ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales e-ISSN 2550-6587
Daysi Mero, Luis García y Genny Cobacango
98 Gestión documental orientada a la conservación
GESTIÓN DOCUMENTAL ORIENTADA A LA CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNIVESIDAD
TÉCNICA DE MANABÍ
Autores:
Daysi Mero Santana
1
Luis Garcia Salmon
2
Jenny Cobacango Villavicencio
3
Dirección para correspondencia: daysi.mero@utm.edu.ec.
Fecha de recepción: 18 de julio de 2021
Fecha de aceptación: 20 de agosto de 2021
Fecha de publicación: 23 de agosto de 2021
Citación/como citar este artículo: Mero, D., García, L. y Cobacango, G. (2021). Gestión
Documental orientada a la conservación de los documentos en el Archivo Histórico de la Universidad
Técnica de Manabí. ReHuSo, 6, 98-107. Recuperado de:
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/article/view/1684
Resumen
La Gestión Documental (GD) le proporciona a cualquier entidad universitaria una óptima gestión de
todos sus procesos. Se centra en la conservación de documentos para que sirvan de evidencia de cada
una de las acciones llevadas a efecto por la institución y con el paso de los años estos formen parte
de la memoria de la universidad. El objetivo del presente estudio es fundamentar teóricamente el
Sistema de Gestión Documental orientado a la conservación de los documentos de archivos
universitarios y minimizar el daño que pueda ocurrir en la organización por extravío, pérdida o
inadecuado tratamiento. La metodología de este estudio fue de revisión sistemática exploratoria con
enfoque cualitativo que orienta a realizar una revisión bibliográfica sintetizada, lo cual se lo hizo a
través de un análisis general de la información obtenida de las diferentes bases de datos como:
Dialnet, Web of Science, Elsevier, Latindex Scopus, CSIC Redalyc y SciELO, entre otros; para ello
se realizó un análisis bibliométricos par esquematizar de forma ordenada toda la información
obtenida, todo esto de acuerdo a las palabras clave. Los métodos aplicados fueron teóricos y empíricos
para la recolección de los datos. Los resultados permitieron concluir que: Los archivos de gestión
almacenan documentos con valor legal y probatorio, la pérdida de estos documentos puede causar
daños a la entidad que los produjo, por lo que se debe crear condiciones suficientes para el
almacenamiento de documentos que pueden obtener valor patrimonial en el futuro.
Palabras clave: Gestión Documental, Conservación Documental, Condiciones ambientales, Medidas
de prevención, Factores de deterioro
GD ORIENTED TO THE PRESERVATION OF DOCUMENTS IN THE
HISTORICAL ARCHIVES OF THE TECHNICAL UNIVESITY OF MANABÍ
1
Universidad Técnica de Manabí Correo electrónico: daysi.mero@utm.edu.ec
2
Universidad Técnica de Manabí Correo electrónico: luis.garcia@utm.edu.ec
3
Universidad Técnica de Manabí Correo electrónico: jenny.cobacango@utm.edu.ec
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Publicación cuatrimestral. Edición continua. Año 2021, Vol. 6, No Especial. pp. 98-107. (Agosto. 2021).
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Abstract
Document Management (DG) provides any university entity with optimal management of all its
processes. It focuses on the preservation of documents to serve as evidence of each of the actions
carried out by the institution and over the years these become part of the memory of the university.
The objective of this study is to theoretically base the Document Management System aimed at the
conservation of university archives documents and minimize the damage that may occur in the
organization due to loss, loss or inadequate treatment. The methodology of this study was an
exploratory systematic review with a qualitative approach that guides us to carry out a synthesized
bibliographic review, which was done through a general analysis of the information obtained from
different databases such as: Dialnet, Web of Science , Elsevier, Latindex Scopus, CSIC Redalyc and
SciELO, among others; For this, a bibliometric analysis was carried out to schematize in an orderly
way all the information obtained, all this according to the keywords. The methods applied were
theoretical and empirical for data collection. The results allowed to conclude that: The management
files store documents with legal and probative value, the loss of these documents can cause damage
to the entity that produced them, and so sufficient conditions must be created for the storage of
documents that can obtain value patrimonial in the future.
Files store documents with legal and probative value, the loss of these documents can cause damage
to the entity that produced them, and so sufficient conditions must be created for the storage of
documents that can obtain value patrimonial in the future
Keywords: Document Management, Document Conservation, Environmental conditions, Prevention
measures, Deterioration factors
Introducción
A través de los años se ha visto cómo las bibliotecas se han tenido que adaptar a los nuevos
escenarios atravesados por las tecnologías, en general, y con relación a aquellas vinculadas a la
conservación (Cecilia Corda et al., 2019), donde los avances tecnológicos son los que propician la
aparición de nuevos soportes con una capacidad de almacenamiento cada vez mayor para la
conservación de los archivos históricos, que son de gran valor para la permanencia de los bienes
culturales en cada región. Según Paz y Hernández (2017), “se trata de una serie de operaciones
encaminadas a alargar la vida de los materiales” (p. 2). Se utiliza para designar centros oficiales con
actividades científicas, docentes e investigadoras.
Los documentos históricos son testimonios importantes de hechos o acciones realizadas por
instituciones, registrados en la unidad de información con cualquier tipo de soporte (como papel,
cinta, disco, fotos, etc.). También se puede decir que este es el testimonio de las actividades humanas
fijadas en el soporte, que produjo la fuente de los archivos (Vásquez, 2018).
Todas las universidades a nivel del mundo, disponen de importantes fondos documentales que
constituyen la base de la investigación histórica y archivística (García, 2015). A nivel internacional,
el proceso de conservación de documentos es gestionado por la UNESCO con base en el documento
Memoria del Mundo una guía para la protección del patrimonio documental (Paz y Hernández, 2017).
La UNESCO, desde la mayor convicción, promueve que no puede haber desarrollo sostenible
que no se sustente en un fuerte componente cultural, la cultura y el patrimonio constituyen una fuente
de identidad, de memoria y de cohesión social (UNESCO/Ministerio de Cultura y Patrimonio, 2017).
Ante lo expuesto se destaca que la gestión de documentos corresponde a un área de la administración.
Puede relacionarse con tareas, procesos y procedimientos para lograr una mayor eficiencia en el uso
de documentos administrativos (Paz et al., 2016). La seguridad de la información es un factor
importante para proteger los activos de una organización. Necesidades de certificación de
implementación de sistemas de información Identificar y controlar riesgos.
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El presente estudio se centra en la investigación teórica de la GD para la aplicación de la
conservación del archivo histórico en las universidades y cómo puede afectar esta integración en la
eficacia de la organización disminuyendo el tiempo de trabajo del personal administrativo en tareas
de almacenamiento y búsqueda de documentos, protegiendo la confidencialidad, integridad,
disponibilidad y autenticidad de la información.
En la universidad en un primer momento de diagnóstico, se concibe el archivo universitario
como un solo espacio, aspecto que no existe; ante lo expuesto se destaca que, los archivos
universitarios deben pasar por tres espacios: Archivos de gestión, pasando por el archivo central y
luego el histórico. Para el planteamiento del presente trabajo que tiene como objetivo determinar los
procesos de preservación y conservación del archivo histórico universitario, se tuvieron en
consideración varios aspectos encontrados en el contexto de la GD en Ecuador, en diferentes
experiencias in situ de distintas instituciones públicas.
Esta investigación, tuvo una relevante importancia, debido a que se basó en la gestión para la
conservación del Archivo Histórico en universidades, las mismas que se constituirán en una
herramienta clave para el buen manejo de la información contribuyendo a la preservación de la
literatura. Por lo que antecede esta investigación se basó en la línea de los Estudios Teóricos de la
Bibliotecología, documentación y Archivística, a través de lo cual se pudo tener información base
que sirva como referencias de otros estudios.
El archivo histórico es un cúmulo de documentos que las instituciones, en los actuales
momentos atesoran con el propósito de conservar su memoria cultural e histórica; por lo que este
debe estar vinculado a políticas que orienten a la preservación y conservación de los documentos para
que se cumpla con el reglamento nacional en lo que respecta a la información y documentación, al
igual que los procesos de evaluación y acreditación de la entidad.
Los documentos tienen peligro de sufrir daños y deterioro, corriendo el riesgo de perder toda
la información histórica – cultural y dejar a la población sin sus antecedentes y riqueza informativa.
Por lo expuesto se destaca la importancia del desarrollo de este estudio para la preservación y
conservación del archivo histórico en universidades y dar garantías de que se preserve en el tiempo,
pasando de generación en generación. Finalmente, el proyecto dará a conocer los procedimientos de
prevención de riesgos para proteger los documentos, hacerlos persistentes y ayudar a prevenir el
deterioro de estos en el tiempo.
Metodología
La metodología de este estudio fue de revisión sistemática exploratoria con enfoque
cualitativo que orienta a realizar una revisión bibliográfica sintetizada. Los métodos aplicados fueron
teórico y empírico para la recolección de los datos. La técnica utilizada que facilitó la revisión de los
datos fue la revisión de los documentos, lo cual se lo hizo a través de un análisis general de la
información obtenida de las diferentes bases de datos como: Dialnet, Web of Science, Elsevier,
Latindex Scopus, CSIC Redalyc y SciELO, entre otros; para ello se realizó un análisis bibliométricos,
para aterrizar en los resultado y conclusiones de este estudio.
Desarrollo
Gestión Documental
La GD no es una práctica aislada en las organizaciones sino, que, de manera transversal,
influye y se ve influenciada por otras metodologías de gestión. Por ejemplo, la gestión de proyectos,
la gestión de la calidad o la gestión de riesgos, entre otras. Por este motivo, no debe entenderse ni
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estudiarse la gestión de documentos de manera aislada sino, al contrario, en correspondencia con
otros ámbitos de los que además puede beneficiarse (Casadesús de Mingo, 2018).
La gestión de documentos incluye la captura, el almacenamiento y la recuperación de
documentos. Cualquier organización recopila, almacena y recupera archivos todos los días. Los
documentos llegan a la empresa en papel y en formato electrónico. La factura enviada por correo es
obviamente un documento en papel que se puede leer y explicar; sin embargo, la factura puede
comenzar desde el pedido de la empresa. La solicitud puede ser un registro electrónico, lo que
significa que tenemos dos documentos relacionados que debemos conservar como referencia, pero se
almacenan de formas muy diferentes. (KYOCERA, 2021)
La GD es un conjunto de reglas para gestionar varios documentos creados y recibidos en una
organización. Este tipo de gestión de archivos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción
de información, despejar aquella información innecesaria, guardar aquella información útil e
importante y destruirla cuando ya no sea necesaria, utilizando todos estos métodos efectivos y
eficientes. Cuando se trata de un sistema de gestión de documentos o DMS, se refiere a una forma
automatizada de organizar, proteger, capturar, digitalizar, marcar, aprobar y completar tareas
utilizando versiones digitales de documentos o archivos involucrados en la gestión organizacional.
(KYOCERA, 2021)
Un sistema de GD o document management system (DMS) está diseñado para almacenar,
gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Este es un método para
organizar documentos e imágenes digitales en una ubicación centralizada a la que los empleados
pueden acceder fácilmente. La necesidad de información organizacional es un factor importante en
el éxito de más y más empresas, por lo que la copia impresa está pasando a un segundo plano. Para
organizar, compartir y acelerar de manera eficaz los procesos de trabajo, un sistema de gestión de
documentos debe poseer algunas características básicas. La guía de GD 2021 incluye un análisis de
las principales características que no deben faltar en el DMS (sistema de GD en inglés Document
Management System) (Portal, 2021)
Empezar a utilizar un sistema de gestión de documentos significa digitalizar documentos en
papel. Con la ayuda de un escáner, el documento físico se convertirá en una versión digital y se
almacenará en una ubicación central. Este proceso puede resultar tedioso y bastante caro, pero la
digitalización organizada y planificada es fundamental para el uso correcto del sistema. Un DMS
puede transformar el flujo de trabajo en un proceso más eficiente y efectivo; debido a la
automatización de funciones, el sistema proporcionará una imagen global del flujo de trabajo interno
de la empresa. Este control de proceso le permitirá realizar un seguimiento de las tareas sin terminar,
comprender las tareas completadas o automatizar las tareas repetitivas, lo que en última instancia le
permitirá ahorrar tiempo a la organización (Portal, 2021). La GD es un eje primordial para el
desarrollo del sistema archivístico
Sistemas Archivísticos
La archivística ha adquirido la denominación de ciencia interdisciplinaria, cuyo grado
científico se ha mostrado creciente a través de la configuración de normas y prácticas que se han
universalizado. Desde este enfoque internacional y en particular en países de Latinoamérica, se ha
abordado de forma amplia la archivística como disciplina para el estudio de los archivos y de los
documentos que custodian (Zúñiga, 2018). Sin embargo, las organizaciones tanto públicas, privadas
y educacionales, se enfrentan a grandes cambios ante un incontrolable crecimiento de la información,
ausencia de políticas y planes de contingencia para un adecuado proceso, tratamiento, conservación
y preservación para llevar a cabalidad una eficiente GD ante las amenazas de los desastres naturales.
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Dentro del sistema archivístico según Manso y Villanueva (2009), los archivos constituyen la
garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la
continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen de la evolución jurídica
y administrativa de la sociedad, puesto que en la oficina, como soporte físico de una gestión
determinada hasta que son depositados en los Archivos Históricos donde son considerados, además
como testimonio, o como fuente primaria para investigadores y de esta manera conformar al
patrimonio documental de un país. Es así que, de acuerdo a Barroso (2003) en las diversas fases de
la política archivística es constante el interés por la custodia, conservación y difusión del patrimonio
documental.
La conservación preventiva de los documentos
Aun no se conoce a ciencia cierta el nacimiento de la conservación preventiva; sin embargo,
se puede decir que, se encuentra vinculado a la producción de bienes patrimoniales (García, 2013),
generándose cambios de mentalidad, introduciendo en un nuevo uso de colecciones que pertenecen a
una parte activa de la cultura, propiciando una nueva actitud hacia la preservación del patrimonio
cultural, de lo cual surge la llamada preservación documental. García Fernández (2014), enfatiza que
“la conservación preventiva no es un fin en sí misma, sino un medio para conseguir un fin” (p. 10).
Conservar los documentos es una actividad básica que garantiza que, con el tiempo, el
testimonio documental no se perderá debido al deterioro de la calidad del documento. Por ello, se
darán unos criterios a la hora de tomar una decisión. Se parte de unas premisas: todos los materiales
cambiarán y se deteriorarán con el tiempo. Estos cambios no se pueden detener, pero se puede
controlar la velocidad a la que se producen; si deben mantenerse, y es más difícil controlar los
cambios; no todos los materiales se pueden almacenar para siempre; todas las intervenciones,
provocarán algunos cambios en los materiales procesados.
Tradicionalmente, la protección se ha limitado al manejo de archivos individuales o elementos
considerados "valiosos". Esta actividad corresponde al trabajo del restaurador, que es una persona
que se especializa en tratar diferentes partes para restaurar la integridad del cuerpo. En instituciones
donde no hay colección de reliquias culturales, esto se considera innecesario, sin mencionar la
necesidad del conocimiento de todos los expertos involucrados en las actividades de información
(Redondo, 2016).
La preservación preventiva incluye el control de los agentes de deterioro fuera de la colección
y todos los factores relacionados. Básicamente, se dividen en cuatro áreas diferenciadas: medio
ambiente, desgaste físico, prevención y prevención de accidentes y seguridad contra robos y
vandalismo (Barragán Arteaga, 2019).
Se deber mantener el documento intacto y protegido de cambios. Las actividades, incluidas
todas las operaciones necesarias para archivar el documento, se conservan siempre que sus valores
permanezcan iguales. Un documento es lo que se consigan como un propósito intelectual deliberado.
Se considera que el documento consta de dos partes: el contenido informativo y el medio de envío
del documento. Ambos pueden tener varias formas y son igualmente importantes como parte de la
memoria (UNESCO, 2016) .
En cualquier empresa u organización, la conservación de documentos es una función
indispensable y debe realizarse en cualquier archivo y cualquier tipo de documento. Se parte del
mismo concepto y realiza el procesamiento correspondiente para guardar información actual y futura.
Los responsables de velar por la seguridad de los documentos saben que la protección es la tarea más
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importante a considerar y que el daño del documento limita el análisis de la información, en casos
extremos contiene la pérdida de toda la información (Jardim, 2012).
Para Bellotto (2014), la organización necesita conservar esta información y debe verificarla si
es necesario en el futuro, porque algunas personas pueden acceder a esta información y pueden
chantajearla verbalmente.
Tradicionalmente, la protección se ha limitado al manejo de archivos individuales o elementos
considerados "valiosos". Esta actividad corresponde al trabajo del restaurador, que es una persona
que se especializa en tratar diferentes partes para restaurar la integridad del cuerpo. En instituciones
donde no hay colección de reliquias culturales, esto se considera innecesario, sin mencionar la
necesidad del conocimiento de todos los expertos involucrados en las actividades de información
(Redondo, 2016).
La preservación preventiva incluye el control de los agentes de deterioro fuera de la colección
y todos los factores relacionados. Básicamente, se dividen en cuatro áreas diferenciadas: medio
ambiente, desgaste físico, prevención y prevención de accidentes y seguridad contra robos y
vandalismo (Barragán Arteaga, 2019).
Tipo de conservación
Una vez que el proceso de evaluación ha determinado qué documentos deben conservarse de
forma permanente, el trabajo del archivero será principalmente preservar estos documentos y difundir
la información. Las bibliotecas y los archivos constituyen un patrimonio cultural y documental, que
refleja la época, el pensamiento y la forma de vida en la historia. Por su valor histórico y cultural son
dignos de ser preservados, pero por su deterioro sus colecciones están en peligro y los materiales de
las colecciones bibliográficas son cada vez más frágiles y en peligro de extinción. De acuerdo a
(Rodríguez, 2018), la conservación comprende:
a) La conservación preventiva son todas aquellas medidas y acciones que tengan como
objetivo evitar o minimizar futuros deteriores o pérdidas. Se realizan sobre el contexto o el
área circundante al bien.
b) La conservación curativa son todas las acciones que tengan como objetivo detener los
procesos dañinos presentes, es decir cuando los bienes se encuentran en un estado de fragilidad
notable y podría perderse en un tiempo corto.
c) Así mismo, la restauración son todas las acciones de manera directa a un bien individual y
estable que tenga como objetivo facilitar su apreciación, comprensión y uso. “Estas acciones
sólo se realizan cuando el bien ha perdido un significado o función a través de una alteración
o un deterioro pasados.
Archivos históricos
Un archivo es una institución o una parte estructural de ella, que realiza la recepción,
organización y conservación de los documentos para su utilización (Consejo de Estado de la
República de Cuba, 2009). Las edades y el valor de los documentos que se gestionan definen el tipo
de archivo (Fernández, 2020).
Desde el punto de vista archivístico, “la identificación documental se basa en la descripción y
ésta se concreta en la denominación” (García, 2006). Para seguir el proceso normativo para los
distintos fondos documentales es necesario crear su propia catalogación, como instrumento que regule
y norme los plazos de conservación y guarda de la documentación que es generada en todas las áreas
que componen la organización (INCA, 2012).
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El objetivo del Archivo Histórico es: "garantizar la conservación Permanente de los recursos
documentales transferidos para su custodia, mediante medidas de control para mantener un
medioambiente controlado" para lo cual se "procede a aplicar tareas de conservación de preservación
de custodia documentos, mediante la desinsectación, fumigación, desinfección, estabilización
higrométrica, limpieza superficial, aprestamiento físico, entre otras tareas (Rodríguez, 2018).
El archivo histórico es el cúmulo de documentos con valor histórico que una nación atesora a
través de instituciones especializadas con el fin de conservar su memoria cultural e histórica, también
se puede decir que son los más conocidos dentro del Sistema Archivístico Institucional (SAI), por su
larga vida al servicio de la investigación y la cultura; constituyen la garantía de la evolución jurídica
y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad;
testimonios que evidencian la experiencia humana.
Los archivos históricos no solo son una unidad de información para la protección del
patrimonio documental, sino también una etapa en el ciclo de vida de los documentos que se
consideran esenciales para la cultura, la investigación, la ciencia y la historia, por lo que se transfiere
su protección la misma que debe ser permanente. (Estupiñan, 2020). Su finalidad es gestionar,
atesorar, conservar y difundir el patrimonio documental, pueden almacenar documentos históricos
recibidos por donación, depósito, transferencia y adquisición. Los usuarios por excelencia de este tipo
de archivo son los investigadores interesados en el valor secundario que han adquirido los
documentos al final de su ciclo de vida.
La importancia del archivo histórico radica en que los documentos son el paso del recuerdo
de los hechos a través de las generaciones. Según el Archivo General de la Nación de Colombia,
acuerdo N° 027-2006, el archivo histórico:
Se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión
del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación” (AGN, 2006, p. 2).
La conservación de los documentos familiares y los archivos, permiten transmitir los
testimonios de esa historia que se ha desarrollado con los años, sin embargo, desde siempre hubo
obstáculos que no le han permitido al historiador realizar una historia más completa. Esto debido a
que muchas instituciones como la Iglesia (entre otras) prohíben el libre acceso a sus archivos hasta al
más cultivado. Por otro lado, a eso hay que agregarle que muchos de los documentos se han perdido
por la negligencia de quien no sabe la importancia de los mismos y los termina desechando en la
basura o quemándolos, como pasa con algunos monumentos históricos, que incluso mandaron a ser
derrumbados por mandatarios que desconocían su valor.
Debido a su vulnerabilidad inherente el patrimonio cultural se ve cada vez más amenazado
por conflictos y desastres naturales. El patrimonio documental tiene una importancia que trasciende
los límites del tiempo y la cultura, por lo tanto, debe ser protegida y conservada para mantenerse en
el tiempo.
Resultados
De acuerdo a la revisión bibliográfica documental de las diversas fuentes investigadas, se pudo
conocer que, a lo largo de los años de educación, se formó un gran número de publicaciones
relacionadas con la producción de materiales documentales en diversas ciencias y disciplinas, lo que
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ha constituido a que formen parte de los archivos universitarios mismos que se componen del
patrimonio documental que estas instituciones producen o reciben en el desempeño de sus funciones.
En la postura de Grana (2014) los archivos deben ser preservados y protegidos para que luego
puedan ser puestos a disposición de investigadores, historiadores, academia y público que deseen
acceder a esta información para investigación e impacto cultural; además, los archivos universitarios
ayudan a mejorar la eficiencia y la economía de la gestión universitaria, y garantizan la supervivencia
futura de todo el patrimonio documental de la universidad desde su creación.
El creciente cúmulo de información existente en las instituciones educativas de nivel superior
requiere de un diseño eficiente y dinámico de GD, que elimine la desorganización y la eliminación
sin valoración de los documentos, cumplimiento con la normativa, reducción del riesgo profesional
y preservación a largo plazo de los documentos (Bravo, 2019). Para Mena y García (2019) la GD
considera el proceso de creación, producción, identificación, clasificación y descripción de
documentos por métodos administrativos y comerciales en entidades públicas y privadas.
Investigadores como Guachamin (2014), el conocimiento limitado del proceso de restauración
documental se manifiesta en la falta de lineamientos y lineamientos para el control, cuidado, custodia,
preservación, administración y gestión de trabajos académicos y administrativos generados, lo que
afecta el alcance de la eficiencia, excelencia y confianza pública. Restringir la actitud responsable y
el compromiso de los funcionarios con respecto a la aplicación limitada de medidas destinadas a
proteger adecuadamente las obras. Otros estudios han demostrado que la falta de evaluación de
documentos es una señal de falta de herramientas de gestión de documentos, como formularios de
retención de documentos (Borja et al., 2018). Esto constituye una complejidad adicional al proceso
de desarrollo de un sistema de gestión de seguridad de la información. Entender los documentos como
elementos básicos de los sistemas de información puede generar confianza en la toma de decisiones
y transparencia. (Paz et al., 2016)
Real y Bateoja (2018) sugiere unas condiciones de almacenamiento adecuadas pueden evitar
el deterioro de la serie documental producida por la organización. Esto significa que se deben crear
herramientas de control de documentos que permitan una correcta gestión de los mismos. (Cabezas,
2014). Lo que según Mena y García (2019) permiten llevar el control documental, el proceso y la
vida útil desde su origen hasta su destrucción o almacenamiento permanente son otro aspecto
directamente relacionado con este proceso.
Conclusiones
Al finalizar este trabajo de investigación se concluye que:
Las universidades aún necesitan fortalecer el conocimiento de la GD a través de la
investigación en bibliotecología y GD, como un proceso clave para la optimización y desarrollo de la
gobernanza de la información en la educación superior. Las instituciones educativas deben enfatizar
la mejora de los subprocesos, como la adquisición, el mantenimiento, la eliminación y la distribución
de documentos.
A lo largo de los años, la GD se refleja en diversos medios y demuestra que ha evolucionado
a lo largo del tiempo. De allí que, el archivo histórico en las universidades es una unidad de
información que debe constituirse para ser responsable de la preservación, conservación, gestión y
difusión del patrimonio documental de la unidad y es de gran trascendencia para la protección de la
historia.
Referencias bibliográficas:
AGN. (2006). Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo No. 027-2006.
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Contribución de los Autores
Autor
Contribución
Daysi Mero Santana
Concepción y diseño, investigación;
metodología, redacción y revisión del artículo
Luis Garcia Salmon
Jenny Cobacango Villavicencio
Investigación; análisis e interpretación
Adquisición de datos, análisis e interpretación
Análisis e interpretación; validación, redacción.
Adquisición de datos, Búsqueda bibliográfica
