approach, which contributed to systematize the
theory found on documentary treatment in management files in universities. As a technique, the
bibliographic method was applied, which made it possible to carry out a critical analysis of the
contents identified in relation to the study variables and to schematize the information collected in an
orderly manner, applying the bibliographic record as a systematizing instrument. It is concluded that,
based on the theoretical information obtained, the diagnosis of the documentary treatment in the
management files of the university administrative units requires the identification of key elements
that help to identify the situational status of Document Management.
Keywords: Document processing, diagnostic methodology, document management, management
files.
Introducción
A nivel mundial, la información para las organizaciones, principalmente en las de tipo universitario,
se han convertido en un recurso fundamental para alcanzar el desarrollo institucional. En este nivel
se encuentran los fondos documentales organizacionales los cuales, una vez cumplido su ciclo de
vida, son transferidos al Archivo Histórico para la salvaguarda de los documentos e informaciones
que sustentan la vida administrativa institucional. La necesidad de la descripción archivística se ha
basado siempre en la imposibilidad de que el usuario de archivo pueda examinar físicamente todos
los documentos custodiados en el mismo, hasta encontrar aquellos que sean de su interés.
En las organizaciones existen diferentes tipos de documentos sean administrativos o de prestación de
servicio; para ello, se requiere de una organización de archivos de forma tradicional y tecnológica
como respaldo de la documentación. Según Castillo y Osorio (2011), son del criterio que se
documente lo que se hace, para poder valorar el cumplimiento de metas y objetivos de la organización,
así como también establecer parámetros para regular el progreso respecto a la mejora y la calidad que
se pretende. Por ello, la finalidad de la catalogación es la identificación, descripción y clasificación
de diversos documentos de acuerdo con los intereses científicos del personal técnico o de los
investigadores del área científica correspondiente que serán sus usuarios más habituales.
La importancia de la gestión documental se centra en evitar la pérdida o deterioro de documentos
históricos, debido a que con un correcto tratamiento están seguros en un servidor documental central.
También se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos (Vázquez, 2018); por lo tanto, engloba un
conjunto de operaciones comprometidas en la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción,
mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, es decir,
desde el momento de su concepción hasta su ingreso en las instituciones de archivos. Por tal razón,
el análisis del estado de la gestión de documentos en los actuales momentos es inseparable de la
identificación de los riesgos a los que se enfrentan como resultado de la gestión de la información
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Karelin Loor, Luis García y Jenny Cobacango
122 Identificación de metodologías
que proporciona evidencia de sus actividades organizacionales. De acuerdo al Archivo General de la
Nación de Colombia (2017) la gestión documental se define como “…el conjunto de operaciones
técnicas que hacen referencia a la creación, mantenimiento, uso y selección de los documentos e
información que estos contienen. Es el registro general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental la clasificación y la reserva o
confidencialidad y el destino final”.
La gestión documental debe ser considerada como un proceso de gestión de riesgos, siendo necesario
la realización del diagnóstico sobre la gestión de documentos, lo que conduce a determinar su estado
de madurez en las capacidades de toma de decisiones, transparencia. responsabilidad e información
de calidad -verdadera, confiable, completa y accesible- que contribuya a evidenciar las actividades y
acciones institucionales (Ministerio del Trabajo, 2014). Para ello se requiere de la realización de un
diagnóstico, el mismo permite buscar e identificar problemas, oportunidades y metas, así como
analizar y evaluar la información del programa y las necesidades de mantenimiento, planes de mejora
y planes de emergencia (L. Fernández, 2001).
En pos de la búsqueda de la excelencia y calidad, las Instituciones de Educación Superior (IES)
ecuatorianas tienen una responsabilidad establecida en la Constitución del Ecuador Art. 27 (Asamblea
Nacional, 2011) “La educación es indispensable para el conocimiento, el ejercicio de los derechos y
la construcción de un país soberano, y constituye un eje estratégico para el desarrollo nacional” (p.16).
De igual forma, la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES, 2010), en su artículo 93 tipifica que
“El principio de calidad como la búsqueda constante y sistemática de la excelencia, la pertinencia,
producción óptima, transmisión del conocimiento y desarrollo del pensamiento mediante la
autocrítica, la crítica externa y el mejoramiento permanente” (p.24).
A pesar de lo expuesto, en la República del Ecuador, hasta el año 2015, no existen registros de análisis
y diagnóstico sobre el estado de los archivos universitarios. Si bien existen disposiciones para IES
contempladas en la Ley Orgánica de Educación Superior y la Constitución de la República, no existen
parámetros para evaluar la gestión de los documentos producidos por estas instituciones y no existe
una supervisión y regulación estandarizada del documento. proceso de procesamiento en las IES
(UNESCO, 2015). Entre el 2000 y 2011 en el Ecuador se han realizado cuatro diagnósticos con la
finalidad de medir el grado de conservación que tienen los archivos institucionales patrocinados por:
El programa Memorias del Mundo de UNESCO (2001); el segundo como iniciativa de la Asociación
de Historiadores del Ecuador ADHIEC (2003); en el periodo 2009-2010 bajo el Decreto de
Emergencia del Patrimonio Cultural y el realizado por el Catastro Nacional de Archivos del
Ministerio de Cultura en el 2011.
Este tema no está aislado de las IES del Ecuador, en el marco de las instituciones nacionales, las
autoridades están cada vez más preocupadas por lograr un mayor control y organización de la
información generada. En consecuencia, este documento que se presenta es un breve resumen del
diagnóstico realizado sobre los hallazgos de la revisión bibliográfica, basado en datos proporcionados
por universidades apoyados en la preocupación de las autoridades por mejorar la gestión de sus
documentos institucionales.
Metodología
El diseño metodológico de este estudio incluyó la búsqueda y recuperación de literatura que abordó
el tema sobre instrumentación para diagnosticar la Gestión Documental en las organizaciones
públicas y privadas, de manera sintetizada. Se implementó la revisión documental sobre contenidos
relacionados al tratamiento de documentos en los archivos de gestión en las universidades. Como
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 120-130. (Agosto. 2021).
Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador
123
técnica se aplicó la ficha bibliográfica para explicar teóricamente las variables y esquematizar de
forma ordenada la información. En tal sentido se consultaron diferentes bases de datos técnico-
científicas para seleccionar bibliografía sobre el tema en estudio, identificando los principales autores
relacionados con dichas investigaciones y su producción científica existente en espacios de la ciencia
con impacto regional y mundial. La técnica bibliométrica tomó como referencia en la búsqueda
palabras claves tales como: Tratamiento documental, metodologías de diagnóstico, gestión
documental, archivos de gestión. Sin embargo, la muestra bibliográfica seleccionada no pudo ser
representativa, sino que respondió a criterios de discrecionalidad sobre el tema abordado en el trabajo.
Desarrollo
Gestión documental
En los años 40 y del 50 la administración pública enfatizó la importancia a la tenencia y organización
de sus documentos administrativos por lo que surgió la llamada Gestión de Archivos Administrativos
y Registros organizacionales. Era la época de analizar cómo controlar los grandes volúmenes de
documentos que se generaban, asegurar su conservación y accesibilidad. Conservación, por los plazos
estrictamente necesarios vinculado a la economía del espacio; accesibilidad, para respaldar la
actuación de las administraciones ante situaciones que demandaban probar determinados hechos y
operaciones (Vázquez, 2018).
De acuerdo a Gloria (2000) “La Gestión de Archivos Administrativos y Registros organizacionales
tuvo sus antecedentes tanto en teorías administrativas que evolucionaron con gran fuerza en la
primera mitad del Siglo XX, como en los métodos archivísticos que se empleaban desde la antigüedad
por las administraciones de cada época”. También Heredia (1998) define a la gestión documental
como “la acción de gestionar o de administrar, equiparando gestión a administración. Si nos vamos a
la acción verbal gestionar es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio y administrar es
ordenar, disponer, organizar a hacienda o bienes” (pág. 36). La gestión documental fundamenta en el
uso de tecnologías y procedimientos que permiten el acceso unificado a información que existe en
los archivos ya sea de una empresa o una biblioteca. Según Vázquez (2018) la gestión de documentos
de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier
otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos
de archivo en una organización incluye:
• El establecimiento de políticas y normas
• La asignación de responsabilidades y competencias
• La fijación y promulgación de procedimientos y directrices
• La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso
• El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados
• La integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la
organización.
La ISO 30302 del 2015 destaca por su utilidad la relación de indicadores para el proceso de evaluación
del desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental, el sistema de auditoría interna
y la participación del nivel directivo en el proceso de revisión, de igual forma las evidencias que se
deben crear, conservar y controlar cada una de las dimensiones, como aspectos relevantes en las
metodologías abordadas (Puerta y Mena, 2018).
De acuerdo a Parra (2018) “El éxito de la gestión documental depende en gran medida del grado de
implicación de los órganos de decisión de cada organismo y de la colaboración de todas sus unidades”
(p. 128). Las universidades no están exentas a esa Organización, son igualmente generadoras y
receptoras de documentos e información que sirven para conocer su evolución académica y
administrativa, facilitan la toma de decisiones basadas en antecedentes y son primordiales para dar
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Karelin Loor, Luis García y Jenny Cobacango
124 Identificación de metodologías
respuestas oportunas a las consultas y solicitudes de la comunidad universitaria, y de su gestión,
dependerá su acceso y disponibilidad, todos deben recurrir con frecuencia a los documentos
producido para la toma de decisiones, además de servir como evidencia para conservar la memoria
para el futuro.
Archivos de gestión
Los Archivos de Gestión de acuerdo a Rodriguez (2013) es el archivo de la oficina productora de los
documentos, en los que se reúne la documentación en trámite o sometida de alguna forma a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas; incluso, después de que se hayan
completado los procedimientos administrativos y determinar el flujo de los documentos, recuperar
información de la misma, determinar el tiempo durante el cual se deben conservarlos , eliminar los
documentos que ya no están en uso y asegurar que los más valiosos se conserven indefinidamente,
aplicando principios de racionalización y economía (Soria y Diaz, 2020). Estos archivos servirán
como testimonio e información para usuarios o institución que lo produce, para los ciudadanos o para
servir de fuentes de historia (Fernández, 2015).
Por lo tanto, si deben mantenerse dentro de su alcance está sujeto a la opinión del organismo
competente. Regularmente transfieren sus archivos a los archivos generales y, de forma habitual, no
pueden conservar archivos de más de cinco años, a menos que el organismo regulador apruebe sus
excepciones.
La gestión de los archivos depende orgánicamente de las instituciones superiores e instructivas que
lo constituyen, aunque funcionalmente se encuentran restringidas por los reglamentos técnicos de
archivos de carácter normativo, asistencial e inspección técnica desde la función de coordinación del
sistema de archivos de la Secretaría General. El responsable de los archivos es el comprometido de
recolectar y mantener los documentos generados por la unidad en sus actividades, velando por su
control, adecuado almacenamiento e instalación apropiada. Estos departamentos tienen la
característica de gestionar archivos, por lo que es una etapa previa a los archivos generales y
periódicamente trasladan sus documentos a esta etapa dentro del plazo fijado por la agencia
reguladora. La tarea de cada sección es asegurar que la gestión de los archivos esté dentro del alcance
de sus respectivas sedes, cumplir con las leyes y normativas vigentes y aplicar todas las instrucciones
y especificaciones técnicas generadas por la dirección del sistema de archivos. (España, 2013)
A veces, la práctica de comprender la gestión de documentos suele ser una tarea algo complicada
debido a los conceptos que se manejan al realizar el proceso de gestión de la información; por lo
tanto, tenemos que explicar uno de los conceptos más importantes, los archivos. La gestión
documental se refiere a la correcta gestión técnica de la información generada y recibida por la
empresa durante todo el ciclo de vida de la misma. Lo anterior garantiza la integridad y el acceso
seguro de la información registrada en todos los archivos. (Documental, 2018). Entonces, la gestión
documental es una actividad que produce repercusiones a partir de la aparición de los documentos,
forma parte de las actividades administrativas y se recibe, utiliza y conserva en ella, para convertirse
en evidencia de la realidad y convertirse en documentos históricos (Aranda, Ruiz y Mena, 2012).
Los documentos de gestión también se denominan documentos activos y, por su relevancia y relación
con los procedimientos de la organización, siempre se encuentran en un estado dinámico. Este tipo
de archivo a menudo se procesa internamente y el tiempo de almacenamiento es de 1 a 15 años. Se
debe tener en cuenta que el ciclo de vida de un documento guardado en este archivo consta de las
siguientes etapas: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación,
disposición final.
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 120-130. (Agosto. 2021).
Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador
125
De esta forma, la comprensión de qué es un archivo y qué representa se desglosa en un propósito
central que permite el desarrollo de la gestión documental. Sin el uso de archivos no se puede realizar
la tarea más importante, que se puede resumir en: clasificación. La clasificación proporciona orden,
eficacia y eficiencia para el desarrollo de las responsabilidades de gestión de la información y la
automatización de procesos (Documental, 2018).
Metodología diagnóstica para la gestión documental
El diagnóstico de archivos promueve y facilita la formulación de programas Correctivos basados en
el reconocimiento de las deficiencias, para priorizar aquellas cuyos resultados arrojados son más
relevantes y por ende deben ser mejorados. En este sentido, el diagnóstico de archivo contribuye
sustancialmente a la planificación estratégica y operativa del archivo, para proyectar un mejoramiento
real y acorde a la situación del mismo, asegurando la eficiencia y eficacia de servicio que se presta
(Zúñiga, 2018).
Los archivos en la República del Ecuador se encuentran tipificados en un marco legal y jurídico
vigente desde junio de 1982, con la Ley promulgada del Sistema Nacional de Archivos. Esta
legislación surgió teniendo en cuenta dos observaciones para su expedición: a) Considerar a los
archivos y la documentación que encierran como patrimonio del Estado, y; b) Asumir el compromiso
de implantar el Sistema Nacional de Archivos en el Ecuador.
Lo expuesto, es una base para hacer referencia a la gestión de los documentos con que cuenta una
institución, el uso de técnicas y herramientas clásicas son insuficientes, lo que exige que se replanteen
las estrategias para que su alcance contemple aspectos que suponen ser necesarios para una adecuada
administración y control de la información (Cárdenas et al., 2018). Como principal referencia para el
diseño e implementación del SGD, la norma debe proporcionar un marco de referencia para el
desarrollo e implementación del sistema y para realizarlo es necesario desarrollar herramientas menos
detalladas, definidas en contexto. El estándar requiere que la organización formule una política formal
de gestión de documentos como requisito principal, la política asigna responsabilidades y asegura
que todos los documentos y datos con valor probatorio se procesen correctamente. Posteriormente,
es necesario definir los procesos a ejecutar de manera controlada a través de herramientas como tablas
de clasificación, tablas de control, tablas de acceso y esquemas de metadatos, así como los
procedimientos para el uso de estas herramientas. Todo tiene que estar establecido de acuerdo con los
requisitos mínimos del SGD y los requisitos mínimos para los documentos (Potable, 2016).
Como objetivo, es posible determinar en qué medida el Sistema de Información Orfeo cumple con
los requisitos esperados en la norma. También es necesario identificar aspectos clave que requieren
especial atención antes de implementar un SGD apoyado en herramientas informáticas.
Requiere una interacción continua y basada en evidencias entre los participantes, los documentos
básicos del SGD para lograr la coordinación con otros subsistemas desde el inicio y tener confianza
en la producción de documentos optimizados ajustados de acuerdo a las necesidades de la
organización, para que las expectativas de las partes interesadas se puedan promover la rendición de
cuentas, como materia importante. También es necesario asegurarse de que los documentos
producidos durante el proceso de producción se ajusten a las características de los documentos.
(Potable, 2016).
El desarrollo actual de la Gestión Documental es heredero de la profunda crisis de fraude y corrupción
ocurrida a nivel global en la década de los 2000, que puso de manifesto los riesgos a los que se
enfrentan las organizaciones al introducir aplicaciones tecnológicas de información sin que preste
atención a llevar una adecuada gestión y que esta sea de calidad. Esta situación propició la aparición
de soluciones de carácter legislativo como normativo para enfrentar las diversas situaciones de riesgo
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Karelin Loor, Luis García y Jenny Cobacango
126 Identificación de metodologías
que se presenten, destacándose dentro de las últimas el surgimiento de un conjunto de metodologías
y herramientas para diagnosticar, evaluar o caracterizar el estado de situación de la Gestión
Documental en las instituciones con un enfoque de gestión de riesgos sobre la calidad de la
información.
Estas metodologías son el Modelo de Madurez de Gobernanza de la Información. Principios de
Gestión Documental Generalmente Aceptados, el Modelo de Gestión de Documentos y
Administración de Archivos (MGDAA) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información
(RTAI) y CHECK-UP 2.0. A ellas se unió en 2015 el enfoque de evaluación de Sistema de Gestión
para Documentos ofrecido por la familia ISO 30300 y en particular por la ISO 30302: 2015. En
relación con CHECKUP 2.0 si bien estableció requisitos mínimos para la gestión de información y
documentos, incluidos sus marcos, y los procesos de creación, captura y destrucción de documentos,
y facilitó la publicación y uso extensivo de políticas, normas y directrices el contexto australiano, su
enfoque casi restrictivo a la problemática de dicha administración y la considerable disminución de
su uso a partir del año 2014, nos conduce a considerar que los modelos de GARP-IG y MGDAA son
más útiles para las necesidades de evaluación de la Gestión Documental en la actualidad (Puerta y
Mena, 2018)
De todas las metodologías se considera GARP-IG, entre los modelos analizados el más conocido y
aplicado a nivel internacional, dada las fortalezas y bondades al proporcionar buenas prácticas para
la responsabilidad y la transparencia dentro de las instituciones, estableciendo adecuados criterios
para la integridad de los documentos.
Resultados y Discusión
Dando cumplimiento al objetivo de fundamentar de forma teórica el tratamiento documental en los
archivos de gestión de las dependencias administrativas universitarias, se filtró algunas
investigaciones realizadas a universidades de Latinoamérica donde se han realizado diagnósticos para
determinar la existencia de Sistemas de Gestión Documental y Normativas que regulen sus procesos
y controles de la información generada durante las actividades administrativas, académicas y sociales
en los centros universitarios.
La gestión documental es una actividad que influye en la apariencia de los documentos, forma parte
de las actividades administrativas en las que se reciben, utilizan y almacenan documentos para que
se conviertan en evidencia de la realidad y puedan convertirse en documentos históricos. A través de
las distintas etapas del ciclo de vida se garantiza una mayor eficiencia y eficacia del trabajo, lo que
se traduce en organización, agilidad y rentabilidad. Por ello, es necesario estudiar continuamente el
SGD o algunos de sus procesos para conocer el estado de la organización, empresa o grupo con el fin
de verificar la realidad y desarrollar mejoras, para lo cual se sugiere la realización de diagnósticos
para dar solución a este tipo de problema. En la siguiente tabla se presentan algunas universidades de
Latinoamérica donde se han realizado diagnósticos del tratamiento documental en los archivos de
gestión de las dependencias administrativas y académicas.
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 120-130. (Agosto. 2021).
Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador
127
Tabla 1. Diagnóstico del tratamiento documental en los archivos de gestión de las dependencias
administrativas universitarias
Universidad
Sistema de
gestión
documental
Instrumentos de
diagnóstico para
recabar información y
ver el estado de
cuestión
Metodología aplicada
Universidad
Central Marta
Abreu de las
Villas. Cuba
Inexistencia de un
SGD y de Archivos
Cuestionarios y
formularios
DIRKS Designing and
Implementing
Recordkeeping System
(Diseño e implementación
de sistemas de gestión de
registros). S
Universidad
Autónoma de
México
Carencia de un
Sistema Integral de
Archivos
Universitarios
Cuestionarios y
entrevistas
CHECK-UP 2.0 del Archivo
Nacional de Australia
Universidad de
La Habana
Carencia de un
SGD.
Encuesta y entrevista
La metodología cumple con
los principios de la
Gobernanza de la
Información, sobre las bases
normativas del contexto
nacional.
Universidad
Técnica de
Manabí
No existe en la
actualidad un SGD
y normativas que
regulen sus
procesos y
controles.
El cuestionario de
autoevaluación que
propone el MGDAA
Modelo de Gestión de
Documentos y
Administración de Archivos
(MGDAA).
Fuente: Investigación propia.
Elaborado por: la Investigadora.
La literatura archivística internacional propone varios métodos de prácticas para el diagnóstico de la
gestión de archivos. Todos responden a ciertas recomendaciones de sus programas y se basan en estos
métodos teóricos, incluida la forma en que prefieren nombrar la investigación, ya sea diagnóstica,
investigación de situación o análisis de los antecedentes de gestión de documentos en las
dependencias universitarias.
El diagnóstico resume la situación actual, donde la explotación documental es prominente; esto ha
derivado en pérdida irreparable de documentos, traslados irregulares de primaria y secundaria de
entidades universitarias y filiales, falta de etapas de evaluación, selección y eliminación, e
inadecuación para proteger colegios, centros e investigación, espacio físico y despacho general.
La revisión bibliográfica permitió rescatar que en muchas de las dependencias universitarias no miden
las ocho variables como son: Política de gestión documental; gobierno abierto y transparencia;
administración electrónica; valoración; control intelectual y representación; control de acceso; control
físico y conservación y servicios (UNESCO, 2015). Si se hace referencia a estudios semejantes el
investigado, se pueden mencionar la Universidad Central Marta Abreu de las Villas. Cuba,
Universidad Autónoma de México, Universidad de La Habana y la Universidad Técnica de Manabí,
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Karelin Loor, Luis García y Jenny Cobacango
128 Identificación de metodologías
en al cual se han aplicado encuesta, entrevistas y cuestionario desarrollado para la recogida de
información sobre los fondos documentales, contiene las variables siguientes como datos generales,
datos de la unidad administrativa, ubicación, instalación y organización de la documentación
administrativa, datos sobre la documentación existente en Archivos administrativos, datos sobre la
documentación de apoyo informativo, datos sobre necesidades informativas, observaciones, entre
otros (Aranda, Ruiz y Mena, 2012).
En la Universidad Técnica de Manabí no existe, en la actualidad, normativa sobre Gestión
Documental que regule sus procesos y controles, por lo tanto, se entiende su bajo nivel de desarrollo
en cuanto a la GD, por lo que se consideró oportuno aplicar el cuestionario de autoevaluación sólo en
el nivel inicial. Se identifica, categóricamente, a la Gestión Documental como un sistema articulado
que ofrece la infraestructura necesaria, sobre la base de herramientas normativas, operativas y
evaluadoras, con las condiciones necesarias para crear capacidades organizacionales, que permite
generar y brindar información veraz sobre sus actuaciones, corroborando, comparando, analizando y
evaluando con efectividad y eficiencia el ejercicio administrativo institucional, coadyuvando de esta
manera a evitar los potenciales riesgos de manipulación de la información y consecuentemente de
fraude y corrupción.
Siguiendo con la investigación se pudo conocer que en cada una de las entidades donde se han
realizado diagnósticos se coincide en que más del 70% de los archivos ecuatorianos corren un riesgo
importante de deterioro y que más del 40% no ejecutan normas técnicas para su organización. Sobre
la base de esta información, se han desarrollado varios planes y proyectos tendientes a normalizar la
gestión de los archivos institucionales, especialmente los del sector público (UNESCO, 2015).
Los resultados obtenidos, demostrados y graficados en la presente investigación muestran niveles
cualitativos muy bajos en los aspectos de conocimiento, implementación y funcionamiento Total en
relación con las variables estudiadas y que forman parte estructural de la Gestión Documental de la
Universidad Técnica de Manabí, lo que determina que el estado actual de la gestión de documentos
sea diagnosticado como deficiente, representando un alto riesgo en las intenciones de evidenciar las
funciones sustantivas de esta organización y de transparentar su gestión corporativa (García y Mena,
2020), todo esto debido a que en la actualidad, no se cuenta con normativas sobre Gestión Documental
que regulen sus procesos y controles y que por lo tanto era de esperar un bajo desarrollo de los
mismos.
Cuando no existe un sistema de gestión unificado y existe una situación de abuso y desarrollo de
recursos, se aplica únicamente prácticas documentales basadas en la intuición o estándares
personales, o simplemente seguir prácticas heredadas, no considerar su aplicabilidad y estar siempre
afectado por cambios constantes. Las opiniones de las personas a veces tienen consecuencias
irreparables. Según García y Mena (2020) todo esto permitió conocer que las metodologías para la
identificación del estado de la gestión documental de las dependencias universitarias aún son escasas,
a pesar de ser un tema que ha comenzado desde muchos años atrás, principalmente a partir de la
publicación de la familia de las normas ISO 30300 en 2011 y de la cual está relacionada con la
certificación de procesos de gestión documental aún no ha visto la luz.
Por lo antes expuesto, uno de los aspectos que sin lugar a dudas orientó al desarrollo de esta
investigación fue definir la metodología, para la aplicación de las acciones e instrumentos para la
realización del diagnóstico del tratamiento documental en los archivos de gestión de las dependencias
administrativas universitarias y posterior a ello sugerir una metodología de diagnóstico para
identificar el estado de la Gestión Documental, teniendo que es el Modelo de Gestión de Documentos
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 120-130. (Agosto. 2021).
Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador
129
y Administración de Archivos (MGDAA) elaborado por la Red de Transparencia y Acceso a la
Información de América Latina (RTAIAL) por su efectiva utilidad en escenarios de Gestión
Documental para América Latina, a sabiendas que en la República del Ecuador fue aplicada para la
evaluación de la Gestión Documental en el Archivo Nacional y la Defensoría del Pueblo
Conclusiones
Para finalizar con este trabajo de investigación, se concluye que, el diagnóstico de gestión documental
en las universidades permite identificar brechas y evaluar los riesgos de los documentos y su gestión
para asegurar que los directivos y administradores utilicen información de alta calidad para tomar
decisiones y establecer prioridades para la mejora continua y gobernanza de la información. Con estos
resultados es oportuno resaltar que el mejoramiento del estado situacional de un archivo en específico,
necesitará de la aplicación de una metodología de diagnóstico que permita recolectar información de
su estado y resultados logrados.
En las universidades aún persiste la necesidad de fortalecer conocimientos sobre gestión de la
documentación, esto de acuerdo a los estudios de diagnósticos realizados en universidades para
identificar claramente la gestión documental como un sistema articulado, donde se conozca sobre
infraestructura, especificaciones, operaciones y herramientas de evaluación existentes sobre las
actividades administrativas de la organización de manera efectiva y eficiente, para de esta manera
ayudar a evitar riesgos potenciales de manipulación de información, evitando así el fraude y la
corrupción.
Referencias Bibliográficas:
Aranda, O.; Ruiz, A.; Mena, M. (2012). Diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en
la universidad central marta abreu de las Villas. Cuba: Caso de estudio. Revista Espanola de
Documentacion Cientifica, 35(4), 573–598. https://doi.org/10.3989/redc.2012.4.883
Archivo-GEneral-de-la-Nación. (2017). Elaboración y actualización de los instrumentos de control
y consulta archivística. Cuadro General de Clasificación Archivística. Catálogo de
Disposición Documental.
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/328424/Elaboraci_n_CGCA_y_CDD2.pdf
Asamblea-Nacional. (2011). Constitucion de la republica del ecuador 2008. 1–136.
https://www.oas.org/juridico/pdfs/mesicic4_ecu_const.pdf
Cárdenas, G.; Wilches, A.; Peñate, Y.; Lozada, D. (2018). La gestión documental en la Universidad
de Guayaquil : situación actual y retos futuros. Revista Espacios, 39(43), 1–10.
http://www.revistaespacios.com/a18v39n43/a18v39n43p10.pdf
Castillo, J.; Osorio, C. (2011). La Información Documental Para La Implementación de Sistemas de
Gestión de Calidad Aplicando la Metodología de Sistemas Blandos. Anales de
Documentación, 14(1), 1–17. https://doi.org/10.6018/analesdoc.14.1.119821
Documental, A. G. (2018). ¿Qué se conoce como Archivo, en la Gestión Documental? 1(1), 5.
https://atsgestion.net/archivo-gestion-documental/
España, G. de. (2013). Archivo General y Sistema de ARCHIVOS. 1.
http://www.interior.gob.es/web/archivos-y-documentacion/archivo-general-sistema/sistema-
archivistico/archivos/archivos-de-gestion
Fernández, F. (2015). Sistemas de archivo y clasificación de documentos. (E. T. Formación. (ed.)).
Fernández, L. (2001). Gestión Documental. Revista Digital Sociedad de La Información.
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
García, L.; Mena, M. (2020). Diagnóstico del estado de la gestión documental en la Universidad
Técnica. 41(9), 1–20.
https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac41ab70-
e369-9990-c6f4-1774e8d9a5fa
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Karelin Loor, Luis García y Jenny Cobacango
130 Identificación de metodologías
Gloria, P. (2000). Gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento:
evolución y sinergias. (T. I. de información científica y Gómez (ed.)).
Heredia, A. (1998). El Debate sobre la gestión documental (Andalucia. (ed.)).
LOES. (2010). Registro Oficial Suplemento 298 de 12-oct.-2010.
https://procuraduria.utpl.edu.ec/sitios/documentos/NormativasPublicas/Ley Orgánica de
Educación Superior Codificada
Ministerio-del-Trabajo. (2014). Decreto_1443_Sgsss.
https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac41ab70-
e369-9990-c6f4-1774e8d9a5fa
Parra, M. (2018). La gestion documental en las universidades públicas de bogotá d.c.: aplicación
normatividad. Pesquisa Brasileira Em Ciência Da Informação e Biblioteconomia, 13(2), 122–
145. https://doi.org/10.22478/ufpb.1981-0695.2018v13n2.43031
Potable, A. (2016). INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL , ARCHIVO Y TIC ’ S-GD Sistema
de Gestión Documental 20 de octubre de.
https://www.cra.gov.co/documents/DIAGNOSTICO-INTEGRAL-GESTION-
DOCUMENTAL.pdf
Puerta, M.; Mena, M. (2018). Modelos de diagnósticos de Gestión Documental en escenarios de
Gobernanza de la Información y Gestión de Riesgos. 16.
file:///C:/Users/adiazj/AppData/Local/Temp/815-2661-1-PB.pdf
Rodriguez, M. (2013). Sistema De Gestión Documental de la Universidad Nacional Agraria -
Nicaragua (SIGDUNA) [Univerida Internacional de Andalucia].
http://dspace.unia.es/bitstream/handle/10334/2472/0431_Rodriguez.pdf?sequence=1
Soria, K.; Diaz, G. (2020). Diseño de un Sistema de Gestión Documental para uso interno e la
Universidad de Otavalo. Revista Conrado, 16(73), 157–164.
https://www.mendeley.com/catalogue/43aa3978-9e40-3d4b-a42a-9f77b74f49ac/
UNESCO. (2015). Encuesta nacional de situación de archivos universitarios. 1–11.
http://rauec.gob.ec/images/LECTURAS2MODULO/EncuestadeSituaciondeArchivosUniversit
arios.pdf
Vázquez, L. (2018). Propuesta de un Sistema de Gestión Documental, para la conservación del
archivo histórico del Centro de Documentación Regional Juan Bautista Vázquez de la
Universidad de Cuenca. 127. http://dspace.espoch.edu.ec/handle/123456789/8303
Zúñiga, R. (2018). Propuesta de modelo de diagnóstico integral para archivos históricos.
http://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/6374/1/T2715-MASGD-Zuñiga-Propuesta.pdf
Contribución de los Autores
Autor
Karelin Viviana Loor Cobeña
Luis Alberto García Salmon
Jenny Giselle Cobacango Villavicencio