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e-ISSN 2550-6587
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Vol. 6 Núm. 1 (92-106): Enero - Abril 2021
rehuso@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí
DOI: 10.5281/zenodo.5513107
El nivel de eficacia y eficiencia como principio
fundamental de la gestión documental
The level of effectiveness and efficiency as a fundamental principle of record
management
1
Coraima Stefanie Suárez Arteaga
Universidad Técnica de Manabí.
emileysua@hotmail.com
ORCID 0000-0003-4543-7890
2
Luis Alberto García Salmon
Universidad Técnica de Manabí
luis.garcia@utm.edu.ec
ORCID 0000-0001-7860-8508
Recepción: 11 de agosto de 2020 / 19 de diciembre de 2020 / Publicación: 1 de enero de 2021
Resumen
La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para
gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es administrar el flujo de
estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial
puede ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la
empresa. Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el
almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en
varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso de
búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus
diversos formatos. Basados en estos principios, el presente trabajo de investigación pretende
brindar un diagnóstico del nivel de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la
gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad
de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí.
Palabras clave: gestión documental; técnicas; proceso; organización; eficacia.
Abstract
Record Management is understood as the set of technologies and techniques used to manage
the documents of a company or organization. The mission is to manage the flow of these
documents for the duration of their life cycle. It should be noted that no official document can
be discarded as these are necessary for audits and analysis of company processes. An efficient
document management system aims to bring the physical storage of documents to the digital
plane, which implies a substantial improvement in several aspects of the administration of a
company. The system also targets the process of searching for and organizing documents, as
well as data and general information in its various formats. Based on these principles, this
research paper aims to provide a diagnosis of the level of effectiveness and efficiency as a
fundamental principle of record management in the career of Library Science, Documentation
and Archive of the Faculty of Humanistic and Social Sciences of the Technical University of
Manabí.
Keywords: record management; techniques; process; organization; effectiveness.
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Introducción
La gestión documental ha sido definida como “un área de la administración general que se
encarga de garantizar la economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición
de los documentos (records) durante todo su ciclo de vida.” (Dictionary of Archival
Terminology, 1988). Como se puede apreciar, desde el pasado siglo, la gestión documental se
relacionó con la eficiencia y eficacia en el tratamiento de los documentos por parte de las
administraciones y constituye un prerrequisito esencial para evitar el desorden, el descontrol
documental y combatir la ineficiencia y la mala administración.
Clifford (2002) relaciona el nivel de riesgo que puede enfrentar una institución con el nivel de
eficiencia de la gestión documental; es así que, si el sistema de gestión documental no cumple
con los marcos regulatorios, externos e internos, la organización podría enfrentar riesgos
productivos y legales entre ellos: Pérdida de ingresos (Riesgo financiero), pérdida de derechos
legales e incumplimiento de la legislación (Riesgo legal), exposición a sanciones en litigios e
investigaciones (Riesgo legal y financiero), violación de la ley (Riesgo de cumplimiento),
pérdida de tiempo del personal en la búsqueda de documentos perdidos o extraviados (Riesgo
de gestión del conocimiento), incapacidad para probar lo que se ha hecho o acordado (Riesgo
legal y riesgo de reputación), gastos infructuosos debido al almacenamiento de registros sin
valor de archivo o de negocio (Riesgo financiero), falta de continuidad en caso de desastre o
de empleados que renuncian o cambian de puesto (Riesgo de gestión del conocimiento), acceso
accidental a registros de la organización por parte de personas externas debido a que los
empleados dejan los registros en sus estaciones de trabajo desprotegidos (Seguridad y riesgo
de reputación) e imposibilidad de documentar prácticas medioambientales seguras (Riesgo
ambiental).
Rendón (2014) complementa lo antes mencionado indicando que las universidades son
organismos estructurados que, por sus diversas acciones públicas, se encuentran en procesos
continuos de evaluación con el objetivo principal de alcanzar estándares de calidad y eficiencia
en los campos académico y administrativo mediante el cumplimiento de sus obligaciones, lo
que a su vez permitirá transparentar su gestión institucional y rendir cuentas de manera
responsable y oportuna ante la sociedad. Estas organizaciones, por su naturaleza social y
pública, son generadoras y receptoras de documentos e información que se convierten en la
evidencia fundamental de esa gestión, permitiendo la toma de decisiones basadas en
antecedentes fiables que ayudan a dar respuestas a las consultas y demandas de las
comunidades internas y externa, siendo estos elementos coadyuvantes de un accionar
transparente apegado al cumplimiento de los marcos regulatorios, protegiendo intereses,
productividad, avances y logros.
Metodología
Para alcanzar los objetivos señalados, se ha considerado pertinente seguir una metodología
cuali-cuantitativa. Así, a partir de una primera fase de análisis de los fundamentos de la
investigación (literatura científica, doctrina archivística y documentación universitaria) se
decidió utilizar la metodología de diagnóstico propuesta por el Modelo de Gestión de
Documentos y Administración de Archivos (MGDAA), elaborado por la Red de Transparencia
y Acceso a la Información de América Latina (RTAIAL), en el 2014, que permite determinar
el nivel de eficiencia y eficacia a través de la medición del cumplimiento de los procesos de
gestión documental mediante la aplicación del cuestionario de autoevaluación (Nivel inicial)
en la Carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo, de la Universidad Técnica de
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Manabí, obteniendo resultados que serán debidamente expuestos, discutidos y analizados, para
generar, finalmente, las conclusiones pertinentes de esta investigación.
Se determinó utilizar para la evaluación de cada ítem, de acuerdo a la variable respectiva, una
escala valorativa de tipo cualitativa y ordinal de cinco tramos tipo Likert.
La escala mencionada presenta más objetividad y menos complejidad en su elaboración,
además, plantea elevados índices de validez y fiabilidad en la implementación de un número
de ítems necesarios para el diseño instrumental y adaptables a las necesidades de la
investigación en torno a sus variables.
Fox (1981) y Colás y Buendía (1992), resaltan la bondad de este tipo de escala instrumentada
que se caracteriza -en parte- porque no hay manipulación de variables, no se intenta establecer
relaciones causa-efecto, sino tan solo describirlas y observarlas, y hace hincapié en diferencias
individuales, de modo que observa cómo los sujetos de la muestra difieren en un determinado
criterio, coincidiendo con la intención de la presente investigación.
Discusión y análisis de resultados
En este apartado se sistematiza el trabajo empírico realizado mediante encuestas a los
responsables del Área de Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de la Carrera
de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Universidad Técnica de Manabí con sede
en Portoviejo. Con el instrumento de encuesta elaborado se ha procedido a sistematizar la
medición del principio de eficiencia y eficacia a través del nivel de cumplimiento de los
procesos de gestión documental en la Carrera de Bibliotecología de la Universidad Técnica de
Manabí. Estos resultados se evidencian a continuación.
Tabla 1
Evalúe los siguientes elementos de la sección Valoración en la carrera de Bibliotecología,
Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5
1: Significa que no conoce. 2. Sí conoce. 3. No está implementado. 4. Está implementado. 5. Cumplimiento total y adecuado.
Variables
Escala
1 2 3 4
5
Se identifica el organismo productor, sus funciones y la normativa
que ha regulado el trámite administrativo
Se utilizan como fuentes de información boletines oficiales,
repertorios legislativos, estudios históricos, árboles genealógicos,
estudios heráldicos y nobiliarios, etc., según corresponda
Se establece y documenta el método identificación de los valores
primarios y secundarios
Se recogen en un documento unas directrices claras sobre qué tipo
de información se debe tener en cuenta para determinar los plazos de
conservación de los documentos
Están definidos criterios para determinar los valores secundarios que
interesan a la investigación y a la historia en la UTM
Se realiza un análisis de los valores secundarios para conocer la
trascendencia de la documentación como testimonio de la actividad
del productor, de la actuación de la Administración y de la sociedad
en su conjunto
Existen en su oficina de trabajo documentos que ya no se utilizan
X
X
X
X
X
X
X
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Existen criterios de valoración que sirven de guía a los archiveros y
a otros responsables dentro de la organización para la definición de
pautas de conservación
Se documentan los criterios de valoración. Dicha información se
pone al alcance de toda la organización
Se mantiene siempre el contacto con el órgano responsable de las
decisiones de valoración
Están documentados los procedimientos de toma de decisiones de
valoración, incluyendo la sesión de aprobación, la fecha del acuerdo
y las firmas de los responsables
Existen políticas y procedimientos de la organización para poder
realizar actividades relacionadas con la transferencia, eliminación o
conservación de las series documentales
Se aprueban las decisiones sobre conservación, eliminación o
transferencia a nivel directivo dentro de la organización
Las decisiones relacionadas con la conservación, eliminación o
transferencia quedan integradas en el programa de gestión
documental de la organización
Se documenta el análisis y los procedimientos llevados a cabo en la
valoración de documentos
Las decisiones se aprueban a un nivel directivo dentro del organismo
Los procesos relacionados con la valoración se documentan
mediante procedimientos internos
Se garantiza la asignación de suficientes recursos a dichos procesos
Existen procedimientos dentro de la organización para informar
sobre todas las decisiones tomadas con relación a la valoración de
series documentales
Se incluye en la intranet de la organización información sobre plazos
de transferencia, de eliminación, calendarios de conservación, etc.,
así como los formularios normalizados y el contacto de la persona
responsable de dichos procesos dentro de la organización
Existe el Calendario de conservación de los documentos de la UTM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Total
Fuente: elaboración propia:
Análisis. Tabla 1.
Cuando se analizan este tipo de resultados se deja en evidencia que hay un buen nivel de nivel
de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión documental en la carrera de
Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales
de la Universidad Técnica de Manabí; particularmente de los responsables del Área de
Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de la esta carrera a quienes fue dirigida
la encuesta.
Resulta especialmente relevante el hecho de que en este trabajo empírico se dé cuenta de que
se cumplen satisfactoriamente procesos como los siguientes:
• Se realiza un análisis de los valores secundarios para conocer la trascendencia de la
documentación como testimonio de la actividad del productor, de la actuación de la
Administración y de la sociedad en su conjunto.
• Están documentados los procedimientos de toma de decisiones de valoración,
incluyendo la sesión de aprobación, la fecha del acuerdo y las firmas de los
responsables.
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Sobre este particular, autores como Ponjuán (2004) señalan que la gestión documental es un
proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo
de vida, la información registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza la organización en
correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. También la considera como un
proceso para mantener la información en un formato que permita su acceso oportuno, y por
ello se requiere de la realización de tareas y procedimientos particulares para cada fase de su
ciclo de vida y su explotación. La información registrada es evidencia de las actividades y
transacciones de las organizaciones, y su uso oportuno permite a la organización una mayor
eficacia en su labor.
Para Mena (2005), uno de los aspectos más importantes de la gestión documental desde el
enfoque de los archivos totales, es la implantación de sistemas integrales de tratamiento de la
documentación que se ocupen de su producción, conservación, uso y explotación, y
eliminación, según las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores o
investigadores. Las instituciones de educación superior, por ejemplo, establecen políticas
relacionadas con el registro documental sobre la base de ciertos procedimientos. En aquellas
donde se han establecido sistemas de calidad, la documentación constituye una regularidad en
la totalidad de los procesos de la organización.
Tabla 2
Sobre el control intelectual
Evalúe los siguientes elementos de la sección Control Intelectual en la carrera de
Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5
(1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado; 5: Su cumplimiento
es total y adecuado)
.
Variables
Escala
1 2 3 4
5
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Total
Fuente: elaboración propia:
Análisis. Tabla 2.
Sobre el proceso del control intelectual se deben destacar aspectos positivos y que son
fundamentales en el proceso de la gestión documental. Particularmente, los siguientes factores
ha sido un acierto por parte de los responsables de la gestión documental en la carrera de
Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales
de la Universidad Técnica de Manabí;
• Se recopila información de todas las fuentes de información legales posibles
• Se contacta con los responsables de las unidades administrativas para configurar el
organigrama actual o comprobar la validez del organigrama existente
• Se estudian las circunstancias que rodean la creación del documento para poder conocer
el contexto
• Se optimiza el manejo de los instrumentos de descripción mediante su automatización
y el uso de las tecnologías
En este contexto es destacable el criterio de algunos teóricos al respecto. Para Lobelle (2016),
la adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a la
unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los documentos. Es
decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control
absoluto de los movimientos que se lleven a cabo. En este sentido, actualizar los formatos de
los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la
información y una gestión eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más
importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.
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Desde la perspectiva de Soriano (2018), el orden y la jerarquía de los documentos es el centro
de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo que lleva
a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y manejo. Además, otra de las
funciones que permite este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura
organizacional y de los procesos que se ejecutan en una institución.
Tabla 3
Sobre el control de acceso
Evalúe los siguientes elementos de la sección Control de Acceso en la carrera de
Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5
(1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado;
5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Variables
Escala
1 2 3 4
5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
Total
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 3.
En el área de la gestión documental es vital representar y controlar el acceso a través de la
asignación de metadatos, datos que proporcionan un contexto, descripción e información
adicional sobre datos, cuya finalidad es la seguridad de los archivos de la empresa. Sobre el
proceso del control de acceso de la gestión documental analizado en la tabla anterior es
destacable que los siguientes aspectos son seguidos de forma eficaz y eficiente por los
responsables de las áreas consultadas, a saber:
• Se establece una vinculación entre los requisitos identificados y las categorías de
información definidas, que será provisional hasta que no se base en los resultados de
un análisis específico de riesgos
• Se pone a disposición del público, de forma gratuita y multicanal, información básica
sobre la política y el procedimiento de acceso a los documentos públicos (incluyendo
los formularios de solicitudes de acceso, reproducción de documentos y reclamación o
alegación)
• Se pone a disposición del público, de forma gratuita y multicanal, información básica
sobre los fondos y servicios del archivo, (incluyendo los formularios de solicitudes de
acceso, reproducción de documentos y reclamación o alegación)
• Existe un servicio que proporciona asesoramiento, tanto a los usuarios presenciales
como a los no presenciales, para la identificación y localización de documentos
relevantes para sus intereses y necesidades informativas, incluyendo los instrumentos
de descripción y las condiciones de acceso y de reproducción.
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de
archivos que están a disposición y del valor que representa para una institución. De esta manera
se logra la clasificación estandarizada. Es de esta forma que la gestión documental no solo les
aporta orden a los archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su
aporte para una institución. En este contexto, un estudio de París (2015) señala que la revisión
de la utilidad de los documentos permite establecer una priorización de manejo y destino
documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine siendo obsoleta
o que pierda usabilidad. Adicional a ello consideran que los pasos centrales de la gestión
documental se resumen en:
Revisión.
Análisis.
Categorización.
Aplicación de estrategias.
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Establecimiento de matrices.
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Para Nieves y Nieves (2018), el administrador de archivos permite:
• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.
Tabla 4
Sobre el control físico y conservación
Evalúe los siguientes elementos de la sección Control Físico y Conservación en la carrera de
Bibliotecología, Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5
(1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado;
5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Variables
Escala
1 2 3 4
5
Se conocen los tipos y los formatos de los documentos del organismo
Se conocen los períodos de retención de las series documentales
Se elaboran encuestas y estudios como instrumentos para toma de
decisiones
Se detectan las ubicaciones usadas como depósito por el organismo
Se conocen las áreas del organismo que se relacionan con la gestión,
producción o custodia de documentos
Existe un responsable encargado de la autorización e inspección de las
instalaciones de archivo
Se realizan inspecciones del edificio, los servicios, las instalaciones, el
mobiliario y las circunstancias exteriores que puedan incidir en la
conservación de todos los materiales
Se conocen los peligros reales por siniestros a los que se exponen los
documentos
Se elaboran informes que evalúen los riesgos en todas las instalaciones
del servicio de archivo y aporten soluciones, añadiendo información
sobre identificación de peligros, sistemas de gestión de riesgos,
construcción, servicios esenciales y seguridad
Los informes de inspección se elaboran en unión de autoridades locales
Se revisan los riesgos periódicamente para reducirlos mediante
estrategias y planes que protejan de los peligros ambientales
Se efectúan revisiones sobre el adecuado funcionamiento de los
diferentes sistemas de protección
Se redactan informes sobre el funcionamiento de los sistemas de
detección de incendios y protección
Se mantienen íntegras las condiciones estructurales de los edificios que
preservan documentos
Se vigilan las condiciones de humedad relativa y temperatura
Se vigilan las condiciones de ventilación
Se vigilan las condiciones de iluminación
Están previstos los efectos posibles de la contaminación
Se realizan controles del tratamiento del aire (humedad relativa,
temperatura, limpieza y circulación)
Existe un Comité de contingencias encargado de diseñar las
actuaciones y la planificación en caso de desastre
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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Existe un equipo de contingencias que pueda instrumentalizar la puesta
a salvo de los documentos mediante las actuaciones, informes y
evaluaciones de situaciones en caso de riesgo
Se está capacitado para intervenir en la evacuación de los fondos
documentales afectados en caso de siniestro a través una brigada de
salvamento
X
X
Total
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 4.
Los resultados expuestos demuestran que existe un positivo grado de eficacia y eficiencia en
la gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la
Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí;
particularmente de los responsables del Área de Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de
Titulación de la esta carrera. Son destacables especialmente los siguientes aspectos:
• Se elaboran informes que evalúen los riesgos en todas las instalaciones del servicio de
archivo y aporten soluciones, añadiendo información sobre identificación de peligros,
sistemas de gestión de riesgos, construcción, servicios esenciales y seguridad
• Los informes de inspección se elaboran en unión de autoridades locales
• Se revisan los riesgos periódicamente para reducirlos mediante estrategias y planes que
protejan de los peligros ambientales
• Se efectúan revisiones sobre el adecuado funcionamiento de los diferentes sistemas de
protección
• Se redactan informes sobre el funcionamiento de los sistemas de detección de incendios
y protección
• Se mantienen íntegras las condiciones estructurales de los edificios que preservan
documentos
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta
conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia
de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, el control físico y conservación de la gestión documental permite:
Revisión de información.
Ahorro y eficiencia.
Categorización de archivos.
Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
Almacenamiento ordenado.
Custodia de documentos.
Para González, Guitián y Mendoza (2018), esto permite a una institución administrar de manera
eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución
y revisión de todo lo que es calificado como importante para una entidad u organismo. Estos
mismos autores señalan que entre sus ventajas constan las siguientes:
Mejora la gestión de la información.
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Automatiza los procesos.
Reduce costos, tiempo y espacio.
¿Cómo se lleva a cabo?
Tabla 5
Sobre los servicios
Evalúe los siguientes elementos de la sección Servicios en la carrera de Bibliotecología,
Documentación y Archivo, usando una escala de 1 a 5
(1: Significa que no conoce; 2: Sí lo conoce; 3: No está implementado; 4: Está implementado;
5: Su cumplimiento es total y adecuado)
Variables
Escala
1 2 3 4
5
Están diseñado el sistema de servicios de información a la
organización
Se atienden las consultas y solicitudes de informes procedentes de
otras unidades de la organización relativas al diseño de planes
estratégicos o proyectos
Se realizan informes sobre la viabilidad de dichos planes o proyectos
según su relación con la gestión de documentos en la organización
Se ofrece a las distintas unidades de la administración apoyo y
asistencia técnica en el funcionamiento de los procesos
Se atienden llamadas o peticiones de asistencia desde las diversas
unidades para resolver cuestiones operativas sobre los diversos
procesos de gestión documental en los que estén implicados
Se mantiene un seguimiento sobre las incidencias ocurridas en el
desarrollo de actividades relacionadas con procesos de gestión
documental
Se efectúa el traslado de la documentación a la unidad de archivo junto
con la relación de entrega
Se mantiene el contacto con las personas responsables de cada unidad
para iniciar el proceso de transferencia de documentos
Se analiza la documentación que va a ser transferida y su adecuación
a las condiciones de traslado (organización por series documentales,
eliminación de documentación innecesaria, acomodamiento en
unidades de instalación homogéneas, etc.)
Se cumplimenta la relación de entrega con el listado de documentos a
transferir y la firma por parte del responsable de la unidad
administrativa
Se coteja la documentación transferida con la relación de entrega
firmada, dejando constancia de todas las incidencias que hayan podido
surgir
Se firma la relación de entrega por parte de la unidad de archivo,
asumiendo con ello la responsabilidad sobre los documentos
transferidos
Se entrega una copia de la relación de entrega a la unidad
administrativa para su control
Se atienden las consultas de documentos conservados en el archivo
procedentes de las diversas unidades de la organización
Se logra localizar y recuperar la documentación solicitada por las
unidades y ofrecerla en consulta
Se redacta una relación de entrega cuando se realiza un préstamo
administrativo y es firmada por la persona responsable de su custodia
fuera del archivo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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Se devuelve el documento prestado a su lugar original junto con la
relación de entrega que conserva el archivo, una vez consultada por la
unidad administrativa correspondiente
Están adecuadamente identificadas las personas que son consideradas
ajenas a la organización
X
X
Total
Fuente: elaboración propia
Análisis. Tabla 5.
Sobre los servicios de la gestión documental es relevante que en la mayor parte de los aspectos
consultados haya respuestas positivas por parte de los encuestados. Particularmente se puede
considerar que existe un nivel de eficacia y eficiencia en ítems como los siguientes:
• Se efectúa el traslado de la documentación a la unidad de archivo junto con la relación
de entrega
• Se mantiene el contacto con las personas responsables de cada unidad para iniciar el
proceso de transferencia de documentos
• Se analiza la documentación que va a ser transferida y su adecuación a las condiciones
de traslado (organización por series documentales, eliminación de documentación
innecesaria, acomodamiento en unidades de instalación homogéneas, etc.)
• Se cumplimenta la relación de entrega con el listado de documentos a transferir y la
firma por parte del responsable de la unidad administrativa
• Se coteja la documentación transferida con la relación de entrega firmada, dejando
constancia de todas las incidencias que hayan podido surgir
• Se firma la relación de entrega por parte de la unidad de archivo, asumiendo con ello la
responsabilidad sobre los documentos transferidos.
En cuanto a la disposición de estos servicios se puede decir que determinar la optimización de
la gestión documental, ya que su funcionabilidad se centra en la descripción de los documentos,
su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administración más allá de la información, lo que
permite la estandarización de los archivos. Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría
lograr la agilidad de búsqueda o de funciones archivísticas. Los equipos y el personal
especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos por medio de
sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente
o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria
dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de
la eficacia y la eficiencia.
Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son
softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato.
Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar
información.
Según Heredia (2016), con ayuda del empleo de metadatos, la gestión de acceso y de servicios
determina hasta qué tipo de información tienen acceso los diferentes usuarios. Además, se
concluye si un usuario del sistema puede consultar y/o también editar, subir o descargar estos
archivos, ya sean documentos, archivos mp4, AutoCAD, etc. Por ello, tener el archivo digital
bien estructurado puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar los controles de acceso, ya
que se verá de forma más clara cómo organizar el acceso. Por ejemplo: si un archivo tiene los
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ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales
e-ISSN 2550-6587
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/index
Vol. 6 Núm. 1 (92-106): Enero - Abril 2021
rehuso@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí
DOI: 10.5281/zenodo.5513107
informes financieros de diferentes épocas con las etiquetas (los metadatos) bien marcadas,
serán más fáciles de encontrar y seleccionar quiénes pueden consultarlos.
A criterio de Artiles (2009) y Navarro (2014), la gestión de información es un ciclo constante
de seis actividades estrechamente relacionadas y que las asume del denominado “Modelo de
Choo”: Identificación de las necesidades de información, adquisición de información,
organización y almacenamiento de información, desarrollo de productos y servicios de
información, distribución de información y uso de la información. Debe considerarse que el
“Modelo de Choo” considera que el éxito de la gestión del conocimiento conduce a una fase
superior donde se generan las llamadas organizaciones inteligentes; y las define como aquellas
capaces de percibir y procesar información, crear conocimiento a partir de la información
procesada y utilizar el conocimiento para la toma de decisiones de manera eficaz.
Conclusiones
La gestión documental es un proceso vital para instituciones educativas como la Universidad
Técnica de Manabí, debido a la magnitud que alcanzan los documentos, como resultado del
amplio alcance y complejidad de las actividades educativas y administrativas. Con la aplicación
de las encuestas y del trabajo empírico realizado se pudo realizar un diagnóstico del nivel de
eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión documental en la carrera de
Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales
de la Universidad Técnica de Manabí, particularmente en los responsables del Área de
Secretariado, Vicedecanato y Secretaría de Titulación de esta carrera.
El valor documental que aporta la gestión de calidad o la gestión de procesos a las
organizaciones, radica en reconocer y describir los procesos que permiten de manera objetiva
documentar lo que "se sabe hacer bien", este aspecto constituye una de las formas más clara en
que se explicita el conocimiento de la organización. La documentación de un sistema de gestión
de la calidad generalmente incluye: política de la calidad y sus objetivos, manual de calidad,
procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, formularios, planes de calidad,
especificaciones, documentos externos y registros. La documentación del sistema de gestión
de calidad puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónicos.
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Autor
Contribución
1
Coraima Suárez Arteaga
2
Luis García Salmon
1
Concepción y diseño, redacción del artículo y
revisión del documento
2
Revisión de datos y aporte bibliográfico
Citación/como citar este artículo: Citación/como citar este artículo: Suárez, C., y García, L.
(2021). El nivel de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión
documental. ReHuSo, 6(1), 74-86. DOI: 10.5281/zenodo.5513107