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DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
HOSPITAL NATALIA HUERTA DE NIEMES ROCAFUERTE-
ECUADOR
Diagnosis of the document management system of the Natalia Huerta de
Niemes hospital
Coraima Katherine Montes Mesías 0000-0001-8686-7227
Lila María Saltos Catagua 0000-0001-9569-783X
Juan Manuel Gómez Mieles 0000-0002-1040-8574
Universidad Técnica de Manabí, Ecuador. cmontes9945@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí, Ecuador. lila.saltos@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí, Ecuador. manuel.gomez@utm.edu.ec
Recepción: 04 de 05 de 2023 / Aceptación: 19 de 09 de 2023 / Publicación: 24 de 10 de 2023
Citación/como citar este artículo: Montes, C., Saltos, L., y Gómez, J. (2023). Diagnóstico del
sistema de gestión documental en el hospital Natalia Huerta de Niemes Rocafuerte-Ecuador.
ReHuSo, 8, 116 -134. https://doi.org/10.33936/rehuso.v8iEspecial.6190
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales
e-ISSN 2550-6587
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/index
Vol. 8 Num. Especial (116-134) 2023
rehuso@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí
DOI: https://doi.org/10.33936/rehuso.v8iEspecial.6190
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Resumen
La gestión documental es el proceso elemental para la adecuada organización de los
documentos aplicando técnicas y normas estandarizadas. El objetivo de esta investigación es
evaluar el sistema de gestión documental y organización de archivo del hospital Natalia Huerta
de Niemes, del cantón Rocafuerte provincia de Manabí-Ecuador, considerando que los
documentos constituyen evidencia fiel de los procesos de esta casa de salud. Para el desarrollo
de la investigación se realizó un estudio descriptivo con enfoque cualitativo, que permitió
abordar las características principales del sistema desde su funcionamiento y aplicación de
procesos y procedimientos para el manejo del acervo documental. Para la revisión bibliográfica
se aplicó el método de análisis documental mediante la revisión de los supuestos teóricos en el
abordaje del tema. El muestreo es no probabilístico, de carácter intencional, a través de la
técnica de la entrevista estructurada realizada al personal que labora en el archivo. Para la
obtención de datos se elaboró una ficha de observación con ítems que identifican los
procedimientos que se desarrollan. Entre los principales resultados se destaca la carencia de
instrumentos normalizados que guíen el proceso de gestión documental, por consiguiente, se
precisa elaborar política de gestión documental, manual de procedimiento, instructivos para
mantenimiento y preservación de la información que genera este nosocomio. Se concluye que
es necesario que la institución cuente con personal profesional en área específica; se sugiere
que las autoridades destinen recursos humanos, financieros, técnicos y tecnológicos para una
gestión eficaz y eficiente en el manejo de su fondo documental.
Palabras clave: Gestión documental; profesionales de la información; sistemas de gestión
documental; sistema de gestión documental (Quipux).
Abstract
Document management is the elementary process for an adequate organization of documents
applying standardized techniques and norms. The objective of this research is to evaluate the
document management and file organization system of the Natalia Huerta de Niemes hospital,
in the Rocafuerte canton in the Manabí-Ecuador province, considering that the documents
constitute faithful evidence of the processes of this health home. For the development of the
research, a descriptive study with a qualitative approach was carried out, which allowed
addressing the main characteristics of the system from its operation and application of processes
and procedures for the management of the documentary heritage. For the bibliographic review,
the documentary analysis method was applied by reviewing the theoretical assumptions in the
approach to the subject. The sampling is non-probabilistic, it is intentional, through the
technique of the structured interview carried out with the personnel that works in the archive,
to obtain data, an observation sheet was prepared with items that identify the procedures that
are developed. Among the main results, the lack of standardized instruments that guide the
document management process stands out, therefore, it is necessary to develop a document
management policy, procedure manual, instructions for maintenance and preservation of the
information generated by this hospital, it is concluded that it is necessary for the institution to
Coraima Katherine Montes Mesías, Mg. Lila María Saltos Catagua, Juan Manuel Gómez Mieles.
Diagnóstico del sistema de gestión documental en el hospital Natalia Huerta de Niemes Rocafuerte-
Ecuador.
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have professional personnel in a specific area; It is suggested that the authorities allocate
human, financial, technical and technological resources for an effective and efficient
management of their documentary collection.
Keywords: Document management; library policy; information professionals; document
management systems; document management software (Quipux).
Introducción
La administración y la legislación moderna requieren que las instituciones públicas y privadas
desarrollen buenas prácticas en los procesos de gestión documental y organización de archivos,
en formato físico y digital.
Es importante tener en cuenta que la organización de los documentos de forma normalizada y
estandarizada constituye un proceso de desarrollo y viabilidad para generar respuestas a las
necesidades o demandas informativas de los usuarios. Por tanto, no es necesario desarrollar
nuevas metodologías, sino aplicar las ya existentes y aunar esfuerzos a nivel interno para
conseguir una mejor organización para la transparencia pública. (Cerrillo y Casadesús, 2018,
p.14).
Frente a esta serie de argumentos en relación a la gestión documental, aparecen los sistemas de
gestión documental (en adelante SGD), definidos por López (2019) como herramientas
informáticas que permiten administrar de manera eficiente la información de los procesos de
gestión documental en las instituciones; a partir de una correcta gestión de los documentos se
prevé un mejor tratamiento de todo el fondo documental, permitiendo el acceso de la
información de forma ágil y rápida.
Según Romero et al. (2021):
La importancia que tienen los sistemas de gestión documental en el sentido de generar
una memoria organizacional, requiere de la aplicación de manuales, normas y
procedimientos para el flujo de documentos internos en la organización a modo de
garantizar la correcta digitalización de los procesos y adecuada administración de los
mismos, permitiendo su utilización a modo de retroalimentación en la solución de
problemas. (p.4)
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Es evidente que a partir del buen uso de la gestión documental se logra un adecuado
funcionamiento de toda la institución en el manejo de la documentación como soporte de los
procesos administrativos, mejora de atención ciudadana, apoyo para la accesibilidad de la
información y una buena imagen institucional.
Según Pacheco (2022):
La gestión documental en cada entidad, establecida en procesos como producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final
de los documentos, es una estrategia para establecer lineamientos eficaces atendiendo
cada paso del ciclo de vida de los documentos. (p. 25)
Los procesos descritos se realizan con la intencionalidad de una eficiente organización, para
facilitar su posterior búsqueda y recuperación, también determinan acciones para la
conservación de aquellos que son útiles o importantes, así como la destrucción cuando ya no se
necesitan, en base a las normativas que así lo disponen.
Es indispensable tener en cuenta que los SGD deben cumplir con una serie de procesos que
generan soporte en la búsqueda y recuperación de la información. A partir de la sistematización
y tratamiento de los documentos se logra la transparencia y el acceso a la información de forma
segura e inmediata. En el caso del Hospital Natalia Huerta de Niemes, el estado actual del SGD
corresponde al sistema Quipux el cual inserta una serie de aspectos importantes a destacar en
la labor de la gestión documental de la institución. Sin embargo, existe la necesidad de
implementar un sistema con mayor funcionalidad y visibilidad en el acceso de la información
para los pacientes. Para efectos de la investigación, se considera relevante abordar la gestión
documental como un eje de cambio y transformación para el manejo adecuado de los
documentos que respaldan los procedimientos institucionales del hospital objeto de estudio.
Para alcanzar un adecuado desempeño en un hospital público, es indispensable
conseguir una eficiente gestión en base a los recursos disponibles, así como lograr que
las interrelaciones entre los miembros de la institución se sustenten en un esquema de
valores orientados a asegurar la calidad de los servicios. (Pacheco et al., 2019, p.3)
A partir del buen tratamiento de un sistema de gestión documental se amplían mayores
oportunidades para la búsqueda de información. El abordaje de esta investigación se centra en
Coraima Katherine Montes Mesías, Mg. Lila María Saltos Catagua, Juan Manuel Gómez Mieles.
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Ecuador.
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evaluar el sistema de gestión documental y organización de archivo del hospital Natalia Huerta
de Niemes del cantón Rocafuerte, provincia de Manabí.
Programa de gestión documental
Para la presente investigación se ha tomado el modelo desarrollado por el Sistema Nacional de
Gestión del Riesgo de Desastres (2019), donde de manera acertada se abordan los siguientes
pasos para la ejecución de un programa de gestión documental:
• Planeación: El diseño de un plan de acción con líneas concretas que facilite su
implementación de manera efectiva. Contempla la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos, análisis y determinación de requerimientos de información.
• Producción: Comprendida como la fase de generación de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
• Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural
o jurídica.
• Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
trámite curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa.
• Organización y ordenación documental: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
• Clasificación documental: Proceso mediante el cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
• Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación.
• Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
• Disposición final: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental.
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Normativas que regulan la gestión documental en Ecuador y en el ámbito
internacional
Según la Secretaría Nacional de la Administración Pública (2017), los procesos de gestión
documental y organización de archivos enfrentan cambios y para desarrollar una actividad
eficiente se cuenta con normalización tanto en el campo tecnológico como análogo, los
programa de gestión documental (PGD), lineamientos creados por entes internacionales como
el Consejo Internacional de Archivos, (ICA) por sus siglas en inglés, con la Norma
Internacional de Descripción Archivística General, (ISAD-G), Norma Internacional de Registro
de Autoridad de Archivos, relativo a instituciones, personas y familias, (ISAAR), la Norma
Internacional de Estandarización (ISO), con la ISO 15489, de administración de documentos y
las ISO OHSAS sobre salud ocupacional, la Unidad de Normalización Española (UNE), en el
contexto internacional.
En el contexto ecuatoriano la administración pública maneja sistemas de gestión documental
integrados, como sistema operativo QUIPUX, leyes y normativas que regulan la actividad,
desde la Constitución de la República del Ecuador, la Ley del Sistema Nacional de Archivos,
la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, (LOTAIP), Ley Orgánica
del Servicio Público (LOSEP), norma de control interno de la Contraloría General del Estado,
Código Orgánico Administrativo (COA), Ley de Comercio Electrónico y Firma Electrónica,
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos del
Ecuador. La aplicación de los instrumentos archivísticos normalizados, garantiza una
organización adecuada que permite y mantener de forma sistematizada los documentos
derivados de los trámites sustantivos que atienden las instituciones, estos son: nomenclaturas
para identificar tipologías documentales, Tablas de Plazo de Conservación Documental
(TPCD), cronogramas de transferencia, cuadro de clasificación, procesos de digitalización,
formatos, que promueven criterios unificados de administración de documentos; al tiempo de
asegurar también la salvaguarda de la memoria documental.
Los autores Rodríguez et al. (2016) indican que:
La gestión documental constituye un proceso que garantiza que se pueda disponer y
usar documentos archivísticos que son evidencia para una organización. Con el
desarrollo de este proceso a través de sistemas de gestión documental y de especialistas
encargados de llevarlo a efecto, en disponer la información confiable, veraz, auténtica,
única e irrepetible que refleja los actos, procesos, transacciones y funciones que se
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desarrollan en una organización, y que pueden contribuir a la realización de procesos
de decisión más efectivos y seguros por las cualidades de la información que se utiliza.
(p.17)
La presente investigación, procura distinguir si en el hospital Natalia Huerta de Niemes se
aplican las normativas, mediante un diagnóstico de la situación actual, acervo documental del
hospital, obteniendo un objeto de estudio, y con los hallazgos que se puedan evidenciar, plantear
mejoras de intervención, para dar respuesta eficaz a las necesidades de los usuarios accedan a
la información, correspondiente.
Legislación en materia de archivo y gestión documental. Ley orgánica de
transparencia y acceso a la información pública (LOTAIP)
En la ley orgánica de transparencia y acceso a la información pública creada en el 2004, el
Congreso Nacional del Ecuador (2020), entre otros aspectos regula el derecho de acceso a la
información que tienen los ciudadanos, así en el Art. 4 menciona que: La información pública
pertenece a los ciudadanos y ciudadanas, el Estado y las instituciones privada depositarias de
archivos públicos, son sus administradores y están obligados a garantizar el acceso a la
información, de manera gratuita, a excepción de los costos de reproducción y estará regulado
por las normas de esta Ley, garantiza el manejo transparente de la información pública, de
manera que se posibilite la participación ciudadana en la toma de decisiones de interés general.
Información pública:
Sistema de gestión operativo digital (Quipux)
Los autores Intriago y Villavicencio (2019) exponen que:
El Sistema de Gestión Documental Quipux es muy importante dentro de una empresa o
institución puesto que facilita la manipulación de documentos digitales a la hora de su
búsqueda, dando resultados eficaces y eficientes al momento de organizar, controlar y
dirigir los mismos. Los beneficios que brinda el Sistema de Gestión Documental Quipux
al manejar documentación digital, garantizan seguridad en su información y al mismo
tiempo ayuda el proceso administrativo debido a que este es un sistema que evita el
deterioro en ellos, ahorra tiempo, recursos y su búsqueda es rápida. (p.9).
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El sistema operativo digital Quipux, se desarrolló con el fin de brindar soporte a las entidades
de administración pública en Ecuador, este sistema permite gestionar de manera digital todos
los documentos que tradicionalmente las empresas mantenían en físico.
Alvarado (2018), describe los complementos adherentes al Art. 1 del Acuerdo Ministerial No.
718, donde se incluye aspectos como: Seguridad de la información, tipificada en el artículo 9
cada usuario o paciente contará, con un identificador y contraseña para acceder al sistema y de
esta manera autenticar su identidad.
Accesibilidad confidencialidad y responsabilidad, tipificada en el art. 14: estará delimitada
conforme al nivel de acceso que disponga el usuario en el sistema y en los documentos, acceso
que depende de la jerarquía, nivel de responsabilidad y permisos.
Regla técnica nacional para organización y mantenimiento de los archivos
públicos
Art 7.- Política institucional en materia de gestión documental y archivo. - las entidades
públicas emitirán la política institucional en materia de gestión documental y archivo, la cual
será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar alineada con las
disposiciones de la presente Regla Técnica relacionada con la organización, gestión,
conservación y custodia de los documentos de archivo, se prohíbe expresamente la constitución
paralela de expedientes para uso personal. (Regla Técnica Nacional de Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos, 2019, p.5)
Abordando en el contexto ecuatoriano, ya para el año 2002, el Congreso Nacional del Ecuador
aprobó la Ley del comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos, estableciendo
la normativa sobre la cual se regulan todas las operaciones comerciales en internet.
Art. 2.- Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. - los mensajes de datos tendrán
igual valor jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se someterá
al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su reglamento.
Art. 5.- Confidencialidad y reserva. - se establecen los principios de confidencialidad y
reserva para los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación
a estos principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica, transferencia
ilegal de mensajes de datos o violación del secreto profesional, será sancionada conforme a lo
dispuesto en esta ley y demás normas que rigen la materia.
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Art. 6.- Información escrita. - cuando la ley requiera u obligue que la información conste por
escrito, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, siempre que la información
que éste contenga sea accesible para su posterior consulta.
Antecedentes y accionar del hospital Natalia Huerta de Niemes
Según el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Rocafuerte (2014), el hospital
Natalia Huerta de Niemes es una casa de salud correspondiente al segundo nivel de atención
médica dirigido por el Ministerio de Salud Pública, este hospital fue construido en 1981 para
dar una cobertura de atención a las comunidades de Sosote, Higuerón y Danzarín ubicadas en
el cantón Rocafuerte. Esta entidad, en primera instancia estuvo enfocada en la atención
materno-neonatal, esta institución tiene una estructura orgánico – funcional en el área
administrativas y en el área médica; en el área administrativa se encuentras las unidades
productoras de gestión como Gerencia, Financiero, Personal entre otras y en las actividades
relacionadas con el servicio de salud consta el departamento de estadísticas, área de
preparación, consulta externa, hospitalización y emergencias.
La misión de esta institución, consiste en ejercer como autoridad sanitaria, la rectoría,
regulación, planificación, coordinación, control y gestión de la salud pública ecuatoriana a
través de la gobernanza, vigilancia de la salud pública, provisión de servicios de atención
integral, prevención de enfermedades, promoción de la salud e igualdad, investigación y
desarrollo de la ciencia y tecnología y la articulación de los actores del sistema, con el fin de
garantizar el derecho a la Salud.
El objetivo de esta investigación consiste en evaluar el sistema de gestión documental y
organización de archivo del hospital Natalia Huerta de Niemes, del cantón Rocafuerte provincia
de Manabí, considerando que los documentos constituyen evidencia fiel de los procesos de esta
casa de salud.
Metodología
Esta investigación presenta un enfoque analítico, descriptivo y cualitativo, a su vez apoyándose
del método bibliográfico por medio de un análisis documental desde fuentes primarias de
información tales como: libros, tesis doctorales y artículos científicos, de donde se obtienen
premisas sobre los sistemas de gestión documental, modelos de gestión documental, sistema
operativo (Quipux) y las políticas regulatorias de la gestión documental en el Ecuador.
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Con respecto al enfoque cualitativo, se diseñó un cuestionario, entrevista que será dirigida al
personal responsable del proceso de gestión documental en el Hospital Natalia Huerta de
Niemes. Por otra parte, se aplicará una ficha de observación con el objetivo de recolectar
información sobre los procedimientos llevados a cabo para el uso adecuado, de los documentos
generados en la institución.
Resultados
Análisis - ficha de observación acorde a evaluación del SGD perteneciente
al Hospital Natalia Huerta de Niemes del cantón Rocafuerte
Ítem
Procesos
Cumplimientos
Observación
Gestión
eficaz de
procesos de
gestión
documental
interna
Gestión de
riesgo y
Flujo de
información
entre
departamento
s
La información
enviada y recibida de
los diversos
departamentos con
prontitud y eficacia
Internamente se maneja el
flujo de información
mediante el sistema de
gestión integral Quipux y los
procesos se cumplen al
100%, porque cuenta con
sistema de control.
El sistema ofrece
la garantía de
conservar y
rastrear el flujo de
trámites y
procesos que
atiende el hospital.
Gestión de
calidad de
manejo de
documentos
en formatos
físicos y
digital
Los formatos digitales se
manejan con altas eficiencias y
calidad, debido a que el
sistema tiene su propio modelo
de almacenamiento, en el caso
de los formatos físicos, es un
poco más complejos porque no
se cuenta con políticas de
gestión documental para
formatos y físicos que guíen el
proceso.
En cuanto a la
calidad se puede
referenciar que
los documentos
digitales tiene una
valoración del
100% frente a los
documentos
físicos que
tendrían una
evaluación del
70%
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seguridad de
la
información
y
documentaci
ón
Software
diseñado con
las respectivas
condiciones de
control de
acceso para la
seguridad de la
información.
Se trabaja con el sistema
integrado de gestión
documental Quipux, que es
un modelo tecnológico
implementado desde el
gobierno central.
La administración
pública tiene como
misión brindar
servicios a la
comunidad, se rige
por los principios
de eficacia,
eficiencia, calidad,
coordinación,
participación
transparencia y
evaluación.
Sistema
integrado de
gestión
documental
que permite
el acceso a
todas las
áreas o
dependencia
dentro del
hospital.
Se elaboran e implementan
instrumentos archivísticos,
como políticas, reglamentos,
manual de procedimientos, en
concordancia con lo que está
establecido en leyes, reglas,
adecuada al sistema de gestión
documental.
Se capacita, al
personal para que
conozcan y
apliquen los
procedimientos
estandarizados
para la gestión,
tramites,
depuración,
conservación,
digitalización y
mantenimientos en
todo el ciclo de
vida documental.
Figura 1. Ficha de observación
Fuente: Elaboración propia a partir de la visita a las instalaciones del Hospital Natalia Huerta
de Niemes
Análisis - ficha de observación acorde a evaluación del SGD perteneciente
al hospital Natalia Huerta de Niemes del cantón Rocafuerte
La ficha de observación fue estructura en 2 ítems: Gestión eficaz de procesos de gestión
documental interna, Gestión de riesgo y seguridad de la información y documentación, a partir
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de cada ítem se precedió los siguientes apartados: Procesos, Indicador, Cumplimiento y
Observación. A continuación, se hace un análisis sobre la información obtenida.
Con respecto a los procesos de gestión documental interna, se llevan a cabo a través de flujo de
información entre departamentos. Se verifica el 100% del cumplimiento de estos procesos a
través del sistema de gestión documental Quipux, el cual permite conservar y rastrear el flujo
de trámites y procesos que atiende el Hospital.
Acorde a la calidad en el manejo de documentos físicos y digitales, se determina que para los
documentos digitales se utiliza un sistema operativo Quipux, con el objetivo de verificarlos y
almacenarlos, en cambio para los documentos físicos se torna compleja su validación porque
no se cuenta con políticas de gestión documental. Finalmente se observa que la calidad de
gestión de los documentos digitales tiene una valoración de 100%, mientras que la de los
documentos físicos un 70%.
Se pudo diagnosticar que el cumplimiento de los procesos y trámites se cumplen en un 90%
debido a que en ocasiones se presentan factores externos que impiden su cumplimiento. De
manera general, se observa que la personal procura atender ágilmente cada proceso.
En efecto, el SGD que posee el Hospital, permite el acceso a todas las áreas, pero está
correctamente validado para que solo los responsables tengan el acceso a la información, por
otra parte, se han diseñado manuales, procedimientos y normas técnicas sobre el uso del SGD
Quipux.
Se capacita a los responsables del Departamento de TIC del Hospital para orientar la atención
a los usuarios, para la respuesta a trámites ciudadanos se utilizan procedimientos
estandarizados, tales como la respuesta desde el SGD Quipux o el envío de documentos
digitales. Se ha evaluado que los dos métodos de respuestas son eficientes. Finalmente, para la
Gestión de riesgos y seguridad de la información y documentación, se ha propuesto el Software
Quipux, diseñado con altas condiciones de control de acceso para seguridad de la información,
atribuyendo consigo también eficacia, jerarquía, descentralización, coordinación, planificación,
transparencia y evaluación.
Entrevista sobre aspectos clave para el diagnóstico de Sistema de Gestión Documental del
Hospital Natalia Huerta de Niemes.
Coraima Katherine Montes Mesías, Mg. Lila María Saltos Catagua, Juan Manuel Gómez Mieles.
Diagnóstico del sistema de gestión documental en el hospital Natalia Huerta de Niemes Rocafuerte-
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DATOS DE REFERENCIA
Autora: Lcda. Montes Mesías Coraima Katherine Tutora: Mg. Saltos Catagua Lila María
Coautor: Mg. Gómez Mieles Juan Manuel
Departamento: Tecnología de Información y Comunicación
Personal encargado: Ing. Israel Alcívar Vinces
1.- ¿Qué sistema les brinda el ministerio de salud, a su institución pública?
Se usan sistemas propios de Ministerio de Salud, tales como:
- PRAS (Plataforma de Registro de Atención en Salud)
- Gestor de imágenes.
- Gestión de resultados de laboratorios.
2.-¿Qué sistema operativo utiliza el hospital y cada qué tiempo es actualizado el programa?
Los sistemas operativos usados en el hospital, son:
- Microsoft Windows 10 – actualización / automática.
- Linux Mint 18- actualización trimestral.
- Ubuntu 20 – actualización trimestral.
3.- ¿Cuál es su responsabilidad en el manejo del sistema operativo?
En mi responsabilidad se encuentra:
- La asistencia y soporte técnico.
- El monitoreo de funcionamiento.
4.- ¿Cuál es el objetivo del sistema de gestión documental, y su beneficio?
Considero que el objetivo de un SGD es:
- Evitar el uso de documentos físicos.
- Monitorear extractos que se le de algún documento.
- Archivo en línea segura y disponible de los documentos físicos.
- Seguridad ética profesional.
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5.- ¿Cuál es el portal web del sistema de gestión documental?
En el hospital se usan los siguientes servicios web:
- Quipux.
- Nivel institucional/repositorio.
- Área de archivo.
6.- ¿Cuáles son las estructuras o medios donde se registra la información?
Las estructuras de información, donde se evidencian los datos son:
- Usuarios (historia clínica, información, preparación).
- Repositorios o bases de datos.
- Quipux.
7.- ¿Cuáles son los documentos del paciente que se suben a la plataforma para su acceso?
Los primeros documentos que se le generan al paciente son:
- Resultado de los laboratorios.
- Historias clínicas.
- Ecografías. Rx.
- Tomografías.
8.- ¿Qué seguridad ofrece el sistema en cuanto la privacidad de la información de cada
paciente?
- Los sistemas que manejamos se apegan a los acuerdos ministeriales sobra la protección de
datos del paciente, se refiere acuerdo de confidencialidad.
9.- ¿Considera que el personal está capacitado para un correcto manejo del sistema y
mantener el nivel de confidencialidad que la información personal requiere?
- Si, cada persona firma acuerdos de responsabilidad, ya que la información de cada paciente
es confidencial y personal del paciente estable.
Fuente: Elaboración propia a partir de la entrevista efectuada.
Luego de haber aplicado la entrevista al personal responsable del SGD, se procede a detallar
los siguientes aspectos:
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Los sistemas anexos a Quipux que la casa de salud maneja son: PRAS (Plataforma de Registro
de Atención en Salud), Gestor de imágenes y gestor de resultados de laboratorios. Se cuenta
con software libre (Linux Mint 18 y Ubuntu 20) y de licencia (Windows 10).
La responsabilidad de la persona entrevistada, se basa en la asistencia y soporte técnico, además
del monitoreo de funcionamiento. El SGD trae muchos beneficios para el Hospital, debido a
que se evita el uso de documentos físicos, se monitorea extractos que se le de algún documento,
además de compartir archivos en línea de manera segura y disponible, recalcando que todo se
realiza con seguridad y ética profesional.
El sistema más usado en el hospital, es Quipux, pero también se utilizan otros mecanismos
como: Repositorio o Área de Archivo. Acorde a lo anterior, se especifica que las estructuras de
información más utilizadas son: historia clínica, información, preparación, repositorios o bases
de datos y la herramienta Quipux. Cuando un usuario se registra, los primeros documentos que
se generan de manera automática son: resultado de los laboratorios, historias clínicas,
ecografías, rayos x y tomografías.
Con respecto a la seguridad de software utilizado para el proceso de citas médicas y otros,
existen políticas de control, apegadas a los acuerdos ministeriales sobre la protección de datos
del paciente, teniendo una preminencia en la disponibilidad, integridad y la confidencialidad.
Finalmente, se cuenta con personal capacitado bajo la superficie de los documentos,
responsabilizados en realizar un buen trabajo, este indicador es validado a través de la firma de
acuerdos de responsabilidad.
Discusión
Los autores Chávez y Pérez (2012) mencionan que:
La función primaria de estos sistemas está en garantizar todos los requerimientos
funcionales: creación, automatización, mantenimiento; con vistas a que las fuentes
documentales de la organización estén al alcance de los usuarios y puedan ser
compartidas siguiendo el flujo organizacional. Producto del incremento de la masa
documental que cada día va en ascenso, es importante que las organizaciones cuenten
con un sistema de gestión documental, correctamente planificado e implementado, que
coordine y controle la documentación en función de la misión, objetivos y visión de la
organización (p.3).
ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales
e-ISSN 2550-6587
https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/index
Vol. 8 Num. Especial (116-134) 2023
rehuso@utm.edu.ec
Universidad Técnica de Manabí
DOI: https://doi.org/10.33936/rehuso.v8iEspecial.6190
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Zambrano et al. (2021) indican que;
El rol que desempeña la gestión documental en áreas administrativas, dentro de una
organización, influye directamente en el cumplimiento satisfactorio de las funciones y
responsabilidades que allí se desarrollan; por lo tanto, el archivo es el espacio
administrativo relevante para la gestión institucional (p.2)
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación
de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía. (Molano, 2017, p.24).
Conclusiones
El aporte de un sistema de gestión documental en toda institución permite la mejora de los
procesos administrativos y organizacionales para la búsqueda y recuperación de la información
de forma más ágil. De tal manera la aplicación de un sistema de gestión documental permite
canalizar las demandas o necesidades informativas de los de los usuarios. Cuando en un centro
médico, ingresa un paciente, automáticamente, se genera una serie de documentación: datos
personales, servicio que solicita, pruebas, resultados de algún examen u otros, El hospital objeto
del presente estudio cuenta con todos estos procesos integrados en su sistema de gestión
documental y están a disposición de los usuarios y la comunidad médica, lo que permite
controlar de manera eficiente la big data médica, con el objetivo de realizar estadísticas y tomar
decisiones con respecto a diagnóstico de los pacientes . En Ecuador, las instituciones de Salud
Pública, utilizan el SGD Quipux, que es otorgado por el Ministerio de Salud Pública, sistema
que se ha convertido en una eficiente herramienta en los procesos de coordinación, control,
custodia, recuperación y garantía de la información.
Coraima Katherine Montes Mesías, Mg. Lila María Saltos Catagua, Juan Manuel Gómez Mieles.
Diagnóstico del sistema de gestión documental en el hospital Natalia Huerta de Niemes Rocafuerte-
Ecuador.
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Coraima Katherine Montes Mesías, Mg. Lila María Saltos Catagua, Juan Manuel Gómez Mieles.
Diagnóstico del sistema de gestión documental en el hospital Natalia Huerta de Niemes Rocafuerte-
Ecuador.
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Contribución de los autores
Autora
Contribución
Lcda. Montes Mesías Coraima
Katherine
Concepción y diseño, investigación; metodología,
redacción.
Investigación; análisis e interpretación.
Adquisición de datos, análisis e interpretación.
Análisis e interpretación; validación, redacción de
resultados.
Coautores
Mg. Lila María Saltos Catagua
Ing. Juan Manuel Gómez Mieles
Adquisición de datos, búsqueda bibliográfica,
supervisión, revisión, análisis.
Revisión del artículo.