ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales ISSN 2550-6587
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ESTUDIO DE CASO, IGLESIA PÍO IX DE PORTOVIEJO
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ReHuSo. Publicación cuatrimestral. Vol. 2, Año 2017, No. 2 (Mayo – Agosto)
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ESTUDIO DE CASO,
IGLESIA PÍO IX DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO, PROVINCIA DE
MANABÍ, REPÚBLICA DEL ECUADOR
AUTORES: Juan Manuel Gómez Mieles
1
Mariuxi García Cedeño
2
DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: gomez150180@gamil.com
Fecha de recepción: 25/06/2017
Fecha de aceptación: 31/07/2017
Resumen
El presente trabajo tiene por objetivo analizar mediante un
estudio teórico descriptivo la conservación de documentos en la
Iglesia Pío IX de la ciudad de Portoviejo. Esta investigación
comprende estrategias y técnicas específicas, relativas a la
protección de los materiales tanto impresos como digitales,
frente al deterioro, los daños y el abandono de los textos. La
metodología es de tipo descriptivo; así mismo, se hace uso del
análisis documental en la revisión de los presupuestos teóricos y
del método histórico lógico para la organización de las ideas,
con ello se estudian los aspectos que conducen a una aproximación
conceptual para establecer una relación con las ciencias de la
documentación. Además se brindan conclusiones destacando la
factibilidad de contar con un documento que rija el trabajo de la
institución facilitando los procesos de toma de decisiones del
personal que labora en la organización y gestión documental.
Entre los resultados se destaca el poco conocimiento para la
conservación de documentos eclesiásticos en la iglesia Pío IX.
Las conclusiones apuntan hacia la creación de un plan de
preservación que contenga las directrices de preservación y la
definición de parámetros específicos para mantener la
documentación a través de los años.
Palabras clave: Documentos eclesiásticos, conservación,
integridad, restauración, análisis documental.
1
Profesor Universidad Técnica de Manabí. Ecuador.
2
Estudiante Universidad Técnica de Manabí. Ecuador.
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
47
CONSERVATION OF THE DOCUMENTS: CASE STUDY PIO IX CHURCH
OF THE CITY OF PORTOVIEJO, PROVINCE OF MANABÍ, REPUBLIC
OF ECUADOR.
Abstract
The present work aims to analyze through a descriptive
theoretical study the preservation of documents in the Pío IX
Church of the city of Portoviejo. This research includes specific
strategies and techniques, relating to the protection of both
printed and digital materials, against deterioration, damage and
abandonment of texts. The methodology is descriptive; Likewise,
documentary analysis is used in the revision of the theoretical
presuppositions and the logical historical method for the
organization of ideas, with this we study the aspects that lead
to a conceptual approach to establish a relationship with the
documentation sciences. In addition, conclusions are made
highlighting the feasibility of having a document that governs
the work of the institution facilitating the decision-making
processes of the personnel working in the organization and
document management. Among the results is the lack of knowledge
for the conservation of ecclesiastical documents in the Pius IX
church. The conclusions point to the creation of a preservation
plan that contains the preservation guidelines and the definition
of specific parameters to maintain the documentation through the
years.
Keywords: Ecclesiastical documents, conservation, integrity,
restoration, documentary analysis.
Introducción
La conservación de los archivos se ha venido practicando desde
fines del siglo XIX, y se ha utilizado de forma empírica sin
técnicas ni procedimientos para su preservación y a partir de la
década de los años setenta del siglo XX quedó establecida esta
moderna disciplina tal y como la conoce actualmente. Según Allo
(1997), la conservación y restauración de documentos, como toda
disciplina nueva, debe tener una base teórica, un vocabulario
propio y una delimitación de su campo y fronteras científicas. Al
igual que cualquier disciplina, no debe separarse de su objeto,
que en este caso es el estudio de soluciones al deterioro físico
del documento.
A lo largo del siglo XX y como resultados de la utilización de
técnicas y productos actualizados, se ha logrado desarrollar una
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nueva ciencia menos costosa que es la conservación preventiva de
los documentos, como única otra alternativa existente, la
restauración. Los archivos se confeccionan con materiales como
papel, cintas, impresos, películas, cartas perforadas, entre
otros.
A partir de los años sesenta y setenta varios países
latinoamericanos accedieron a la independencia y como tanto otros
estados libres, tomaron conciencia de los que les pertenecían,
reconociendo igualmente la importancia de la prevención de sus
acervos documentales. Sin embargo, aún en la actualidad, se
evidencia carencia de pericia o experiencia para obtener una
información fácilmente abordable y de personal que esté
capacitado para cuidar de sus documentos.
En lo que al Ecuador respecta la, aún existe desconocimiento de
las diversas técnicas de conservación de documentos, de higiene
ambiental, de codificación preventiva, de protección contra
incendios y restauración de documentos. Lo expuesto permite
describir que los archivos no se los ubica en un ambiente
apropiado y científico; debido a, que las colecciones de archivos
difieren en peso, tamaño y forma, como los anaqueles que no son
técnicamente apropiados.
En el caso específico de la Iglesia Pío IX del cantón Portoviejo,
provincia de Manabí, de acuerdo con el diagnóstico realizado en
lo que respecta a la conservación de documentos físicos, estos
son archivados, especificando en la parte exterior el mes y el
año. Al momento de realizar limpiezas y fumigaciones no se guían
por normas específicas creadas para el efecto, estos son
realizados por la parte exterior, por lo que muchos de estos
presentan manchas amarillas lo que evidencia que no están siendo
debidamente conservados para que perduren en el tiempo.
A criterio de Brandi (1998), se deben cuidar los documentos de
forma adecuada para que sean mantenidos a través de los años y
cuya durabilidad sea evidente, para ello se requiere de
reconocimientos y estudios preventivos realizados para establecer
medidas de tutela y defensa frente a cualquier peligro,
consiguiendo unas condiciones favorables de seguridad para la
perfecta conservación. Por tal motivo se plantea a los
archivistas conservarlos en función de criterios científicos
modernos. Es así que a través de esta investigación, se analizan
los aspectos que conducen a una aproximación conceptual, como es
la evolución histórica, relación con las ciencias de la
documentación y la determinación de su contexto científico.
En el presente estudio se describe a grandes rasgos el problema
de la no aplicación de normas y políticas de conservación de los
documentos se pretende brindar una serie de recomendaciones a
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seguir por los productores de tales documentos en las diferentes
instituciones y principalmente en la Iglesia Pío XI del cantón
Portoviejo con el fin de determinar la calidad de los recursos
utilizados para su preservación, por lo que se recomienda la
metodología de la Norma Técnica de Gestión Documental, que fue
adoptado universalmente para la conservación de recursos
bibliográficos.
Materiales y métodos
La metodología de investigación se la realizó a través del modelo
cualitativo apoyado en el método descriptivo, empleando el método
del análisis documental en la búsqueda de la información de
criterios autorizados en el tema conservación de los documentos.
Para lograr este objetivo se realizó un diseño sistemático del
proceso de investigación dividiéndolo en dos etapas: La
exploratoria y la descriptiva-analítica. En la etapa exploratoria
se revisó un amplio acervo bibliográfico sobre la conservación de
los documentos profundizando y fundamentando con teorías
científicas. Se realizó un análisis crítico de la forma como se
lleva la sistematización de los documentos para articularlos al
marco teórico realizado. Fue necesario considerar aspectos que
deben integrar una política preventiva como los que señala León
(2001): mobiliario (estantería), envoltura (unidad de
conservación) forma de archivar, control de medio ambiente,
control de plagas, luz, temperatura, humedad, estado físico
higiene y limpieza.
Desarrollo
1.- Conservación de los documentos
Los documentos inevitablemente se deterioran con el paso del
tiempo, de allí depende en buena medida de la efectividad de las
acciones preventivas. Es así que el término conservación, en el
ámbito de la archivística y bibliotecología, comprende “Planes y
prácticas específicas, relativos a la protección de los
materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los
daños y el abandono, incluye los métodos y técnicas desarrollados
por el personal especializado” (Fernández, 2008).
En todas las organizaciones se desarrolla una serie de
actividades como la selección, adquisición, procesamiento,
almacenamiento, búsqueda, recuperación, reproducción entre otras
acciones para el manejo de información, por lo que se requiere
necesariamente de su respectiva conservación y estudio de
soluciones a su deterioro físico.
La conservación es “el conjunto de operaciones que tienen por
objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la
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previsión del daño o a la corrección del deterioro” (Viñas,
1988). Esta definición permite entender la conservación como una
actividad inherente de la administración de la biblioteca en sí y
no sólo del archivo. Desde otra perspectiva es conceptualizarla
como “tecnología al servicio de las ciencias de la documentación
que garantiza el acceso a la integridad absoluta o funcional del
documento a través de medidas que controlen su deterioro, como es
la conservación preventiva o de actividades técnicas que corrijan
los efectos de su acción de restauración” (Allo, 1997)
En este contexto se concluye que el concepto de restauración
existente se basa en la reparación de los daños causados por el
tiempo en los documentos, para lo cual es necesario hacer uso de
técnicas y productos tradicionales que en muchas ocasiones se
constituyeron en una amenaza para la futura conservación de la
obra que ha sido reparada, entre estos están los productos para
eliminar manchas, adhesivos, sistemas para emblanquecer el papel
para que mejore la nitidez de la tinta.
Para la organización y programación de todos los aspectos y
actividades relacionadas con la conservación de los documentos,
se hace necesario conocer algunos términos relevantes como son:
el acervo bibliográfico agrupa colecciones, grupo de registros,
fondo, o conjunto de ellos forman un archivo. Las instituciones
con acervos documentales son las bibliotecas, instituciones
educativas, archivos históricos, entidades religiosas, museos,
órganos de gobierno y centros culturales. En estos acervos están
las colecciones, consideradas como conjunto de documentos
seleccionados de forma individual.
Los documentos son utilizados genéricamente para designar todas
las formas de libros, manuscritos, registros de todo tipo de
información con contenido intelectual, sin importar el medio o
formato utilizado. Así como también el fondo, considerado como un
cuerpo de registros formados orgánica y naturalmente a través de
actividades y transacciones de sus autores, teniendo un origen y
procedencia histórica común. La integridad desde un punto de
vista técnico se completa y apoya asimismo en los factores de
permanencia y durabilidad.
La permanencia se refiere al grado de retención de las
propiedades químicas originales del documento sin experimentar
alteración alguna; y la durabilidad, se refieres al nivel de
mantenimiento de sus propiedades físicas y mecánicas originarias
bajo una utilización continua. Según el Manual de Archivo General
y Gestión Documental del Instituto Nacional de Estadística y
Censos (INEC,2010) “la custodia es la responsabilidad jurídica
que involucra el control y conservación adecuada de los fondos
documentales por parte de la organización, centro, biblioteca
entre otras dedicadas a la archivística, cualquiera que sea la
titularidad de los mismos”.
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
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De acuerdo con lo expuesto, la restauración tiene como propósito
recuperar la integridad física y funcional de los documentos
mediante la corrección de las alteraciones que han sufrido con el
paso del tiempo. La restauración sólo estará justificada cuando
dichas alteraciones supongan una modificación o pérdida de los
valores de los documentos. Para garantizar la larga duración de
los documentos es primordial que se den condiciones de higiene
ambiental en el área de almacenamiento, manteniendo un adecuado
control de plagas, temperatura, humedad, luz, la contaminación
atmosférica y del polvo.
Para concluir con este apartado, y de acuerdo a las definiciones
expuestas, la conservación de los documentos tiene como finalidad
es protegerlos de agresiones naturales o humanas. También pueden
ser consideradas como medidas preventivas para detener el
deterioro de los documentos, o para evitar que se pierda la
información contenida.
1.1. Revalorización de la Conservación preventiva
“Los archivos constituyen una herramienta necesaria para la
gestión administrativa, económica, política y cultural de los
Estados y la administración de justicia” (Ley-594., 2000). Estos
documentos se convierten en evidencias y testimonios de los
hechos y de las obras que documentan las personas, entre ellos
los investigadores, los derechos y las instituciones.
En la conservación de archivos “se debe realizar una copia de los
documentos más importantes” (Kubín, 2017). Con el propósito de
evitar su deterioro, este procedimiento también se lo debe
realizar a los documentos ya deteriorados, como una de las
actividades conservadoras más destacadas. “En consecuencia, la
Restauración deberá conocer en primer lugar, cuáles son esos
valores documentales que la obra posee planteamiento analítico,
para posteriormente tratar de estabilizarlos y restablecerlos al
máximo” (Barberi,1967)
La conservación o preservación, es ya utilizado en muchos ámbitos
con nuevas teorías y términos sinónimos, que permiten remediar
los daños en los documentos, actuando previamente sobre la causa
que los provoca. “La conservación preventiva se justifica por el
acceso a las fuentes de información, acuñando para ello un nuevo
término el de preservación” (Ritzenthaler, 1983).
La conservación involucra a todas aquellas acciones preventivas
que contribuyan al buen estado del acervo documental,
anticipándose al daño que puede sufrir el documento por factores
o mecanismos que conllevan a una alteración y deterioro de los
mismos. La mayoría de los daños causados son de carácter
extrínseco; es decir, se relacionan al medio que rodea al
documento, por lo que la preservación busca eliminar el daño
ocasionable, no el ocasionado. Se debe primar las medidas
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preventivas sobre las restauradoras en el ejercicio conservador,
potenciando el desarrollo de técnicas de tratamiento masivo.
1.2. Las tecnologías en la conservación de los documentos
Es importante resaltar que los cambios tecnológicos y el lapso de
tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y
conservación de los documentos digitales y tradicionales se
acortan de forma considerable. El tiempo transcurrido entre la
producción de los documentos y la necesidad de definir adecuadas
estrategias para su preservación, es más vulnerable y corto en el
contexto electrónico que en el impreso en papel. Ante esta
situación, los autores de esta investigación plantean la
necesidad de establecer nuevas guías de buenas prácticas que
satisfagan estas necesidades y sean de utilidad para todas las
personas involucradas en el proceso de generación y distribución
de documentos electrónicos.
En la carta de la UNESCO, se reconoce la importancia de la
conservación de los documentos electrónicos, en tal razón se
redactó la Carta para la preservación del patrimonio digital,
estableciéndose en el artículo 3 reconocer el peligro de pérdida
de información a que están sometidos estos recursos digitales y
se afirma: “El patrimonio digital del mundo corre el peligro de
perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros
factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas
informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en
torno a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su
mantenimiento y conservación y la falta de legislación que ampare
estos procesos” (UNESCO, 2003).
La información digital es más fácil de alterar y deteriorar que
la conservación tradicional de papel, debido a que los soportes
tecnológicos tienen menos esperanza de vida, además del
requerimiento de la existencia de equipos tecnológicos para poder
acceder a los datos e informaciones. Su deterioro principal es la
pérdida de contenidos si no se hacen los respectivos respaldos.
“El proceso de preservación de los documentos, se hace de forma
más eficiente cuando se presta atención en las cuestiones de
consistencia, formatos, normalización y descripción
bibliográfica, desde el momento en que se inicia el ciclo de vida
de la información creada Se destaca la importancia de aplicar
adecuadas prácticas d¬e conservación, en todos los estados del
ciclo de vida de gestión de los documentos como son: creación,
catalogación, almacenamiento, adquisición, preservación y acceso
a la información” (Barrueco, 2005).
La evolución de la tecnología digital ha sido tan rápida que los
Estados y organizaciones, aún no han logrado elaborar estrategias
de conservación fundamentadas y oportunas. Si bien el problema de
la preservación a través del medios digitales es arduo y
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complicado, principalmente en las bibliotecas y archivos, es
importante notar que los productores de documentos pueden
facilitar la tarea desde el momento mismo de la creación de los
documentos.
1.3. Naturaleza de la conservación de los documentos: Estudio de
caso Iglesia Pío XI.
La Arquidiócesis de la ciudad de Portoviejo, provincia de Manabí,
es una jurisdicción eclesiástica de la República del Ecuador,
siempre está viendo por las necesidades religiosas de la
población. En la ciudad de Portoviejo, las iglesias han estado
sectorizadas, por ejemplo: la Iglesia “La Merced” para el casco
urbano de una parte del Centro, La “Catedral” sector centro, para
la ciudadela Los Bosques la iglesia “Espíritu Santo” y para el
sector Avda. del Ejército había la necesidad de una iglesia. Es
así que el 16 de agosto del año 2000, el padre Reinaldo Franco
Velásquez, por autogestión se convirtió en gestor de la Iglesia
Pío IX, para ese entonces el Arzobispo Mario Ruiz Navas, como
máxima autoridad eclesiástica, hizo que esta necesidad se haga
una realidad.
Las copias de actas y los bautizos se encuentran todos
registrados en la base de datos del Sistema Informático
parroquial, las actas de matrimonio a partir del año 2004 se
comenzó a digitalizar, de estos no se han presentado robos, las
demás actividades aún se encuentran en proceso de clasificación
para la respectiva digitalización. En la actualidad, los datos se
los recepta de forma manual y por semana en libros antes de ser
digitalizados. A continuación se presenta las tablas de los
registros de actas en el sistema a partir del año 2001.
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Tabla N° 1: Actas de Matrimonios
AÑO
ACTAS DE MATRIMONIOS EFECTUADOS
Y REGISTRADOS EN EL SISTEMA
Porcentaje
2001
0
0,00
2002
1
0,23
2003
70
16,36
2004
50
11,68
2005
20
4,67
2006
0
0,00
2007
0
0,00
2008
0
0,00
2009
0
0,00
2010
1
0,23
2011
0
0,00
2012
67
15,65
2013
57
13,32
2014
55
12,85
2015
48
11,21
2016
43
10,05
2017
16
3,74|
Total
428
100.00
Fuente: Archivos de la Iglesia PIO IX
Elaborado por: Autores de la investigación
De acuerdo con los datos consultados en la Iglesia Pio IX,
desde el año 2001 hasta el año 2017, se pudo constatar que hubo
un total de 428 actas de matrimonios efectuadas y registradas
en el sistema, siendo en el año 2004 donde se realizó un mayor
número de eventos de matrimoniales representando el 16.36%,
seguidos por el año 2012 donde constan 67, es decir el 15.65% y
así sucesivamente en los años subsiguientes en un menor número de
registros, Enfatizando que en el año 2017, desde enero hasta el
8 de agosto se han ingresado 16 actas.
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
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Tabla N° 2: Actas de Bautizos
AÑO
ACTAS DE BAUTIZOS EFECTUADOS
Y REGISTRADOS EN EL SISTEMA
2001
48
2002
464
2003
576
2004
679
2005
700
2006
790
2007
935
2008
683
2009
670
2010
642
2011
614
2012
570
2013
530
2014
481
2015
515
2016
566
2017
340
Total
9803
Fuente: Archivos de la Iglesia PIO IX
Elaborado por: Autores de la investigación
En lo referente a las actas de bautizos, en el sistema se ha
registrado un total de 9803 actas, de los cuales solo en al año
2007, se ingresó un total de 935, equivalente al 9.54%, seguidos
por año 2006 con 790 actas, correspondientes al 8.06%, estos
como valores más representativos del total, recalcando que en el
año 2017 el número registrado es de enero al 8 de agosto.
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ReHuSo. Publicación cuatrimestral. Vol. 2, Año 2017, No. 2 (Mayo – Agosto)
Tabla N° 3: Actas de Confirmación
AÑO
ACTAS DE CONFIRMACIÓN
EFECTUADAS Y REGISTRADAS EN
EL SISTEMA
PORCENTAJE
2001
40
2,88
2002
50
3,60
2003
58
4,18
2004
65
4,69
2005
70
5,05
2006
72
5,19
2007
78
5,62
2008
80
5,77
2009
90
6,49
2010
95
6,85
2011
98
7,07
2012
100
7,21
2013
105
7,57
2014
103
7,43
2015
115
8,29
2016
118
8,51
2017
50
3,60
Total
1387
100,00
Fuente: Archivos de la Iglesia PIO IX
Elaborado por: Autores de la investigación
Se analizó el registro de 1387 actas de confirmación
correspondientes a los años 2001 al 2017, teniendo como resultado
que: en los años 2016 se tuvo 118 ingresos, equivalente al 8,51%;
para el año 2015 se realizaron 115 de actas al sistema,
representando el 8,29%. Para el resto de los años los ingresos
fueron inferiores, destacando que en el año 2017 el número
corresponde solo desde enero hasta el 8 de agosto.
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
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Tabla N° 4: Actas de Primera comunión
AÑO
ACTAS DE PRIMERA COMUNIÓN
EFECTUADAS Y REGISTRADAS EN
EL SISTEMA
PORCENTAJE
2001
0
0.00
2002
0
0.00
2003
0
0.00
2004
0
0.00
2005
0
0.00
2006
0
0.00
2007
0
0.00
2008
0
0.00
2009
0
0.00
2010
0
0.00
2011
0
0.00
2012
0
0.00
2013
0
0.00
2014
0
0.00
2015
164
62.12
2016
100
37.88
2017
0
0.00
Total
264
100,00
Fuente: Archivos de la Iglesia PIO IX
Elaborado por: Autores de la investigación
En lo que corresponde a las primeras comuniones, se constata que
en el sistema solamente se han registrado los datos desde el año
2015, 164 actas representando el 62.12% y en el año 2016, 100
equivalente al 37.88%, el resto de años solo existen en físico y
no han sido registrado.
Se realizó la evaluación de acuerdo a los indicadores
establecidos para determinar la Gestión de la Conservación del
Archivo en la Iglesia Pio IX, como se la demuestra en la tabla 5.
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Tabla 5: Aspectos sobre la conservación de los documentos.
Identificación: Iglesia PIO IX
Ubicación dentro de la iglesia.
Problemas
estructurales
La estructura no es la adecuada, debido a que es
improvisada por el terremoto, el lugar es estrecho y todo
está acumulado, además funcionan otros departamentos como
odontología, medicina general y oficinas al público
Colección
Muchos de los documentos presentan manchas amarillas, en
mucho de los casos a causa del uso de broches, grapas y
clic, aunque estos cuentan con sus respectivas copias. Los
documentos de los últimos años están medianamente
ordenados, el resto están ubicados en otro espacio con
acumulación de polvo.
Control y
mantenimiento de
las estanterías
Cuenta con estanterías, las mismas que no son adaptadas de
acuerdo al peso, tamaño y forma de los documentos,
cámaras, extintores y climatización. El lugar donde
reposan es estrecho y no hay un orden establecido para la
ubicación de los documentos. Se evidencian objetos ajenos
a la documentación sobre las estanterías.
Control integral de
plagas.
Se realizan fumigaciones de forma esporádica para el
control de plagas sin el respectivo cuidado
Control ambiental.
La inspección se la realiza dos veces al año, la acidez es
una de las causas principales del deterioro de los
archivos.
Plan de
contingencia para
el control y
recuperación de
desastres (daños
por agua, incendio
y otros)
La Iglesia Pio IX de la ciudad de Portoviejo, de acuerdo a
lo expuesto por la secretaria de la biblioteca, se
encuentra en un sector vulnerable a las inundaciones.
Basándose en la Norma Técnica de Gestión Documental y de
acuerdo a lo observado, no se cuentan con detector de humo
y térmicos, el sistema de alarma se encuentra desconectado
por mantenimiento. Para todo esto no se cuenta con un plan
de contingencia. El personal no está capacitado en
bibliotecología y archivística.
Control de higiene
Se realiza limpieza pero no de forma técnica, debido al
desconocimiento de las normas de conservación de
documentos.
No se realiza expurgo como un proceso mediante el cual se
seleccionan determinados documentos para retirarlos de la
misma forma definitiva o para ubicarlos en una zona de
almacenamiento.
Digitalización
La digitalización se la comenzó a realizar a partir del
año 2001, esto es actas de matrimonio, bautizo,
confirmaciones y primera comunión. Sin embargo se destaca
que aún no se han realizado todos los registros, como se
demuestra en los cuadros 1, 2 3 y cuatro.
Fuente: Archivos de la Iglesia PIO IX
Elaborado por: Autores de la investigación
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
59
La evaluación realizada permite dar un juicio de valor
negativo, debido a que en la Iglesia Pio IX, no se cuenta con un
profesional en bibliotecología y archivística para dar la
atención oportuna a los documentos para preservarlos y
conservarlos.
1.4. Planificación y establecimiento de prioridades a través de
un Plan de preservación.
Con la planificación y establecimiento de prioridades se
determinan las particularidades del cuidado de los documentos.
Es necesario establecer un programa de preservación, que asegure
la supervivencia de los fondos de las bibliotecas de la Iglesia
Pío IX del cantón Portoviejo.
El Plan de preservación contiene las necesidades de preservación
y una línea de conducta para resolverlas. Esta herramienta de
trabajo contiene una evaluación de las necesidades de
conservación documental, que identifiquen los respectivos
peligros que conllevan el almacenamiento; así como, las
condiciones de seguridad y acceso a las colecciones, entre otros
aspectos.
1.5. Política de colecciones y preservación.
La política de desarrollo de colecciones organiza y dirige los
procesos de adquisición, permiten administrar su crecimiento y
mantenimiento, orienta la conveniencia del descarte. “Las
políticas se basan en la misión de la entidad eclesiástica,
definiendo el alcance de las colecciones actuales e indica las
colecciones a desarrollar. Una de las primeras decisiones va en
torno a la selección de los documentos, al decidir si estos se
pueden ingresar o no a la colección, dependiendo ésta
específicamente de sus objetivos. Como segunda decisión es saber
cuánto tiempo conservar los documentos y ella debe tomarse con
conciencia y responsabilidad sobre sus derivaciones”. (Gavillán,
2008)
1.6. Medidas de conservación preventiva
Entre las acciones que deberán llevarse a efecto dentro del plan
de preservación de los documentos, al personal responsable de los
archivos corresponde:
1. Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar o
gestionar ante quien corresponda, a fin de que la temperatura se
mantenga estable en un rango de 18 a 20 grados centígrados. La
humedad relativa deberá oscilar en un rango de 45% a 60%,
dependiendo del tipo de soporte. Para documentos impresos en
papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y piel: entre el 50%
y el 60%; para los documentos en formato electrónico (disquetes,
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CD-ROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un 40%; para los
micro portadores de información (microfichas): por debajo de 50%;
para las películas de gelatina de plata, el máximo recomendado es
de 40%.
2. Identificar los factores de riesgo que puedan poner en
peligro la conservación del acervo documental, sean estos
geográficos, climáticos, humanos o procedimentales, e informarlo
a la autoridad que corresponda.
3. Verificar periódicamente el perfecto estado de las
instalaciones hidrosanitarias, eléctricas y estructurales, así
como los mecanismos de seguridad del edificio, y reportar a quien
corresponda cualquier desperfecto que se detecte.
4. Verificar periódicamente el sistema de extinción de
incendios del edificio y en su caso reportar el desperfecto ante
la instancia correspondiente.
5. Elaborar un plan de contingencia que involucre la
participación de archivistas, personal de protección civil,
personal de seguridad, personal de mantenimiento e incluso
usuarios del archivo. Se deberán realizar simulacros con
diferentes supuestos, a fin de que todos los participantes
desarrollen la habilidad para intervenir ante cualquier
siniestro.
6. Dentro del Plan de Contingencia se deberá considerar que la
prioridad más importante ante cualquier desastre será la
seguridad humana, debiendo ponerse a salvo en primer lugar al
personal y los usuarios. Una vez que no exista riesgo para las
personas, el rescate de los acervos y la rehabilitación del
edificio constituirán la siguiente prioridad.
7. Los documentos de gran importancia para la institución deben
ser identificados con anticipación a fin de que puedan ser
rescatados con mayor agilidad, entre ellos debe identificarse:
- Documentos de archivo de alto valor histórico
- Documentos de archivo de alto valor monetario
- Documentos de archivo insustituibles
- Documentos de archivos irrecuperables o difíciles de
recuperar. (Secretaria Nacional Administración Pública 2015)
Las Medidas de conservación preventiva en el ámbito de los
archivos y bibliotecas, deberán llevarse a efecto dentro del plan
de preservación de los documentos, regidos por la Metodología
Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo de la Secretaria de
la Administración Pública, como base en un proceso definido que
garantice la durabilidad en buen estado de los documentos. En el
siguiente cuadro se presentan en detalle las principales medidas
preventivas.
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
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Tabla 6: Principales medidas preventivas.
Medida
Mecanismo
Evita
Mantenimiento
del local de
la biblioteca
Limpieza en pisos, muros y techos
Polvo
Humedad
Telarañas
Nidos de insectos
Seguridad: Instalaciones eléctricas
e hidráulicas
Corto circuitos
Sobrecargas
Inundaciones
Clima: 40 a45 % de humedad, 18 a
22° de temperatura.
Colonias de hogos
Nidos de insectos
Limpieza de
los libros y
estanterías
Limpieza diaria
Deterioro constante
por mugre y polvo
Limpieza general o profunda cada 3
meses
Deterioro futuro
En uso y
manejo de los
materiales
Vigilancia continua en las salas.
Trato adecuado de los libros
Estuches protectores
Reproducción
Deterioros
prematuros
Roturas
Desencuadernaciones
Rayones
Mutilaciones
Robos
Fuente: Rosario Quiroz Flores (2004).Curso sobre preservación, conservación y
restauración de materiales bibliográficos
1.7. Medidas de seguridad
Las instalaciones de los acervos bibliográficos deberán contar al
menos con las siguientes medidas de seguridad:
1. Sistema de alarma contra incendios.
2. Extintores contra incendio a base de gas en lugares
visibles.
3. Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de
siniestros.
4. Equipo y material de trabajo para el personal que labore en
la unidad.
5. Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación.
6. Espacios para la circulación entre los estantes y
manipulación de las cajas archivadoras.
7. Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del
inmueble
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8. Medidas para el control de plagas, inundaciones y accesos
indebidos. (Secretaria Nacional Administración Pública,
2015).
1.8. Normativa legal
De acuerdo con la Norma de Gestión Documental para Entidades de
Administración Pública (2016) , Capítulo III de los Procesos
Relativos a la Gestión Documental y Archivo, en su Artículo 27
de la preservación de los archivos, se tipifica lo siguiente:
Las dependencias deberán contar con la infraestructura
física adecuada para la preservación de los documentos de
archivo conforme a lo que establezcan los estándares
internacionales y las políticas que emita la SNAP. Para la
adecuada preservación del acervo documental, todos los
archivos de las dependencias deberán contar con: a) Plan de
prevención de riesgos
b) Programa regular de inspección y mantenimiento.
c) Plan de contingencia
En los casos en que llegase a haber documentación
siniestrada por causas ajenas o imprevisibles, como son los
desastres naturales, deberá procederse conforme a la
metodología establecida por la SNAP.
Dentro de esta normativa del Capítulo III, de los Procesos
Relativos a la Gestión Documental y Archivo, los encargados de la
biblioteca, también se deben remitir a los Arts. 18,19, 20, 21,
22, 23, 24, 25, 26 y 28, que les permita conocer sobre los
procesos que se deben realizar, instrumentos de consulta y
control de la gestión documental y archivo, del registro de
entrada y salida de correspondencia, y control de la gestión
documental, de la identificación de documentos de archivos,
integración y ordenación de expedientes, clasificación
archivística por procesos, descripción documental, valoración
documental, transferencias documentales y control de gestión
documental.
1.9. Tabla de plazos de conservación documental
La Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD) es un
listado de las Series o Grupos Documentales, producidos por los
diferentes procesos del INEC, a los cuales se les asigna el
tiempo de permanencia o conservación
Para la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación
Documental, se seguirá el siguiente procedimiento general:
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
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a. Solicitar un delegado por cada subproceso para la
determinación del tipo de información o serie documental y
el plazo de conservación de acuerdo a los parámetros
establecidos.
b. Definición de las series documentales con los delegados de
los procesos o subprocesos; así como, un preliminar de
tiempos de los parámetros de valoración.
c. Conformar el Comité para definir la tabla de plazos de
conservación documental de conformidad con el Instructivo
para la Organización Básica y Gestión de Archivos y en base
al Estatuto Orgánico Estructural por Procesos de la
Institución, el cual estará integrado por: profesionales
entendidos en la materia de que tratan los documentos, un
delegado de la Dirección de Asesoría Jurídica, un delegado
de Auditoría Interna y el Jefe del Archivo General; para el
caso de Direcciones Zonales se contará con un delegado de
cada zonal.
d. Poner en conocimiento del Director Ejecutivo para solicitar
la autorización del Consejo Nacional de Archivos. e)
Publicación de la TPCD en el Registro Oficial. f) Aplicación
de la TPDC. (Código Orgánico Planificación y Finanzas
Públicas, 2005)
La Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD) es un
listado de las Series o Grupos Documentales, producidos por los
diferentes procesos, a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia o conservación. Para la elaboración de la Tabla de
Plazos de Conservación Documental, se seguirá el siguiente
procedimiento general.
Tabla N° 7: Plazos de conservación de documentos
N°
Código de la
serie
Serie o tipo
documental
Descripción
Originalidad/co
pia
Oficinas que
comparten el
documento
soporte
volumen
Fechas extremas
Plazos de
conservación
Disposición
final
Base legal
observaciones
Archivo de
gestión
Archivo
central
Intermedio/
histórico
CP
EP
ET
D
CP: Conservación permanente EP: Eliminación Parcial
ET: Eliminación Total D: Digitalización
Fuente: Martínez (2015). Tablas de Plazos de Conservación Documental, TPCD
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La tabla de TCPD, es un instrumento técnico que permite realizar
una descripción detallada de las series documentales, donde se
asigna plazos, para su conservación permanente, eliminación
parcial, eliminación total y/o digitalización, transferencia o
conservación.
2. Conclusión
Todas las actividades en conjunto que se han enumerado en este
documento basadas en los fundamentos teóricos de autores
reconocidos, dan la posibilidad en primer lugar de devolver la
unidad estructural y estética a los documentos que reposan en
bibliotecas e instituciones, dando a conocer que la conservación
determina las medidas a tomar para la detención y restauración de
los documentos deteriorados, para lo cual se conocen diversas
técnicas de higiene ambiental, de preservación preventiva, de
protección contra incendios y restauración; y, en segundo lugar,
permiten asegurar la preservación de la herencia cultural de la
humanidad, que se ha registrado en los textos, teniendo como
objetivo principal, cumplir con el propósito de difundir la
información para que sea utilizada en todos los campos del saber.
La mayoría de los documentos que reposan en la biblioteca de la
Iglesia Pío IX de la ciudad de Portoviejo, no tienen una
disposición favorable en lo que respecta a la instalación de la
conservación preventiva. De acuerdo con el estudio realizado, se
pudo conocer que en la Iglesia Pio IX, no cuentan con un plan de
preservación que oriente a la ubicación de los documentos en un
medio ambiente apropiado, sin humedad y libre de plagas. Sus
anaqueles no están diseñados de forma adecuadas para el peso,
tamaño y forma de los documentos. Sin embargo, este no es el caso
de los archivos establecidos recientemente o que están
actualmente en curso, lo cual se debe probablemente a la falta de
personal calificado y de medios de información sobre este
particular. Con todo, en los responsables de la biblioteca de la
Iglesia Pío IX, existe una clara conciencia de la necesidad de
tomar medidas de conservación, puesto que es la única alternativa
para mantener el fondo documental en buen estado antes que dar
paso a la restauración.
El trabajo presentado no pretende ser exhaustivo sobre las
medidas de conservación y de preservación que se deben tener en
la Iglesia Pío IX de la ciudad de Portoviejo, sino mostrar el
panorama general de los factores encontrados que atentan en
contra de los fondos bibliográficos documentales que reposan en
la biblioteca de dicha institución, para que se consideren las
acciones necesarias a seguir para mantenerlos en buen estado.
Juan Manuel Gómez y Mariuxi García Cedeño
© Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales. Universidad Técnica de Manabí. Portoviejo, Ecuador.
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